Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Она ведётся в соответствии с Трудовым кодексом РФ и нормативными актами‚ регулирующими переход на электронный формат. Ниже подробно рассмотрен порядок ведения трудовой книжки работодателями‚ виды книжек‚ необходимые сведения и особенности их оформления.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66‚ 66.1);
• Федеральный закон от № 27‑ФЗ «О трудовых книжках»;
• Постановление Правительства РФ от № 1155 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения»;
• Приказы Минтруда России о переходе на электронные трудовые книжки (например‚ Приказ № 585н от ).

Виды трудовых книжек

Бумажная трудовая книжка

Традиционный документ установленного образца‚ заполняемый от руки или печатным способом. Ведётся на каждого работника‚ проработавшего у организации более пяти дней‚ если иное не предусмотрено законом.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Цифровой аналог бумажной книжки‚ формируемый в системе ПФР (СФР) и доступный работнику через личный кабинет на портале «Госуслуги». С г. при приёме на работу впервые оформляется исключительно в электронном виде.

Порядок ведения трудовой книжки работодателем

Общие требования

• Ведение книжки осуществляется кадровой службой (или уполномоченным лицом) в течение пяти рабочих дней с момента возникновения основания для внесения записи;
• Все записи должны быть точными‚ полными и подтверждаться соответствующими документами (приказы‚ соглашения‚ трудовые договоры);
• Запрещено вносить исправления без указания даты исправления‚ подписи ответственного лица и указания причины изменения;
• Каждая запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации (если она имеется).

Внесение сведений о трудовой деятельности

В трудовой книжке отражаются следующие сведения:

• Личные данные работника: фамилия‚ имя‚ отчество‚ дата рождения‚ серия и номер паспорта‚ ИНН‚ СНИЛС;
• Информация о приёме на работу: дата приёма‚ наименование организации‚ структурное подразделение‚ должность ( profession )‚ основание (приказ о приёме);
• Переводы на другую постоянную работу: дата перевода‚ новое подразделение и должность‚ основание (приказ о переводе);
• Изменения в условиях трудового договора: изменение оклада‚ режима работы‚ вида занятости и т.п.;
• Увольнение: дата увольнения‚ основание (по соглашению сторон‚ по инициативе работника‚ по инициативе работодателя‚ по окончании срока договора и т.д.)‚ номер и дата приказа об увольнении;
• Иные сведения: награды‚ поощрения‚ дисциплинарные взыскания‚ периоды обучения‚ повышения квалификации (если отражаются по соглашению сторон).

Особенности ведения при различных кадровых действиях

Приём на работу впервые

С г. работодатель формирует электронную трудовую книжку в системе СФР и направляет сведения о трудовой деятельности в течение пяти рабочих дней. Бумажная книжка не заводится‚ если работник ранее не имел трудовой деятельности.

Приём работника‚ имеющего бумажную трудовую книжку

Если у newly hired сотрудника уже есть бумажная книжка‚ работодатель продолжает её вести в бумажном виде‚ одновременно формируя электронные сведения в СФР (если требуется по законодательству). При этом сведения о предыдущей работе переносятся из бумажной книжки в электронную форму через запрос в СФР.

Перевод на другую постоянную работу внутри организации

Вносится запись о переводе с указанием даты‚ нового подразделения и должности. Основание – приказ о переводе. При электронной форме запись формируется автоматически в системе СФР после загрузки приказа.

Увольнение работника

Запись об увольнении делается в последний день работы. Указываются: дата увольнения‚ основание (приказ)‚ номер и дата приказа. После внесения записи книжка выдаётся работнику под расписку.

Хранение и предоставление сведений

• Бумажные трудовые книжки хранятся в отделе кадров организации в течение 50 лет после увольнения работника (ст. 66 ТК РФ).
• Электронные сведения хранятся в информационной системе СФР бессрочно и доступны работнику через личный кабинет.
• По запросу работника или уполномоченных органов (суд‚ следствие‚ пенсионный фонд) работодатель обязан в течение трёх рабочих дней предоставить копию трудовой книжки или выписку из неё.
• При переходе на электронный формат работодатель обязан ежемесячно передавать в СФР сведения о трудовой деятельности сотрудников по форме ЕФС-1 (Единая форма сведений о трудовой деятельности).

Ответственность за нарушения ведения трудовой книжки

Нарушение порядка ведения‚ хранения или предоставления трудовой книжки влечёт административную ответственность:

• Штраф для должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей;
• Штраф для организаций от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
• В случае умышленного искажения сведений возможна дисквалификация должностного лица на срок от одного года до двух лет.

Трудовая книжка остаётся ключевым instrumentом подтверждения трудового стажа и социальных прав работника. Несмотря на переход к электронному формату‚ работодатели должны чётко соблюдать установленные нормы ведения как бумажных‚ так и электронных книжек‚ обеспечивать точность и своевременность внесения записей‚ а также правильно хранить и предоставлять сведения по требованию. Соблюдение этих требований не только защищает права сотрудников‚ но и минимизирует риски административных штрафов для организации.