Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина. Её правильное оформление, хранение и выдача регулируются нормативными актами, в частности – Постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162 (в редакции с 2021 г.) и Приказом Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г.

Общие положения

Цель и область применения

Инструкция устанавливает порядок:

• Ведения и хранения трудовых книжек;
• Выдачи оригиналов и дубликатов;
• Оформления вкладышей;
• Архивирования и уничтожения документа.

Нормативно-правовая база

К основным документам, регулирующим порядок ведения трудовых книжек, относятся:

1. Постановление Госкомтруда СССР № 162 от 20 июня 1974 г.;
2. Приказ Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г.;
3. Ст. 66 ТК РФ, определяющая форму и порядок ведения;
4. Регламенты, утвержденные Министерством труда и социальной защиты.

Кто отвечает за ведение

Работодатель обязан:

• Назначить ответственного лица (обычно – специалиста по персоналу);
• Обеспечить необходимые формы, бумагу и печать;
• Обеспечить соблюдение требований по хранению и оформлению.

Форма и содержание трудовых книжек

Бланк и его структура

Трудовая книжка состоит из:

• Облитка (жёсткой обложки) с номером и печатью организации;
• Титульного листа с данными работника;
• Вкладыша (дополнительный лист) для записи дополнительных сведений;
• Поля для подписи руководителя и штампа.

Номерация и пронумерирование

Каждая книжка должна быть пронумерована последовательно (например, ТК‑001, ТК‑002) и прошнурована в правом верхнем углу.

Заполнение данных

В титульный лист вносятся:

1. ФИО работника;
2. Дата рождения;
3. Паспортные данные;
4. Дата приема на работу;
5. Должность, квалификация, место работы;
6. Сведения о профсоюзных, учебных и иных отношениях.

Вкладыш

Вкладыш используется для:

• Записи сведений о прохождении медицинских осмотров;
• Данных о профсоюзных и общественных мероприятиях;
• Протоколов о дополнительных соглашениях.

Порядок выдачи и оформления дубликата

Выдача оригинала

Оригинал трудовой книжки выдается работнику вручную после подписания акта приёма‑передачи. При этом в книжке ставится подпись руководителя и печать организации.

Запрос дубликата

В случае потери, порчи или необходимости замены, работник подаёт заявление. На основании заявления выдаётся дубликат, оформленный в том же виде, что и оригинал. В дубликате указывается отметка «Дубликат».

Выдача при увольнении

При увольнении работник получает оригинал трудовой книжки, если он не был использован в течение последних 30 дней. При этом в книжке фиксируется дата увольнения и подпись руководителя.

Хранение и архивирование

Хранение у работодателя

Трудовые книжки и вкладыши хранятся в архиве организации как документы строгой отчётности. Они должны быть:

• Нумерованы;
• Пронумерованы и прошнурованы;
• Обеспечены защитой от потери и повреждения.

Подпись и печать

Каждая книжка должна быть подписана руководителем организации и заверена печатью (если она есть). Подпись ставится в момент выдачи.

Архивирование

После прекращения отношений с работником (увольнение, смерть и т.п.) книжка передаётся в архив организации или в государственный архив по решению работодателя. При этом оформляется акт передачи.

Особенности для новых форм (с 2021 г.)

Новые бланки

С 1 сентября 2021 г. вводятся новые формы трудовых книжек, соответствующие требованиям ТК РФ. Старые бланки можно использовать до полного их износа, но рекомендуется перейти на новые формы.

Что делать со старыми бланками

Работодателю рекомендуется:

• Закупить новые формы;
• Перевести данные из старых книжек в новые;
• Уничтожить старые книги после заверения уничтожения актом.

Заполнение новой формы

В новой форме сохраняются все обязательные поля, но добавлены новые разделы, связанные с:

• Сведениями о профессиональном развитии;
• Сведениями о профсоюзных и общественных мероприятиях;
• Электронных подписях (при наличии).

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли срочно закупать новые книжки в 2024 году?

Да. С 2021 г. действует обязательный переход на новые формы. Приём новых сотрудников после возможен только с новыми бланками.

Как оформить вкладыш к книжке?

Вкладыш оформляется как отдельный лист, нумеруется и пронумеровывается. В нём фиксируются дополнительные сведения, которые не помещаются в основной раздел.

Кто отвечает за подпись и печать в книжке?

Подпись и печать ставит руководитель организации (или уполномоченное им лицо). При отсутствии печати – подпись должна быть заверена подписью руководителя и указанием его ФИО.

Соблюдение установленного порядка ведения трудовых книжек – обязательное условие для любой организации. Правильное оформление, своевременная выдача, аккуратное хранение и корректное оформление дубликатов позволяют избежать юридических рисков и обеспечить прозрачность отношений с работниками. При переходе на новые формы необходимо соблюдать требования Приказа Минтруда № 320н от 19 мая 2021 г., а также контролировать соблюдение всех пунктов инструкции.

Для более детального ознакомления с полным текстом нормативных актов рекомендуется обратиться к официальным источникам: Официальный сайт Министерства труда России и Госкомтруд России.