Вопрос о том, как правильно принять к учету трудовую книжку (бумажную или электронную), остаётся актуальным для всех работодателей и кадровых специалистов. Ниже приведён подробный пошаговый план, основанный на последних нормативных актах, практических рекомендациях и примерах из реальной работы.

Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж работника. С 1 сентября 2021 г. действует Приказ Минтруда РФ от  № 320н, который устанавливает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также правила перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК).

Новые правила, вступившие в силу в 2026 г., уточняют требования к заполнению, хранению и учету записей. В статье рассматриваются:

• Получение и выдача бланка трудовой книжки;
• Выбор бумажной или электронной формы;
• Ведение журнала учета трудовых книжек;
• Переход на ЭТК и оформление соответствующих записей;
• Практические рекомендации по работе с документами.

Порядок получения и выдачи бланка трудовой книжки

Алгоритм получения бланка (SPOK.BY)

1. Сотрудник получает бланк трудовой книжки при первом приёме на работу.
2. HR‑специалист проверяет наличие всех обязательных реквизитов: ФИО, дата рождения, место работы.
3. Бланк передаётся сотруднику, который подписывает его.
4. HR‑специалист вносит запись о выдаче в журнал учета трудовых книжек (образец 2024 г.).

Порядок действий при отказе от бумажной трудовой книжки

1. Сотрудник подаёт заявление об отказе от бумажной трудовой книжки.
2. HR‑специалист оформляет отказ в журнале учета;
3. Переход на ЭТК осуществляется через систему Контур.Экстерн (подача заявления в СФР).
4. После подтверждения статуса сотрудника в системе, в журнале фиксируется запись о переходе (п. 35).

Выбор бумажной или электронной трудовой книжки

Сотрудник может выбрать:

• Параллельное ведение бумажной и электронной;
• Полностью отказ от бумажной и переход к ЭТК.

В случае параллельного ведения:

1. В бумажной книжке сохраняются все традиционные записи.
2. В системе ЭТК создаётся электронный эквивалент.
3. HR‑специалист регулярно сверяет обе версии.

Если сотрудник отказался от бумажной:

1. Запись об отказе фиксируется в журнале.
2. В бумажной книжке оставляется только отметка о приёме на работу.
3. В дальнейшем все изменения вносятся в ЭТК.

Ведение журнала учета трудовых книжек

Журнал учета – обязательный документ для всех работодателей. В нём фиксируются:

• Выдача новой трудовой книжки;
• Приём на сохранение документа от нового работника;
• Окончательная выдача при расчёте;
• Переход на электронный формат.

Два главных правила оформления:

1. Все действия выполняются до начала заполнения трудовой книжки;
2. Записи в журнале должны быть точными и своевременными.

Заполнение и хранение трудовой книжки (2026 г.)

Новые правила 2026 г. уточняют:

• Типы записей: приём на работу, увольнение, перевод, смена должности, отпуск, совместительство, вахтовый метод работы.
• ьный лист: ФИО, дата рождения, место работы, дата выдачи.
• Записи о совместительстве и вахтовом методе работы обязательны.
• Вкладки в трудовой книжке оформляются в соответствии с образцом 2024 г.

Хранение:

1. Бумажные книги хранятся в надёжном месте, защищённом от влаги и огня.
2. ЭТК хранится в системе, доступ к которой ограничен по принципу необходимости.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Переход осуществляется по следующей схеме:

1. Сотрудник подаёт заявление о выборе ЭТК.
2. HR‑специалист оформляет запись о переходе в журнал (п. 35).
3. В системе Контур.Экстерн создаётся электронный профиль сотрудника.
4. Записи о приёме, увольнении, переводе и других событиях вносятся автоматически.
5. При необходимости – вручную корректируются ошибки.

Важно: при переходе на ЭТК необходимо проверить наличие записи об отказе от бумажной трудовой книжки (если сотрудник ранее работал в другой компании).

Требования к документам и формам

Согласно Приказу Минтруда РФ 320н:

• Бланк трудовой книжки должен соответствовать утверждённой форме.
• Записи в журнале учета должны быть оформлены в соответствии с образцом 2024 г.
• Вкладки в трудовой книжке оформляются по образцу 2023 г.
• Переход на ЭТК фиксируется в журнале с указанием даты и формулировки «Переход на электронную трудовую книжку».

Практические рекомендации

1. Проверка статуса сотрудника: перед оформлением новой книжки убедитесь, что у сотрудника нет записи об отказе от бумажной трудовой книжки.
2. Регулярное обновление журнала: вносите записи сразу после каждого события (приём, увольнение, перевод).
3. Контроль за совместительством: обязательно оформляйте записи о совместительстве и вахтовом методе работы.
4. Обучение кадровиков: проводите регулярные тренинги по работе с ЭТК и журналом учета.
5. Автоматизация: используйте системы Контур.Экстерн и Е-Офис 24 для автоматического формирования заявлений и отслеживания статусов в СФР.
6. Проверка сроков хранения: бумажные книги хранятся не менее 30 лет, электронные – в течение 30 лет после увольнения сотрудника.

Правильный учет трудовой книжки – залог соблюдения законодательства и защиты прав работников. Следуя описанным шагам, вы обеспечите:

• Соблюдение всех требований Приказа Минтруда РФ 320н;
• Точность и своевременность записей в журнале учета;
• Надёжность хранения как бумажных, так и электронных документов;
• Гибкость в выборе формы трудовой книжки (бумажной, электронной или параллельной).

В случае возникновения вопросов или необходимости уточнения конкретных процедур, обращайтесь к официальным источникам: Приказ Минтруда РФ 320н, СФР, Контур.Экстерн и Е-Офис 24. Удачной работы!