Трудовая книжка — это официальный персональный документ работника, который на протяжении многих лет остается основным документом, подтверждающим трудовой стаж и деятельность сотрудника. Несмотря на активную цифровизацию этой сферы, правильное ведение бумажных трудовых книжек остается важнейшей обязанностью работодателя. В данной статье мы подробно рассмотрим актуальный порядок работы с трудовыми книжками.
Историческая справка и современность
Интересно, что первые прототипы трудовых книжек появились во Франции еще в сентябре 1781 года. Тогда они выдавались местными властями с целью регулирования движения рабочей силы. В книжке содержались личные данные работника, сведения о мастерских, в которых он трудился, а также информация о его обязательствах и долгах перед каждым работодателем.
Нормативно-правовая база
Порядок работы с трудовыми книжками строго регламентирован. Основными документами, регулирующими этот процесс в 2026 году, являются:
- Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, с учетом дополнений, в т.ч. от г. № 132).
- Инструкция по заполнению трудовых книжек, которая устанавливает порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них и дубликатов.
- Федеральный закон о введении электронных трудовых книжек (ЭТК) (действует с 1 января 2020 года), который внес поправки в ТК РФ.
Электронные трудовые книжки (ЭТК) и новые правила 2026 года
С 1 января 2020 года в России внедрены электронные трудовые книжки. В соответствии с законом:
- Все основные сведения о работнике, его трудовой деятельности и стаже формируются работодателем в электронном виде.
- Эти данные передаются для хранения в Пенсионный фонд России (ПФР).
Новые правила оформления трудовых в 2026 году сохраняют принцип: заключение трудового договора по основному месту работы допустимо только при наличии трудовой книжки либо при оформлении нового бумажного бланка, если сотрудник не перешел полностью на ЭТК. Многие работники (например, около 67 жителей Петербурга и Ленобласти в одной из недавних статистик) отказываются от бумажных вариантов в пользу электронных, однако бумажная книжка сохраняет свою силу для тех, кто сделал такой выбор ранее.
Порядок заполнения трудовой книжки
Инструкция по заполнению четко регламентирует, какие сведения и как должны вноситься в документ:
- Сведения о работнике: ФИО, дата рождения, образование, профессия, вносятся на ьный лист.
- Сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение — с указанием реквизитов приказов.
- Сведения о награждениях: поощрения за трудовые заслуги.
Важно помнить, что порядок внесения изменений и исправлений строго определен Правилами ведения и хранения. Зачеркивание неверных данных допускается только на ьном листе, в разделах о работе и награждениях ошибки исправляются путем признания записи недействительной и внесения новой верной записи.
Оформление дубликата и вкладыша
Если трудовая книжка утеряна или пришла в негодность, работодатель обязан оформить дубликат. Порядок заполнения дубликата также строго прописан в Инструкции.
Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, оформляется вкладыш. Он вшивается в трудовую книжку и ведется в том же порядке, что и основной документ.
Учет и хранение трудовых книжек
Правила учета и хранения не менее важны, чем правила заполнения. Работодатель несет ответственность за сохранность этих документов.
Текущее хранение
Трудовые книжки и вкладыши к ним должны хранится в организации в специально оборудованных местах (как правило, в несгораемых сейфах или металлических шкафах), исключающих их порчу или утрату.
Учет бланков
Работодатель обязан вести строгий учет:
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (ведется бухгалтерией).
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ведется кадровой службой или лицом, ответственным за кадровый учет).
При получении трудовой книжки при увольнении, работник должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке (если она ведется).
Несмотря на повсеместный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат все еще остается актуальным и требует неукоснительного соблюдения правил ведения, заполнения и хранения. Ошибки в трудовой книжке могут привести к проблемам с назначением пенсии для работника и к штрафам для работодателя. Поэтому кадровым специалистам и бухгалтерам необходимо регулярно проверять соответствие своих действий актуальным Правилам и Инструкциям, а также новым нормативным актам, принимаемым в 2026 году.