Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим стаж и профессиональную деятельность работника. С учётом переходного периода к электронным трудовым книжкам (ЭТК) и постоянных обновлений нормативной базы, важно знать, как правильно вносить изменения в бумажный и электронный варианты, какие документы необходимы и кто несёт ответственность за их выполнение.

Нормативная база, регулирующая изменение трудовых книжек

• Постановление Правительства РФ от № 225 – «О трудовых книжках», утверждающее Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей.
• Постановление Правительства РФ от № 132 – внесло дополнения и изменения в указанные выше правила.
• Приказ Минтруда России от № 320н – утвердил форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек (действует с ).
• Трудовой кодекс РФ – ст. 66, ст. 66.1 (о переходе на электронную форму), ст. 64 (о ведении трудовых книжек).
• Федеральный закон от № 442‑ФЗ – ввёл электронные трудовые книжки и определил порядок их ведения.

Виды изменений, которые могут быть внесены в трудовую книжку

Изменение личных данных работника

К ним относятся фамилия, имя, отчество и дата рождения. Изменения допускаются только при наличии подтверждающих документов (свидетельство о браке, решение суда о перемене имени, паспорт и т.д.).

Изменение сведений о работе

• Дата приёма и увольнения;
• Наименование организации, её структурное подразделение;
• Должность, профессия, специальность;
• Основание для записи (приказ, трудовой договор, соглашение и т.п.).

Внесение записи о переходе на электронную трудовую книжку

С в бумажной книжке делается запись в графе 3: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ». В графе 4 указывается документ (заявление о переходе на ЭТК), его дата и номер регистрации.

Порядок внесения изменений в бумажную трудовую книжку

1. Подготовка основания – приказ о приёме/увольнении, изменении должности, документы о изменении личных данных.
2. Заполнение соответствующих граф:
   • Графы 1‑2 – дата и номер записи;
   • Графы 3‑4 – содержание записи и основание;
   • При исправлении ошибочной записи – зачеркивание неверной информации, запись правильных данных сверху, указание реквизитов документа‑основания.
3. Подпись и печать – запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печатью организации.
4. Внесение в журнал движения трудовых книжек – фиксируется дата изменения, номер книжки и краткое описание внесённой правки.

Порядок внесения изменений в электронную трудовую книжку (ЭТК)

ЭТК ведётся в информационной системе Социального фонда России (СФР). Изменения вносятся работодателем через подачу сведений по форме ЕФС‑1 (сведения о трудовой деятельности и страховых взносах).

1. Формирование файла ЕФС‑1 в соответствии с актуальным форматом (XML).
2. Передача файла в СФР через личный кабинет работодателя на портале Госуслуги или непосредственно через СФР.
3. После принятия сведений СФР обновляет электронную трудовую книжку работника.
4. Работник может ознакомиться с обновлённой записью в своём личном кабинете на Госуслугах или запросить выписку.

Важно: при переходе с бумажного варианта на электронный необходимо одновременно внести запись в бумажную книжку (см. п. 3 выше) и подать соответствующие сведения в СФР.

Кто имеет право вносить изменения?

Согласно пункту 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утверждённых Приказом Минтруда № 320н:

• Изменения вносит тот работодатель, который допустил ошибку или у которого произошли изменения в трудовой деятельности работника.
• При приёме на новую работу – новый работодатель делает запись о приёме, основываясь на трудовом договоре и приказе.
• При изменении личных данных – работодатель, получивший подтверждающий документ (например, паспорт с новой фамилией), вносит исправление.

Типичные ошибки и способы их избежания

• Отсутствие основания для записи – всегда прикладывайте приказ, договор или иной документ, подтверждающий изменение.
• Неправильное зачеркивание при исправлении – черта должна быть ровной, над ней пишутся правильные данные, а в поле «основание» указывается номер и дата документа‑исправления.
• Пропуск печати или подписи – без них запись считается недействительной.
• Несвоевременная подача ЕФС‑1 при работе с ЭТК – сведения должны быть направлены не позднее пяти рабочих дней с даты события.
• Неучёт требований профсоюза – если в организации действует профсоюз, изменения в трудовой книжке (особенно при переходе на электронный формат) необходимо согласовать с ним.

Образцы записей (бумажная трудовая книжка)

Пример записи о приёме на работу:

Графы 1‑2: № 12

Граф 3: Принят на работу инженером‑механиком отдела технического обслуживания.

Граф 4: Приказ № 45 от о приёме на работу.

Пример исправления фамилии:
Графы 1‑2: № 57

Граф 3: Иванов Иван Иванович (зачеркнуто) → Петров Петр Петрович

Граф 4: Свидетельство о перемене имени № 778 от , выданное ЗАГС г. Москвы.

Пример записи о переходе на электронную трудовую книжку (с ):
Графы 1‑2: № 101

Граф 3: Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Граф 4: Заявление о переходе на электронную трудовую книжку № 2023/01 от , регистрационный номер СФР‑2023‑00123.

Изменение трудовых книжек – процесс, требующий внимательного отношения к нормативным требованиям и документальному оформлению. Независимо от того, ведётся ли книжка в бумажном или электронном виде, ключевыми моментами являются:

наличие подтверждающего документа;
правильное заполнение граф и указание основания;
подпись и печать уполномоченного лица;
своевременная подача сведений в Социальный фонд России при работе с ЭТК;
соблюдение внутренних процедур (согласование с профсоюзом, если требуется).

Следуя изложенным рекомендациям, работодатели смогут избежать штрафов и споров с работниками, а сотрудники получат достоверный отражение своей трудовой истории, что особенно важно при назначении пенсии, подтверждении стажа и при трудоустройстве на новую работу.