Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Но что делать, если сотрудник не может предоставить ее при приеме на работу? Давайте разберемся в этом вопросе подробно, опираясь на актуальные нормативные акты и разъяснения.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – это основной документ, фиксирующий историю трудовой деятельности человека. Она содержит сведения о:

• Местах работы (наименование организации, дата приема на работу, должность).
• Увольнениях (дата и причина увольнения).
• Переводах с одной должности на другую.
• Наградах и поощрениях.
• Других важных событиях трудовой жизни.

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66, 65), трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Она необходима для различных целей, включая:

• Расчет пенсии.
• Присвоение званий и премий.
• Определение права на различные социальные льготы.
• Подтверждение квалификации.

Нужна ли трудовая книжка при приеме на работу в 2026 году?

Да, в большинстве случаев, трудовая книжка все еще необходима при приеме на работу в 2026 году. Это подтверждается многочисленными источниками, включая консультации юристов и разъяснения от Роструда.

Однако, существуют исключения и альтернативные варианты.

Исключения и альтернативы:

Первое трудоустройство с 2021 года: Если сотрудник впервые устраивается на работу с 2021 года, ему, как правило, оформляется только электронная трудовая книжка (ЭТК). Бумажный вариант в этом случае не выдается. Это связано с переходом на цифровизацию учета трудовой деятельности.
Утрата трудовой книжки: Если сотрудник потерял свою трудовую книжку, работодатель обязан сформировать сведения о его трудовой деятельности только в электронном виде (ЭТК). Это решение принято Рострудом для обеспечения сохранности информации о трудовой деятельности.
Ученический договор: Запись в трудовую книжку ученика производиться только при наличии дополнительного трудового договора и фактической работы. Само обучение в трудовую книжку не вносится.
Дистанционная работа: При дистанционной работе, если сотрудник не просит об этом и не передает свою трудовую книжку работодателю, записи в бумажную трудовую книжку делать не обязательно.
Заявление сотрудника о переходе на ЭТК: Сотрудник имеет право в любое время перейти на электронную версию трудовой книжки. В этом случае работодатель должен сделать закрывающую запись в бумажной книжке и выдать ее сотруднику.

Что делать, если сотрудник не может предоставить трудовую книжку?

Если сотрудник не может предоставить трудовую книжку, необходимо действовать следующим образом:

Уточнить причину: Спросите сотрудника, почему у него нет трудовой книжки. Возможно, он потерял ее, она была утеряна или не оформлялась при предыдущем месте работы.
Проверить возможность получения выписки из трудовой книжки: Сотрудник может запросить выписку из трудовой книжки в организации, где он работал ранее.
Оформить ЭТК: Если сотрудник впервые устраивается на работу с 2021 года или потерял трудовую книжку, необходимо оформить ему электронную трудовую книжку.
Сформировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде: Если сотрудник потерял трудовую книжку, работодатель должен сформировать сведения о его трудовой деятельности в электронном виде и предоставить их сотруднику.

Важные моменты, которые следует учитывать работодателю:

• Нельзя требовать от сотрудника предоставления трудовой книжки, если он не может ее предоставить по уважительной причине.
• Работодатель обязан вести электронную трудовую книжку для сотрудников, у которых нет бумажной.
• При приеме на работу необходимо оформить трудовой договор и, при необходимости, трудовую книжку (бумажную или электронную).
• Необходимо правильно заполнять все записи в трудовой книжке (бумажной или электронной).

В 2026 году вопрос о необходимости предоставления трудовой книжки при приеме на работу остается актуальным. Хотя переход на электронный формат учета трудовой деятельности набирает обороты, бумажная трудовая книжка все еще является важным документом. Работодателям необходимо соблюдать законодательство и учитывать индивидуальные обстоятельства каждого сотрудника. В случае возникновения вопросов, рекомендуется обращаться к юристам или в органы государственной власти, ответственные за трудовые отношения.

Отказ от ответственности: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При возникновении конкретных ситуаций рекомендуется обращаться к квалифицированному юристу.