Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональную деятельность работника. При её повреждении (заливка, разрыв, загрязнение и т.п.) возникает необходимость списания испорченного экземпляра и оформления дубликата. Ниже представлена пошаговая инструкция, нормативная база и практические рекомендации.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66) – регулирует ведение и хранение трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи дубликатов».
• Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения».
• Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» (в части оформления актов списания материальных ценностей, если трудовая книжка считается материальным ценностным активом организации).

Когда трудовую книжку считают испорченной?

К испорченной относят документ, который:

• потерял читаемость записей (заливка водой, краской, химическими веществами);
• имеет механические повреждения (разрывы, надрывы, сильные загрязнения);
• не может быть использован для подтверждения трудового стажа без риска искажения информации.

Порядок действий при обнаружении повреждения

1. Фиксация факта повреждения. Составляют служебную записку или акт о повреждении трудовой книжки, в котором указывают:
   • дата и время обнаружения;
   • описание характера повреждения (заливка, разрыв и т.д.);
   • ФИО работника, которому принадлежит книжка;
   • подписи ответственных лиц (кадровик, руководитель подразделения, материально‑ответственное лицо).
2. Определение возможности восстановления. Если повреждение незначительное (например, небольшие пятна, не затрагивающие текст), можно попытаться аккуратно очистить и продолжить использование. При значительном повреждении – переход к списанию.
3. Списание испорченной трудовой книжки. Оформляется акт на списание материальных ценностей (форма ТОРГ‑16 или аналогичная внутренняя форма). В акте указывают:
   • наименование объекта – «Трудовая книжка»;
   • серийный номер и дата выдачи оригинала;
   • причина списания – «Испорчена (заливка, механическое повреждение)»;
   • стоимость (если organisation ведёт учет трудовых книжек как МЦ);
   • подписи материально‑ответственного лица и руководителя подразделения;
   • санкция руководителя и главного бухгалтера (при необходимости).
4. Выдача дубликата. После оформления акта на списание работнику выдают дубликат трудовой книжки согласно ст. 66 ТК РФ и Постановлению № 225:
   • Запрос дубликата подаётся работником в письменной форме (заявление).
   • Кадровая служба проверяет личные данные, стаж, периоды работы и формирует дубликат, перенося все записи из оригинала (если они читаемы) или из личной карточки сотрудника.
   • В дубликате делают отметку «Дубликат» и указывают дату выдачи.
   • Оригинал (испорченный) после подписи акта списания сдаётся в архив организации на хранение в течение 50 лет (или уничтожается по внутренним правилам, если законодательство допускает уничтожение после списания).

Пример акта на списание испорченной трудовой книжки

АКТ НА СПИСАНИЕ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ
№ ___________ от «___» __________ 20__ г.

Мы, нижеподписавшиеся:
_________________________ – материально‑ответственное лицо,
_________________________ – руководитель подразделения,
_________________________ – главный бухгалтер (при необходимости),

составили настоящий акт о том, что трудовая книжка № ___________,
выданная ___________________ (ФИО работника) «___» __________ 20__ г.,
принадлежащая работнику ___________________ (ФИО, должность),
является испорченной вследствие _______________________________
(заливка водой, механическое повреждение и т.д.) и дальнейшее использование
невозможно без риска искажения сведений.

Списание производится в связи с невозможностью восстановления
читаемости записей. Стоимость трудовой книжки составляет ______ руб.
(если учитывается как МЦ).

Подписи:
Материально‑ответственное лицо ___________________ / ФИО /
Руководитель подразделения ___________________ / ФИО /
Главный бухгалтер ___________________ / ФИО (при необходимости) /

Особенности оформления дубликата

• В дубликате обязательно делают пометку «Дубликат» в верхней части обложки.
• Все записи переносятся точно так же, как в оригинале: дата приёма на работу, переводы, награждения, увольнения и т.д.
• Если оригинал частично читаем, используют его как источник для заполнения дубликата; непонятные места уточняют по личной карточке сотрудника, прикадам о приёме/увольнении, трудовому договору.
• После выдачи дубликата в трудовой книжке работника делают запись о выдаче дубликата (дата, номер, подпись кадровика).

Что делать, если работник отказывается принимать дубликат?

Согласно ст. 66 ТК РФ, работник обязан получить документ, подтверждающий его трудовой стаж. Отказ принимать дубликат может быть расценен как нарушение трудовой дисциплины. В таком случае:

1. Оформляют письменное предупреждение о необходимости получения дубликата.
2. При повторном отказе – рассматривают вопрос о применении дисциплинарного взыскания (выговор, замечание) в accordance с внутренними локальными актами.
3. В случае, если отказ связан с сомнением в достоверности дубликата, предоставляют возможность проверить данные по личной карточке и приказам.

Практические советы для кадровой службы

• Вести журнал учёта выдачи и списания трудовых книжек (внутренний регистр), где фиксируют номер, дату выдачи, ФИО работника, причину списания и номер акта.
• Хранить акты на списание в отделе кадров не менее 50 лет вместе с личными делами сотрудников.
• При переходе на электронные трудовые книжки (если организация перешла на ЭТК) процесс списания бумажного экземпляра упрощается: достаточно оформить акт и сдать документ в архив.
• Регулярно проводить инструктаж сотрудников по правильному хранению трудовых книжек (избегать контакта с жидкостями, хранить в специальных папках).

Испорченная трудовая книжка – не повод для паники, а повод для чётко регламентированной процедуры. Своевременное оформление акта на списание, выдача дубликата и правильное хранение документов позволяют избежать споров о трудовом стаже, защищают права работника и интересы работодателя. Следуя представленной инструкции и нормативным актам, кадровая служба сможет оперативно и корректно решить вопрос со списанием испорченной трудовой книжки.