Дата публикации: 19:56

Трудовая книжка – обязательный документ, который фиксирует трудовую деятельность сотрудника. Её оформление и выдача регулируются Трудовым кодексом РФ и специальными нормативными актами Министерства труда. В статье рассматриваем порядок приобретения трудовых книжек организацией, а также особенности оформления бумажных и электронных форм.

Нормативно-правовая база

Для правильного оформления трудовых книжек необходимо ориентироваться на следующие документы:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 64‑67);
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы электронной трудовой книжки»;
• Постановление Правительства РФ от № 1830 «О переходе на электронные формы трудовых книжек»;
• Руководство по заполнению трудовых книжек, утверждённое Министерством труда.

Основные понятия

В законодательной терминологии:

1. Трудовая книжка – документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности гражданина.
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой вариант, хранящийся в информационной системе.
3. Бумажная трудовая книжка – традиционный вариант, печатаемый на бланке ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Порядок приобретения бумажной трудовой книжки

Хотя с года введена обязательная электронная форма, многие организации продолжают использовать бумажные экземпляры; Ниже – пошаговая инструкция.

Выбор поставщика бланков

Бумажные формы выпускаются только на официальных бланках, соответствующих ГОСТ. Приобрести их можно:

• У аккредитованных поставщиков, имеющих сертификат соответствия;
• Через официального дистрибьютора Министерства труда;
• На специализированных официальных сайтах, например, trudovuk.ru.

Оформление заявки

Для получения бумажных экземпляров необходимо подготовить:

1. Заявление организации (в двух экземплярах).
2. Копию свидетельства о регистрации юридического лица.
3. Копию свидетельства о постановке на учёт в Пенсионном фонде.
4. Список сотрудников, которым требуется оформить книжки (ФИО, должность, подразделение).

Получение и выдача

После подтверждения заказа поставщик передаёт бланки в течение 5‑10 рабочих дней. При получении:

• Проверяется соответствие бланков требованиям ГОСТ.
• Указывается количество необходимых экземпляров.
• Осуществляется подпись акта приёма‑передачи.

Заполнение книжек

Заполняются в соответствии с Приказом Минтруда № 320н. Основные разделы:

1. Персональные данные сотрудника.
2. Сведения о трудовом месте и месте работы.
3. Информация о заключённых трудовых договорах.
4. Записи о стаже, отпуске, премировании и т.д.

Заполнять книжки должен уполномоченный сотрудник организации (чаще всего – специалист по персоналу).

Оформление электронной трудовой книжки (ЭТК)

С года электронный формат стал обязательным для большинства организаций. Процесс приобретения отличается от бумажного.

Регистрация в системе «Электронный трудовое место»

Организация должна:

• Зарегистрироваться в официальной ИТ‑системе Минтруда (например, etk.mintrud.ru);
• Получить электронный сертификат подписи.
• Назначить ответственного за работу с ЭТК.

Формирование и отправка заявки

Через личный кабинет в системе создаётся запрос на выдачу ЭТК для конкретных сотрудников. В заявке указываются:

1. ФИО сотрудника;
2. Должность;
3. Код подразделения;
4. Дата начала работы.

Подтверждение и выдача

После обработки заявки сотрудник получает уведомление о готовности ЭТК. Для доступа к ней используется:

• Электронная подпись;
• Логин и пароль от личного кабинета;
• Мобильное приложение «ЭТК».

Печать (при необходимости)

Если требуется бумажный экземпляр для Submission в архив или в отделение, ЭТК можно распечатать в формате PDF и заверить печатью организации.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1. Какой срок действия бумажной трудовой книжки?

Ответ: С года новые бумажные формы выдаются только до . После этого года все новые сотрудники оформляются исключительно в электронном виде.

Вопрос 2. Можно ли использовать старую форму, оформленную до 2023 года?

Ответ: Да, но только до . После этого года такие формы считаются недействительными для новых записей.

Вопрос 3. Какие данные необходимо внести в первую страницу ЭТК?

Ответ: ФИО, дата рождения, паспортные данные, сведения о месте работы, дата начала работы, номер страхового свидетельства.

Приобретение трудовых книжек – процесс, требующий соблюдения строгих нормативов и своевременного оформления. Организация должна:

1. Определиться с типом формы (бумажная или электронная).
2. Закупить бланки у аккредитованных поставщиков.
3. Оформить заявку и получить готовый документ.
4. Заполнить и передать сотруднику.
5. В случае ЭТК – воспользоваться официальной ИТ‑системой Минтруда.

Соблюдая указанные шаги, компания гарантирует соответствие требованиям законодательства и избегает рисков при проверках трудовой инспекции.

Автор статьи: редакция HR‑Portal.ru, 2026 год.