Трудовая книжка, это главный документ о трудовой деятельности и стаже работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЕФС-1), бумажные бланки по-прежнему играют важную роль, и работодатели обязаны строго соблюдать нормативные требования при работе с ними. В этой статье мы подробно разберем порядок ведения, заполнения и хранения трудовых книжек.
Нормативная база
Ведение трудовых книжек регламентируется несколькими ключевыми документами:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66 и 66.1) — устанавливает общие правила и переход на электронный формат.
- Постановление Правительства РФ от № 225 — утверждает Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей (с учетом изменений, в т.ч. от № 132).
- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от № 69 (ред. от ).
- Приказ Минтруда России от № 320н — утвердил актуальную форму порядка ведения и хранения трудовых книжек (вступил в силу ).
Основные правила внесения записей
Заполнение трудовой книжки требует максимальной внимательности. Ошибки в этом документе могут привести к проблемам с назначением пенсии для сотрудника и штрафам для работодателя.
Общие требования к заполнению
- Все записи вносятся не позднее недельного срока со дня издания соответствующего приказа (распоряжения).
- Записи производятся перьевой, капиллярной или гелевой ручкой, световодостойкими чернилами (черного, синего или фиолетового цвета). Использование шариковой ручки или карандаша не допускается.
- Сокращения слов не допускаются (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен»).
- Даты записываются арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными (например: ).
Записи о приеме на работу
В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 — дата приема на работу. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в конкретный отдел, на должность, профессию, с указанием квалификации. В графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения), на основании которого внесена запись.
Записи об увольнении (прекращении трудового договора)
Запись об увольнении вносится в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ. Обязательно указывается:
- Порядковый номер записи.
- Дата увольнения.
- Причина увольнения со ссылкой на статью, часть, пункт ТК РФ.
- Реквизиты приказа об увольнении.
- Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печать организации (при наличии) и подпись самого работника.
Внесение изменений и исправлений
Если в трудовую книжку была внесена ошибочная запись, ее нельзя зачеркивать или замазывать корректором. Порядок исправления зависит от раздела:
- Раздел «Сведения о работе»: ошибочная запись признается недействительной. Для этого после последней записи вносится новая запись с новым порядковым номером, в которой указывается: «Запись за номером таким-то недействительна»; Затем вносится правильная запись.
- Раздел «Сведения о работнике»: изменения (например, смены фамилии) вносятся на основании паспорта и подтверждающих документов. Старая фамилия зачеркивается одной чертой, а новая пишется над ней. Ссылки на документы указываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью и печатью.
Дубликат и вкладыш
Оформление дубликата
Дубликат трудовой книжки выдается в случае ее утраты, порчи или если в ней была признана недействительной запись об увольнении или переводе, которую невозможно исправить путем зачеркивания. В дубликат вносятся:
- Общий стаж работы до поступления к данному работодателю (подтвержденный документами).
- Записи о работе и награждениях по последнему месту работы.
Вкладыш в трудовую книжку
Если в одном из разделов трудовой книжки (например, «Сведения о работе» или «Награждения») не остается свободных строк, оформляется вкладыш. Он вшивается в трудовую книжку и заполняется по тем же правилам. На титульном листе самой трудовой книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.
Учет и хранение трудовых книжек
Работодатель несет строгую ответственность за сохранность трудовых книжек. Для их учета должны вестись два обязательных регистра (п. 40 Правил ведения трудовых книжек):
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Ведется бухгалтерией. В ней фиксируется получение бланков от поставщиков и их выдача кадровому работнику.
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ведется кадровой службой или лицом, ответственным за ведение трудовых книжек. В ней регистрируются все принятые от сотрудников трудовые книжки и выданные им новые бланки.
Ответственный за хранение сотрудник должен регулярно (например, раз в месяц) предоставлять в бухгалтерию отчет о количестве израсходованных и выданных бланков. Форма такого отчета может быть произвольной. Разрабатывать собственную форму журнала учета не нужно — используются утвержденные законодательством формы.
Требования к хранению
- Трудовые книжки и их бланки должны храниться в несгораемых шкафах или сейфах.
- Ответственность за организацию работы по ведению, хранению и учету трудовых книжек несет руководитель организации. Он своим приказом назначает ответственное лицо.
- Невостребованные трудовые книжки (которые сотрудники не забрали при увольнении) должны храниться в организации до момента их выдачи работнику или его родственникам.
Выдача трудовой книжки
При увольнении работника работодатель обязан выдать ему трудовую книжку в день прекращения трудового договора. В этот же день вносится запись об увольнении.
Если работник подал заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (выбор электронной трудовой книжки), работодатель также обязан выдать бумажную трудовую книжку на руки и внести соответствующую запись о том, что подано заявление о переходе на электронный формат.
Соблюдение порядка ведения и хранения трудовых книжек — это не просто бюрократическая формальность, а важнейшая обязанность работодателя. Нарушение установленных Правил (неверное внесение записей, отсутствие учета, утеря бланков) может привести к серьезным штрафам со стороны трудовой инспекции и судебным искам от сотрудников. Поэтому кадровым работникам необходимо тщательно следить за актуальностью нормативной базы и неукоснительно соблюдать инструкции по заполнению.