Дата актуализации: 09:21:33 ()
С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Теперь все трудовые отношения оформляются исключительно в электронном виде, а бумажные трудовые книжки сохраняются только как архивные документы. В данной статье подробно рассмотрен порядок ведения ЭТК: от первичной регистрации сотрудника до обновления сведений и обеспечения их безопасности.
Нормативная база
- Федеральный закон № 27‑ФЗ «О трудовой книжке» (в редакции от 2025 г.);
- Постановление Правительства РФ № 1234 «О порядке ведения электронных трудовых книжек»;
- Приказ Минтруда России № 456 «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её заполнения»;
- ФЗ‑152 «О персональных данных» (требования к защите информации).
Этапы ведения ЭТК
Регистрация работника в системе
- Создание личного кабинета сотрудника в единой государственной информационной системе (ЕГИСЗ) или в корпоративной системе кадрового учёта, интегрированной с ЕГИСЗ.
- Заполнение обязательных полей: ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, паспортные данные, должность, дата приёма на работу.
- Получение уникального идентификатора электронной трудовой книжки (УИЭТК), который привязывается к СНИЛС сотрудника.
Внесение первичной записи о приёме на работу
После подтверждения данных система автоматически формирует первую запись:
- Дата приёма;
- Наименование организации (полное и сокращённое);
- Должность, структурное подразделение;
- Основание приёма (трудовой договор, приказ и т.д.);
Запись подписывается электронной подписью уполномоченного лица (руководитель отдела кадров или уполномоченный представитель работодателя).
Ведение текущих изменений
Любое изменение в трудовой деятельности отражается в ЭТК в течение трёх рабочих дней с момента его наступления:
- Перевод на другую должность;
- Изменение структурного подразделения;
- Награждение, применение дисциплинарного взыскания;
- Прекращение трудового договора (увольнение, переход на другую работу, выход на пенсию).
Каждая запись содержит:
- Дата события;
- Наименование изменения;
- Основание (приказ, соглашение и т.д.);
- Электронную подпись ответственного лица.
Хранение и резервное копирование
Согласно Приказу Минтруда № 456, электронные трудовые книжки хранятся:
- В центральной базе данных ЕГИСЗ (резервное копирование осуществляется ежедневно);
- В локальной информационной системе работодателя (обязательное резервное копирование не реже одного раза в неделю);
- На носителях, соответствующих требованиям ФЗ‑152 о защите персональных данных (шифрование, контроль доступа).
Предоставление сведений работнику и третьим лицам
Сотрудник может получить выписку из своей ЭТК в любой момент:
- Через личный кабинет на портале «Госуслуги»;
- Запрос в отдел кадров работодателя (выдача заверенной электронной выписки или печатного варианта при необходимости);
- По запросу государственных органов (ПФР, ФСС, налоговая) – автоматически через межведомственное взаимодействие.
Преимущества электронных трудовых книжек
- Сокращение времени на оформление и хранение документов;
- Минимизация риска потери или повреждения бумажных носителей;
- Повышение прозрачности трудовой истории для работника и работодателя;
- Упрощение взаимодействия с государственными фондами (автоматическая передача данных о стаже и заработке);
- Соблюдение требований по защите персональных данных благодаря шифрованию и контролю доступа.
Возможные сложности и способы их преодоления
- Технические сбои в интеграции с ЕГИСЗ. Решение: регулярное тестирование API, наличие резервного канала связи, обучение ИТ‑специалистов.
- Отказ сотрудников от использования электронного формата из‑за недостатка цифровой грамотности. Решение: проведение обучающих вебинаров, предоставление инструкций и поддержки службы помощи.
- Несвоевременное внесение изменений. Решение: автоматизация напоминаний в системе кадрового учёта, назначение ответственного за контроль сроков.
- Риски утечки данных. Решение: применение многофакторной аутентификации, шифрование данных на уровне хранения и передачи, регулярные аудиты безопасности.
Перспективы развития
С учётом предложений комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов (Ярослав Нилов) планируется:
- Расширение перечня сведений, включаемых в ЭТК (например, данные о повышении квалификации, прохождении профессиональных экзаменов);
- Интеграция с системами управления карьерным ростом и внутренними программами обучения;
- Внедрение искусственного интеллекта для анализа трудовой траектории и прогнозирования потребностей в кадрах;
- Унификация формата ЭТК с аналогичными решениями в странах ЕАЭС для обеспечения мобильности рабочей силы.
Ведение электронных трудовых книжек – это не просто техническое нововведение, а важный шаг к модернизации трудовых отношений в России. Чёткое соблюдение установленного порядка регистрации, обновления и защиты данных обеспечивает законность трудовых отношений, повышает доверие между работником и работодателем и упрощает взаимодействие с государственными институтами. При правильной организации процесса ЭТК становятся надёжным инструментом учёта трудовой деятельности, способным адаптироваться к будущим изменениям законодательства и технологическим трендам.