Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий все периоды работы по оформленному трудовому договору. В ней фиксируются даты приёма на работу, переводы, увольнения, а также начисленный стаж. По закону она является обязательной для всех работающих граждан России.
Правовая база
Трудовая книжка регулируется Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ). В частности:
- Статья 66 – определяет форму и содержание трудовой книжки.
- Статья 65 – подтверждает, что трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже.
- Федеральный закон № 197-ФЗ от «Трудовой кодекс Российской Федерации» – действующая редакция со всеми изменениями и дополнениями.
Формы трудовой книжки
С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка. Она хранится в электронной базе Социального фонда России (СФР) и доступна через портал «Работа России».
До перехода на электронную форму работники использовали бумажные трудовые книжки. Теперь возможен выбор:
- Бумажная трудовая книжка – традиционный формат, который хранится у работодателя.
- Электронная трудовая книжка – цифровой документ, доступный в любой точке страны.
Работодатели обязаны подавать сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС‑1) в СФР до 30 мая каждого года.
Зачем нужна трудовая книжка?
Трудовая книжка выполняет несколько ключевых функций:
- Подсчёт трудового стажа – важен для начисления пенсии и социальных выплат.
- Подтверждение опыта работы – необходимый документ при поиске новой работы.
- Решение спорных вопросов – при начислении зарплаты, отпусков, больничных.
Электронная трудовая книжка облегчает доступ к данным и ускоряет процессы оформления.
Как открыть и вести трудовую книжку
Для сотрудника, принятых на работу впервые в 2026 году (ранее не работал по трудовому договору), трудовая книжка открывается в электронной форме. В случае перехода на бумажную форму работодатель обязан:
- Вести книгу в соответствии с установленным образцом.
- Заполнять страницы при каждом изменении трудовой деятельности.
- Сохранять книгу в течение 10 лет после увольнения.
Для электронных трудовых книжек работодатель подает данные в СФР через форму ЕФС‑1. После проверки данные автоматически попадают в электронный реестр.
Восстановление и защита трудовой книжки
Если трудовая книжка утеряна, испорчена или уничтожена, работник может восстановить её, предоставив:
- Справки о трудовой деятельности от предыдущих работодателей.
- Трудовые договоры, копии приказов.
- Выписки из электронного реестра (если есть доступ).
В случае бумажной книги работодатель обязан выдать справку о стаже, а при отсутствии документа – оформить восстановление в соответствии с законодательством.
Перспективы цифровизации
С 2021 года специалисты по кадрам в России обязаны заполнять только электронные трудовые книжки. В Украине до 10 июня 2026 года все бумажные трудовые книжки должны быть оцифрованы и внесены в электронный реестр застрахованных лиц. После этого бумажные книги выйдут из оборота, но не перестанут быть действительными.
В Казахстане и других странах также наблюдается переход к электронному учёту трудовой деятельности, что повышает прозрачность и упрощает доступ к информации.
Практические советы
- Регулярно проверяйте данные в электронной трудовой книжке – ошибки можно исправить до того, как они повлияют на начисление пенсии.
- Сохраняйте копии всех трудовых договоров и справок – они пригодятся при восстановлении книги.
- Если вы сменили работодателя, убедитесь, что в новой компании правильно зафиксированы все изменения.
- При поиске новой работы предоставляйте копию трудовой книжки – это ускорит процесс проверки опыта.
Трудовая книжка – это фундаментальный документ, подтверждающий трудовую историю работника. С переходом на электронный формат она становится более доступной и защищенной. Соблюдение требований законодательства и своевременное обновление данных гарантирует правильный расчёт стажа, защиту прав и упрощает поиск новых возможностей.