Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника․ Особенно это актуально для казенных учреждений, где соблюдение установленных правил ведения и хранения трудовых книжек имеет первостепенное значение․ В данной статье мы подробно рассмотрим порядок ведения трудовых книжек в казенном учреждении, особенности заполнения, хранения и обновления информации․
Общие положения
Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника․ Она ведется на бумажном носителе, хотя в настоящее время активно развивается электронная трудовая книжка․ В казенных учреждениях, как и в других организациях, ведение бумажной трудовой книжки остается обязательным, несмотря на переход на электронный формат․
Основополагающие документы:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), статья 66․
- Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от N 320н (Порядок ведения и хранения трудовых книжек)․
- Приложение 1 к Приказу Минтруда России от N 320н (Инструкция по заполнению трудовых книжек)․
- Постановление Минтруда РФ от N 69 (Правила ведения и хранения трудовых книжек)․
Оформление трудовой книжки при приеме на работу
При приеме на работу казенное учреждение должно выполнить следующие действия:
Заполнение ьного листа:
- В ьном листе указываются наименование организации, дата приема на работу, должность работника, ФИО работника, сведения об образовании и квалификации, а также сведения о предыдущих местах работы (если таковые имеются)․
- ьный лист заполняется на компьютере и распечатывается․
Заполнение раздела «Сведения о работе»:
- В этом разделе фиксируются все периоды работы работника в данном учреждении․
- Для каждого периода указывается:
- Дата приема на работу․
- Должность, на которой работает работник․
- Наименование организации․
- Сведения об увольнении (если применимо)․
Заполнение раздела «Награды, поощрения, выговоры»:
- В этом разделе фиксируются все награды, поощрения и выговоры, полученные работником в процессе работы․
- Для каждого события указывается дата, основание (приказ, распоряжение), описание события․
Подпись работодателя и работника:
- Работодатель и работник подписывают трудовую книжку на ьном листе и на последней странице раздела «Сведения о работе»․
Правила заполнения трудовой книжки
- Записи в трудовой книжке делаются на основании документов, подтверждающих трудовую деятельность: приказов о приеме на работу, переводах, увольнениях, награждениях и т․д․
- Записи вносятся в хронологическом порядке․
- Записи делаются в точном соответствии с документами․
- Зачеркивание записей в трудовой книжке запрещено․ Если необходимо исправить ошибку, необходимо сделать поправку, указав дату, основание для исправления и подпись руководителя организации․
- В разделе «Сведения о работе» указываются только периоды фактической работы работника․
- В трудовой книжке не допускаются сокращения и неясные формулировки․
Хранение трудовых книжек
Казенное учреждение обязано обеспечить надлежащее хранение трудовых книжек․
- Трудовые книжки хранятся в специально отведенном месте, обеспечивающем их сохранность от повреждений, влаги и несанкционированного доступа․
- Доступ к трудовым книжкам предоставляется только работнику и уполномоченным сотрудникам организации․
- Хранение трудовых книжек осуществляется в течение всего срока трудовой деятельности работника и после его увольнения в течение 5 лет․
Обмен старых трудовых книжек на новые
Не требуется обменивать старые трудовые книжки на новые․ Документы старого образца продолжают действовать․
Электронная трудовая книжка
В настоящее время активно развивается электронная трудовая книжка․ Казенные учреждения обязаны вести электронную трудовую книжку в электронном виде․
- Оформление электронной трудовой книжки: Электронная трудовая книжка оформляется в электронном виде и хранится в базе данных, доступной работнику и работодателю․
- Доступ к электронной трудовой книжке: Работник может получить доступ к своей электронной трудовой книжке через портал Госуслуг или через личный кабинет работодателя․
- Обновление электронной трудовой книжки: Информация об изменениях в трудовой деятельности работника автоматически обновляется в электронной трудовой книжке․
Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек
За нарушение правил ведения трудовых книжек предусмотрена административная ответственность․
Полезные ссылки
- Трудовой кодекс РФ: [https://www․consultant․ru/document/cons_doc_LAW_5343](https://www․consultant․ru/document/cons_doc_LAW_5343)
- Приказ Минтруда России от N 320н: [https://consultant․ru/document/cons_doc_LAW_365220/](https://consultant․ru/document/cons_doc_LAW_365220/)
- Инструкция по заполнению трудовых книжек: [https://consultant․ru/document/cons_doc_LAW_365220/](https://consultant․ru/document/cons_doc_LAW_365220/)
- Портал Госуслуг: [https://www․gosuslugi․ru/](https://www․gosuslugi․ru/)
Соблюдение правил ведения и хранения трудовых книжек в казенном учреждении – это важная задача, требующая внимательности и ответственности․ Правильное оформление и ведение трудовых книжек обеспечивает защиту прав работников и позволяет достоверно фиксировать их трудовую деятельность․ Регулярное обновление знаний о требованиях законодательства в области ведения трудовых книжек поможет избежать ошибок и нарушений․