Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Правильное ведение записей в ней регламентируется нормативными актами‚ в частности Приказом Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения бумажных трудовых книжек». Ниже представлен пошаговый руководство‚ как правильно вносить записи в бумажную трудовую книжку.
Основные требования к оформлению записей
- Записи делаются черной пастой (чернилами) шариковой или гелевой ручкой; использование других цветов запрещено.
- Текст должен быть разборчивым‚ без сокращений‚ за исключением общепринятых аббревиатур (например‚ «г;» – год‚ «мес.» – месяц).
- Каждая запись заполняется в отдельной строке; пустые строки между записями не оставляются.
- Запрещено использовать корректирующие жидкости‚ ластики‚ замазки или любой способ стирания уже внесённой информации. При необходимости исправления оформляют запись‑исправление (см. ниже).
- Все поля заполняются полностью; если информация отсутствует‚ ставится прочерк «—».
Структура трудовой книжки и порядок заполнения
Трудовая книжка состоит из нескольких разделов (граф). Основные из них:
- Титульный лист – ФИО‚ дата рождения‚ образование‚ профессия‚ специальность‚ данные о документе‚ удостоверяющем личность.
- Сведения о работе (графы 1‑4):
- Графa 1 – порядковый номер записи.
- Графa 2 – дата приема на работу (день‚ месяц‚ год).
- Графa 3 – наименование организации‚ её структурное подразделение (если есть)‚ должность‚ профессия‚ специальность.
- Графa 4 – основание для приема (приказ‚ распоряжение‚ договор и т.д.).
- Сведения об увольнении (графы 5‑6):
- Графa 5 – дата увольнения.
- Графa 6 – основание увольнения (приказ‚ соглашение сторон‚ окончание срока договора и т.д.).
- Сведения о наградах и поощрениях (графы 7‑8) – заполняются при наличии.
- Сведения о работе в условиях вредных и/или опасных производственных факторов (графы 9‑10) – заполняются при наличии.
Как вносить запись о приеме на работу
- Определите следующий свободный номер записи (последний номер в графе 1 + 1).
- В графе 2 укажите дату приема в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- В графе 3 запишите полное наименование организации (как в учредительных документах)‚ затем через запятую – структурное подразделение (если есть)‚ далее – должность‚ профессию‚ специальность.
- В графе 4 укажите номер и дату приказа о приеме на работу (или иное основание – трудовой договор‚ соглашение).
- После заполнения всех граф поставьте свою подпись и расшифровку (ФИО) внизу страницы‚ если это требуется внутренним регламентом организации.
Как вносить запись об увольнении
- Следующая строка после записи о приеме используется для увольнения.
- В графе 5 указывается дата увольнения (ДД.ММ.ГГГГ).
- В графе 6 – основание увольнения: номер и дата приказа о расторжении трудового договора‚ соглашение сторон‚ окончание срока действия договора и т.д.
- Подпись ответственного лица (кадровик‚ руководитель) ставится внизу страницы.
Как оформлять исправления (запись‑исправление)
Если допущена ошибка‚ её нельзя зачеркивать или стирать. Оформляется отдельная запись‑исправление:
- В графе 1 указывается следующий номер.
- В графе 2 – дата внесения исправления.
- В графе 3 пишется фраза «Запись исправлена» и указывается номер ошибочной записи‚ которую исправляют.
- В графе 4 – правильная информация‚ которая должна была быть внесена изначально.
- Подпись лица‚ внесшего исправление.
Особые случаи
Отсутствие записи о приеме или увольнении у предыдущего работодателя
Если у сотрудника нет записи о приеме или увольнении от какого‑то работодателя‚ а последующие записи уже сделаны‚ необходимо:
- Сделать запрос к бывшему работодателю о предоставлении справки о периоде работы.
- Получив справку‚ оформить дубликат трудовой книжки (или внести недостающие записи в текущую книжку) согласно пункту 3.4 Приказа № 320н: в дубликате переносятся все записи из оригинала‚ а недостающие заполняются на основании справки.
Ведение трудовой книжки для иностранных граждан
Для граждан других государств‚ работающих в России‚ порядок заполнения аналогичен. Если у иностранного работника нет бумажной трудовой книжки‚ работник обязан оформить её в течение пяти рабочих дней с дня приема на работу‚ используя бланк‚ утверждённый Приказом Минтруда.
Полезные советы
- Перед заполнением проверьте‚ что все необходимые реквизиты организации (наименование‚ ИНН‚ ОГРН) у вас есть.
- Используйте шариковую ручку с толщиной линии 0‚5–0‚7 мм – это обеспечивает чёткость и долговечность записи.
- После каждой записи рекомендуется сделать фото или скан страницы для электронного архива (это не заменяет бумажный документ‚ но упрощает восстановление при утере).
- Периодически (не реже одного раза в год) проверяйте трудовую книжку на соответствие данным в кадровых приказах и договорах.
Правильное ведение записей в бумажной трудовой книжке – важная обязанность как работника‚ так и работодателя. Соблюдение требований Приказа Минтруда России от № 320н гарантирует‚ что документ будет иметь юридическую силу‚ а периоды работы будут корректно учтены при назначении пенсии и других социальных выплат. Следуя представленной инструкции‚ вы избежите типичных ошибок и обеспечите надёжное хранение трудовой истории.