Несмотря на повсеместное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажная трудовая книжка (ТК) продолжает оставаться юридически значимым документом. В 2026 году порядок ее ведения при приеме на работу регулируется Трудовым кодексом РФ и Постановлением Правительства № 891н. Эта статья объясняет, как правильно оформить запись о приеме в бумажную ТК в различных ситуациях.
🔑 Главный принцип на 2026 год:
Сведения о трудовой деятельности в электронном виде (ЕФС-1) работодатель обязан вести на ВСЕХ сотрудников, даже на тех, у кого ведется бумажная ТК. Бумажная и электронная формы сосуществуют, но бумажная ТК выдается работнику по его запросу и ведется параллельно с электронным учетом.
Кто должен иметь бумажную трудовую книжку?
Бумажная ТК ведется на работников, которые:
- Выбрали бумажную форму при первом трудоустройстве (написали заявление об этом).
- Работали до и уже имеют бумажную ТК, выданную ранее (они не обязаны переходить на ЭТК).
- Не имеют возможности получить ЭТК (например, не имеют учетной записи на портале Госуслуг).
Алгоритм действий при приеме на работу: пошаговая инструкция
Шаг 1: Прием документов от соискателя
При приеме на работу соискатель обязан предъявить:
- Паспорт РФ.
- Трудовую книжку (бумажную) И/ИЛИ сведения о трудовой деятельности в электронном виде (выписку из ЕФС-1).
- Другие документы (диплом, СНИЛС и т.д.).
Важно! Если соискатель устраивается впервые (не имел ранее трудового договора), бумажную ТК ему не выдают. Запись о приеме в этом случае вносится только в электронную форму (ЕФС-1).
Шаг 2: Определение формы ведения ТК
Уточните у вновь принимаемого сотрудника, в какой форме он хочет вести свою трудовую книжку:
- Бумажная ТК (уже есть или хочет получить).
- Электронная ТК (выбирает ЭТК).
⚠️ Критически важный нюанс (разъяснение Минтруда):
Если сотрудник впервые в жизни выбирает электронную трудовую книжку при приеме на работу, работодатель ОБЯЗАН:
- Сначала оформить прием на работу и сделать запись в бумажную трудовую книжку (если она у него уже есть из прошлого места работы) или выдать новую бумажную ТК с этой записью.
- Затем принять от работника заявление о переходе на ведение ЭТК и прекратить дальнейшее ведение бумажной ТК (сделать соответствующую отметку).
Логика: Прием на работу — первичное событие, фиксируемое в ТК. Выбор формы учета — вторичное действие.
Шаг 3: Оформление записи о приеме в бумажную ТК
Запись делается на основании приказа о приеме на работу. Образец записи:
Принят(а) на работу с [число, месяц, год] в качестве [должность] на условиях [полная/неполная ставка].
Подпись работника: ____________________
Подпись ответственного лица: ____________________
Печать организации (если используется)Особенности заполнения:
- Запись делается синими чернилами (шариковой ручкой).
- Не допускаются исправления, помарки, дописки.
- Дата записи должна соответствовать дате приема на работу (дате издания приказа).
- На ьном листе ставится подпись ответственного за ведение ТК и печать организации (при ее наличии).
Шаг 4: Сроки и передача документов
Запись в бумажную ТК вносится не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме. После внесения записи ТК возвращается работнику.
Различные сценарии приема на работу
| Ситуация | Действия работодателя |
|---|---|
| Сотрудник имеет бумажную ТК и хочет продолжить ее ведение. | Принять бумажную ТК. Внести запись о приеме на новом месте работы. Продолжать вести ТК по старым правилам. Хранить ТК у себя. |
| Сотрудник имеет бумажную ТК, но хочет перейти на ЭТК. | Принять бумажную ТК. Обязательно внести запись о приеме в бумажную ТК. Принять заявление о переходе на ЭТК. Сделать в бумажной ТК отметку: «С [дата] сведения о трудовой деятельности хранятся в электронном виде». Больше записи в бумажную ТК не вносить. Хранить ее у работодателя. |
| Сотрудник устраивается впервые, выбирает ЭТК (бумажной ТК нет). | Оформить прием. Внести запись только в электронную форму (ЕФС-1). Бумажную ТК не выдать. Заявление о выборе формы не составляется. |
| У сотрудника была бумажная ТК, но на прошлом месте он отказался от нее (запись об этом есть). | Принять выписку из ЕФС-1. Не вести бумажную ТК. Все записи, включая о приеме, вносятся только в электронную форму. Если сотрудник захочет, можно оформить дубликат бумажной ТК (но это его инициатива). |
Ответы на ключевые вопросы
Вопрос: Можно ли принять на работу, если бумажная ТК утеряна?
Да, можно. В этом случае:
- Сотрудник пишет заявление о выдаче дубликата ТК.
- Работодатель оформляет дубликат на основании приказа о приеме и сведений из архивной выписки (если есть) или по данным ЕФС-1.
- Запись о приеме вносится в дубликат.
Вопрос: Что делать, если в бумажной ТК уже есть запись об отказе от ее ведения?
Не вести ее дальше! Все последующие сведения о трудовой деятельности (прием, увольнение, перевод) вносятся только в электронную форму (ЕФС-1). Бумажная ТК хранится в архиве работодателя как документ, подтверждающий историю до отказа.
Вопрос: Нужно ли ставить печать на запись в ТК?
Печать организации или ИП проставляется по усмотрению работодателя. Если печать используется в организации, ее необходимо поставить и на записи в ТК. Если печати нет (например, у ИП без печати), достаточно подписи ответственного лица.
Типичные ошибки и как их избежать
- Ошибка: Приняли сотрудника с бумажной ТК, который хочет ЭТК, но не внесли запись о приеме в бумажную версию.
Последствие: Нарушение ст. 66 ТК РФ. Бумажная ТК будет считаться неведущей с даты приема.
Решение: Всегда вносить первичную запись о приеме в бумажную ТК, даже если планируете сразу перевести сотрудника на ЭТК. - Ошибка: Внес исправление или зачеркнули ошибочную запись в ТК.
Последствие: Запись считается недействительной.
Решение: Ошибочную запись не зачеркивать. Сделать новую запись с правильными данными, сославшись на исправление (например: «Исправление недействительной записи от ..;»). Лучше, переоформить ТК (выпустить дубликат). - Ошибка: Не проверили, есть ли в бумажной ТК запись об отказе от ее ведения с прошлого места.
Последствие: Двойное ведение (в бумажную и электронную), что запрещено.
Решение: Внимательно изучить последнюю запись в ТК. Если там есть отметка об отказе — вести только ЭТК.
Ведение бумажной трудовой книжки в 2026 году, это не архаичная, а обязательная параллельная процедура для значительной части работников. Ключевое правило: первичная запись о приеме всегда вносится в ту форму ТК, которая действует на момент приема (бумажную или электронную). При смене формы учета (бумага → электрон) первичная запись делается в бумажную, а затем оформляется переход. Строгое соблюдение этих правил защитит работодателя от претензий со стороны трудовой инспекции и судов.
Материал подготовлен на основе Трудового кодекса РФ, Федерального закона № 439-ФЗ, Постановления Правительства № 891н и разъяснений Минтруда России. Актуально на 23 мая 2026 года.