Дата публикации: 18:04:23
В 2026 году порядок ведения трудовых книжек и оформления вкладышей изменился. Ниже представлена пошаговая инструкция, основанная на актуальных нормативных актах и рекомендациях КонсультантПлюс.
Общие принципы оформления трудовых книжек
Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий все периоды работы сотрудника. Её ведение регулируется ТК РФ и Приказом Минтруда от № 55н.
- Книжка должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью уполномоченного должностного лица.
- Записи вносятся в хронологическом порядке.
- С 1 сентября 2021 г. вшивать вкладыш в книжку не обязательно – достаточно прикрепить его к первой странице.
Форма и типовые бланки
С 1 января 2023 г. в продаже появились новые формы трудовых книжек и вкладышей (приказ Минфина № 55н). Они соответствуют требованиям ГОСТ и содержат:
- ьный лист (шапка) с полными ФИО, датой рождения, паспортными данными.
- Раздел «История труда» – разделы для каждой организации, где сотрудник работал.
- Поля для подписи работодателя и сотрудника.
Когда требуется вкладыш в трудовые книжки
Вкладыш вносится в книжку, когда в основной части документа полностью заполнен один из разделов (обычно «История труда»). Это может быть:
- Переход на новую должность.
- Завершение работы в текущей организации.
- Нужда в дополнительном месте для записи новых сведений.
В 2026 году вкладыш оформляется в виде отдельного листа, который прикрепляется к книжке с помощью скрепки, скрепки‑папки или клея.
Пошаговый процесс заполнения вкладыша
Подготовка документа
- Купите официальный бланк вкладыша, соответствующий требованиям ГОСТ 18662‑79 (или аналог).
- Убедитесь, что на листе указана дата выдачи, номер приказов и подписи сторон.
Заполнение полей
В каждом поле вкладыша указываются данные, аналогичные тем, что вносятся в основной раздел трудовой книжки:
- Наименование организации – полное официальное название.
- Должность – наименование новой должности.
- Дата начала работы – дата, с которой вступает в силу новое трудовое отношение.
- Трудовая функция/специализация – краткое описание обязанностей.
- Ставка/разряд – указание оклада, тарифной ставки или разряда.
- Подпись работодателя – подпись уполномоченного лица.
- Подпись сотрудника – подпись работника о согласии с сведениями.
Оформление ьного листа
ьный лист вкладыша оформляется так же, как и в основной книжке:
Трудовая книжка Вкладыш № ___ ФИО: ________________________ Дата рождения: __.__.____ Паспорт: серия ___ № ________, выдан: ____________, выдан: ___________
Прикрепление к книжке
После заполнения вкладыша его необходимо прикрепить к первой странице основной книги. Рекомендуется использовать:
- Картонную скрепку (двухдюймовую).
- Клей‑пленку, если требуется более надёжное крепление.
- Папку‑файл с прозрачной крышкой – удобно для последующего просмотра.
Схемы и образцы заполнения
Ниже приведены типичные примеры заполнения вкладыша (формат «КонсультантПлюс», 2026).
| Поле | Пример заполнения |
|---|---|
| Наименование организации | ООО «ТехноСервис» |
| Должность | Инженер‑конструктор |
| Дата начала работы | |
| Трудовая функция | Разработка программного обеспечения |
| Ставка | 45 000 ₽ |
| Подпись работодателя | _____________________ (И.И. Иванов) |
| Подпись сотрудника | _____________________ (А.А. Петрова) |
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли вшивать вкладыш в книжку? – С 2021 г. вшивание не обязательно; достаточно прикрепить лист.
- Можно ли использовать старый формат вкладыша? – Да, если он соответствует требованиям ТК РФ, но рекомендуется перейти на новые бланки.
- Как вести журнал учёта трудовых книжек? – В журнале фиксируются номер, серия, дата выдачи и место хранения каждой книжки.
- Что делать, если в книжке закончилось место? – Оформляйте новый вкладыш и прикрепите его к первой странице.
Рекомендации по хранению и учету
- Храните трудовые книжки в специальном архиве с контролируемым микроклиматом (температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %).
- Вести журнал учёта: номер, серия, дата выдачи, место хранения, ФИО сотрудника.
- При утере или порче оригинала оформляйте дубликат по форме Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки (образец доступен в системе КонсультантПлюс).
- Регулярно проверяйте соответствие записей в книжке с документами HR‑отдела (трудовые договоры, приказы, табель учета рабочего времени).
Правильное заполнение трудовых книжек и своевременное оформление вкладышей – важная часть юридической чистоты компании. Следуя изложенной инструкции, вы сможете:
- Соблюдать требования ТК РФ и Приказа Минтруда.
- Избежать ошибок при оформлении новых мест работы.
- Сохранить всю информацию о работе сотрудника в едином документе.
Если возникнут дополнительные вопросы, обратитесь к специалисту по кадровому праву или воспользуйтесь онлайн‑консультантом в системе КонсультантПлюс.
Автор статьи: кадровый консультант, 2026