В процессе работы с документами, связанными с трудовыми книжками, часто возникает необходимость их списания – в частности, когда бланки повреждены, испорчены или утрачены. Для юридически корректного проведения такой процедуры формируется специальная комиссия. Ниже подробно описан порядок создания комиссии, её функции, а также пример оформления акта списания.

Порядок формирования комиссии

Составление комиссии регулируется внутренними нормативными актами организации. Главным документом, который должен быть подписан, является специальный приказ (распоряжение) руководителя.

1. Приказ издаётся на официальном бланке организации.
2. В приказе указываются:
   • наименование комиссии;
   • цели её деятельности (приём, передача, списание бланков строгой отчётности);
   • состав членов комиссии;
   • срок действия приказа.
3. Приказ заверяется подписью руководителя и печатью организации.

Только после подписания и печати документ становится юридически значимым.

Состав комиссии

В комиссию обычно включают:

• Руководителя организации (или его представителя) – председатель комиссии;
• Специалиста по кадровому делу;
• Бухгалтера или финансового аналитика;
• Сотрудника, ответственного за хранение документации.

Члены комиссии могут быть назначены как постоянными, так и временными, в зависимости от объёма работ.

Инвентаризация и составление акта списания

После формирования комиссии проводится инвентаризация всех выданных трудовых книжек по описанию ИНВ‑16. На основании полученных данных составляется акт о списании. Основные этапы:

1. Сравнение фактического наличия книжек с учётными данными.
2. Выявление повреждённых, утраченных или недействительных экземпляров.
3. Подготовка списка к списанию с указанием:
   • номер бланка;
   • дата выдачи;
   • причина списания (повар, утрата, исправление ошибки и т.п.).
4. Согласование списка членами комиссии.

После завершения всех процедур составляется официальный акт списания, который подписывается всеми участниками комиссии.

Документы, требуемые для акта

Для корректного оформления акта необходимо собрать следующие материалы:

1. Копия приказа о создании комиссии.
2. Исполнительная инструкция по работе с бланками строгой отчётности.
3. Таблица (или форма ИНВ‑16) с перечнем списанных экземпляров.
4. Протокол инвентаризации (при необходимости).
5. Подписи и печати членов комиссии.

Пример заполнения акта

Шапка акта

АКТ О СПИСАНИИ ИЗНАШЕННЫХ БЛАНОК ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДОВ

Наименование организации: ___________________________

ИНН / ОГРН: ___________________________

Дата составления:

Номер акта: ___________________________

Таблица перечня списанных экземпляров

Подписи членов комиссии

Подписи и ФИО членов комиссии:

• ___________________________ (Ф.И.О.) – Председатель комиссии;
• ___________________________ (Ф.И.О.) – Член комиссии;
• ___________________________ (Ф.И.О.) – Член комиссии;
• ___________________________ (Ф.И.О.) – Член комиссии.

Печать организации ставится рядом с подписью председателя.

Порядок уничтожения

После подписания акта списание завершается уничтожением повреждённых бланков. Основные требования:

• Уничтожение производится в присутствии всех членов комиссии.
• После уничтожения составляется акт об уничтожении, который также подписывается членами комиссии.
• Уничтоженные документы должны быть утилизированы в соответствии с требованиями законодательства о защите информации и охране труда.

Часто задаваемые вопросы

• Вопрос: Что делать, если повреждена новая трудовая книжка, оформленная для сотрудника?
  Ответ: Её необходимо списать как бланк строгой отчётности, оформив акт и получив подписи членов комиссии.
• Вопрос: Можно ли использовать один и тот же приказ для создания комиссии и для списания отдельного экземпляра?
  Ответ: Да, но приказ должен конкретно предусматривать действие по списанию рассматриваемого документа.
• Вопрос: Какие сроки хранения акта списания?
  Ответ: Акт хранится в архиве организации в течение 5 лет, как и другие документы, связанные с бухгалтерским учётом.

Рекомендации по работе с системой «КонсультантПлюс»

Для упрощения оформления актов и доступа к актуальным образцам рекомендуется:

1. Зарегистрироваться в системе КонсультантПлюс и воспользоваться бесплатным пробным доступом (доступен на 2 дня).
2. В поиске ввести запрос «акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек образец».
3. Скачать готовый шаблон акта и адаптировать его под специфику вашей организации.
4. Сохранить документ в формате .docx и при необходимости изменить в нём данные о датах, номерах и подписях.

Использование готовых образцов из КонсультантПлюс позволяет сократить время на подготовку документации и минимизировать риск ошибок.

Формирование комиссии и правильное оформление акта списания – ключевые элементы юридически корректного процесса утилизации повреждённых трудовых книжек. Соблюдение установленного порядка, наличие всех необходимых подписей и печать, а также документальное подтверждение уничтожения – гарантируют, что процедура будет признана контролирующими органами.

При правильном подходе и использовании готовых образцов (например, из КонсультантПлюс) работа с документами будет максимально автоматизированной и прозрачной.