С 1 января 2023 года вступили в силу новые правила ведения трудовых книжек, утвержденные Приказом Минтруда России от № 320н․ В соответствии с этими изменениями был введен новый образец вкладыша в трудовую книжку — документ, который используется для дополнения основной трудовой книжки при исчерпании всех свободных страниц․ В этой статье вы найдете подробную инструкцию по заполнению, оформлению и вшиванию вкладыша, а также образцы записей, актуальные на 2026 год․
Что такое вкладыш в трудовую книжку и зачем он нужен?
Вкладыш в трудовую книжку — это отдельный бланк, имеющий такую же юридическую силу, как и сама трудовая книжка․ Он изготавливается по единой утвержденной форме и предназначен для:
- Продолжения записи о трудовой деятельности сотрудника, если в основной трудовой книжке закончились свободные страницы раздела «Сведения о работе»;
- Записи о наградах и поощрениях, если исчерпаны страницы раздела «Сведения о награждении»;
- Замены поврежденного или утерянного бланка (в случае утраты или порчи основной книжки)․
Вкладыш не является самостоятельным документом — он пришивается к основной трудовой книжке и вместе с ней составляет единый комплект, подтверждающий трудовой стаж работника․
Когда нужно оформлять вкладыш?
Согласно действующему законодательству, вкладыш выдается, если:
- В разделе «Сведения о работе» основной трудовой книжки заполнены все 14 разворотов (28 страниц);
- В разделе «Сведения о награждении» заполнены все 7 разворотов (14 страниц);
- В основной книжке осталось менее 2–3 свободных строк для новой записи (для предотвращения переполнения)․
Важно! Вкладыш выдается только при наличии свободного места в основной трудовой книжке — если все страницы заполнены, вкладыш становится обязательным․
Форма вкладыша нового образца (с 2023 г․)
Новый вкладыш утвержден Приказом Минтруда № 320н и имеет следующие особенности:
- Количество разворотов: 12 для раздела «Сведения о работе», 5 для раздела «Сведения о награждении»;
- Защита от подделок: водяные знаки, микротекст, защитная нить, специальная бумага;
- Единый бланк: форма строго стандартизирована, любые отклонения недопустимы;
- Номер и серия: присваиваются при изготовлении, указываются на ьном листе․
Вкладыш может быть выдан как в бумажном, так и в электронном виде (в случае цифровой трудовой книжки), но в рамках данной статьи рассматривается только бумажный вкладыш, пришиваемый к традиционной трудовой книжке․
Как правильно заполнить вкладыш: пошаговая инструкция
Шаг 1: Проверка соответствия формы
Перед заполнением кадровый работник обязан:
- Убедиться, что вкладыш имеет утвержденную форму (согласно Постановлению Правительства РФ от № 225 и Приказу Минтруда № 320н);
- Проверить целостность бланка, отсутствие повреждений, подделок, несанкционированных пометок;
- Сверить серийный номер вкладыша с реестром организации․
Шаг 2: Заполнение ьного листа
На ьном листе вкладыша указываются следующие данные:
- Фамилия, имя, отчество работника — как на момент выдачи вкладыша (если фамилия изменилась — указывается новая);
- Дата рождения — в формате ДД․ММ․ГГГГ;
- Образование — по данным на момент выдачи вкладыша (например: «среднее общее», «высшее», «среднее профессиональное»);
- Дата выдачи вкладыша — фактическая дата, когда он был выдан работнику (не дата заполнения основной книжки!);
- Серия и номер вкладыша — указываются как на бланке;
- Наименование организации — полное наименование работодателя, выдавшего вкладыш;
- Подпись ответственного лица (кадровика или руководителя) и печать организации․
Образец ьного листа (текст):
Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович Дата рождения: Образование: высшее Дата выдачи вкладыша: Серия: 78 01 Номер: 123456 Наименование организации: ООО «Прогресс» Подпись: ___________ /И․И․ Иванов/ (печать)
Шаг 3: Запись о выдаче вкладыша в основную трудовую книжку
После выдачи вкладыша в основной трудовой книжке обязательно делается запись:
- В графе «Сведения о работе» (последняя свободная строка) делается запись:
Пример записи:
Запись № 127
Содержание: Выдан вкладыш к трудовой книжке № 123456 серии 78 01․
Основание: Приказ № 45 от
Важно! Запись оформляется в основной книжке, а не в вкладыше․ Вкладыш — это дополнение, а не замена․
Шаг 4: Заполнение записей в вкладыше
Записи в вкладыше ведутся по тем же правилам, что и в основной трудовой книжке:
- Используется только черная, синяя или фиолетовая паста (не карандаш, не красный цвет);
- Записи делаются четко, разборчиво, без помарок и исправлений;
- Все даты — в формате ДД․ММ․ГГГГ;
- Наименования должностей и организаций — полные и официальные;
- Основание записи — номер и дата приказа (например: «Приказ № 12 от »);
- Подпись ответственного лица и печать организации обязательны․
Пример записи в вкладыше:
Запись № 1
Содержание: Принят на работу в ООО «Прогресс» на должность инженера-конструктора․
Основание: Приказ № 15 от
Как вшить вкладыш в трудовую книжку?
Вшивание вкладыша — это не просто скрепление листов․ Это юридически значимая процедура, требующая соблюдения техники:
- Вкладыш и основную трудовую книжку складывают вместе по левому краю (как книгу);
- Сшивают тремя стежками по левому краю (внутренний шов — не менее 1,5 см от края);
- Нитки должны быть прочными, не поддающимися разрыву (хлопковые или полиэстеровые);
- Концы ниток завязываются узлом и запечатываются печатью организации — оттиск должен перекрывать узел и край вкладыша;
- На обороте последней страницы основной книжки делается запись: «Вкладыш пришит» с датой и подписью ответственного лица․
Внимание! Самостоятельное скрепление скрепками, зажимами или клеем — недопустимо․ Такой вкладыш не имеет юридической силы․
Что делать, если вкладыш утерян?
Если вкладыш утерян, работодатель обязан:
- Выдать дубликат вкладыша на основании архивных данных;
- Сделать запись в основной трудовой книжке: «Вкладыш № ;․․ серии ․․․ утерян․ Выдан дубликат»;
- В дубликате указать ту же серию и номер, что и в утерянном, но добавить пометку «Дубликат»;
- Сохранить все документы, подтверждающие трудовую деятельность, в архиве․
Ошибки при заполнении вкладыша — и как их избежать
Наиболее частые ошибки:
- Заполнение вкладыша до исчерпания страниц в основной книжке — недопустимо;
- Указание старой фамилии при смене фамилии — нужно указывать текущие данные;
- Использование карандаша или красного цвета, запись аннулируется;
- Отсутствие подписи и печати — вкладыш не действителен;
- Неправильное вшивание — не по левому краю, не тремя стежками;
- Не сделана запись о выдаче вкладыша в основной книжке — нарушение порядка ведения․
Где скачать образец вкладыша и пустой бланк?
Официальные бланки вкладыша можно скачать на сайтах: