Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. В некоторых случаях в неё необходимо внести изменения, которые оформляются в виде вкладыша. Ниже подробно рассмотрен порядок, основания и требования к оформлению таких изменений.

Когда требуется внести изменения во вкладыш трудовой книжки

• Изменение основания увольнения (например, по решению суда).
• Исправление ошибочно записанных данных о должности, подразделении или дате приёма/увольнения.
• Дополнение сведений о награждении, поощрении или дисциплинарном взыскании, если они не были внесены в основной лист.
• Уточнение сведений о периодах работы, если они были пропущены при первоначальном заполнении.
• Внесение изменений в связи с реорганизацией организации (смена наименования, ИНН, юридического адреса).

Нормативная база

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 84.1).
2. Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках».
3. Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая Приказом Минтруда России от № 69.
4. Федеральный закон «О судебной системе и статусе судей» (в части судебных решений по трудовым спорам).

Кто может инициировать изменение

• Работник – при несогласии с записью в трудовой книжке (например, основание увольнения).
• Работодатель – при выявлении ошибки или необходимости уточнения сведений.
• Суд – при удовлетворении иска работника о изменении основания увольнения или иных записей.

Порядок внесения изменений во вкладыш

Подготовка документов

Для оформления вкладыша необходимо подготовить:

• Заявление работника (или служебную записку работодателя) с указанием того, какие сведения требуется изменить и почему.
• Документ‑основание: копия приказа об увольнении, переводе, награждении, решение суда и т.д.
• Трудовая книжка работника (оригинал).
• Паспорт работника (для сверки личных данных).

Составление вкладыша

Вкладыш оформляется на отдельном листе бумаги формата А4, который затем подшивается к трудовой книжке. На листе указываются:

• Название документа – «Вкладыш к трудовой книжке».
• ФИО работника, дата рождения, номер трудовой книжки.
• Перечень изменяемых записей с указанием:
• номера строки в трудовой книжке;
• старой записи;
• новой записи;
• основания для изменения (номер и дата приказа, решение суда и т.д.).
• Дата составления вкладыша.
• Подписи:
• работника (с расшифровкой);
• ответственного лица от работодателя (кадровик, руководитель отдела кадров);
• печать организации (если имеется).

Подшивка вкладыша к трудовой книжке

После подписания вкладыш аккуратно подшивается к трудовой книжке в месте, указанном в инструкции (обычно после последней записи основного листа). Подшивка производится простым швом или специальной скрепкой, чтобы лист не мог быть легко удалён без заметного повреждения;

Внесение отметки в трудовую книжку

На основном листе трудовой книжки, в графе «Сведения о работе», делается запись:

«Внесён вкладыш от ___.__.____ № ___. Основание: ___.»

Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.

Особенности при изменении основания увольнения по решению суда

Если работник оспаривает увольнение и суд удовлетворяет его иск, изменение основания увольнения оформляется следующим образом:

1. Получить копию решения суда (или определения) о признании увольнения незаконным и о восстановлении на работе либо о выплате компенсации.
2. Составить вкладыш, в котором указать:
• старое основание увольнения (например, «по собственному желанию»);
• новое основание (например, «увольнение признано незаконным, восстановлен на работе» или «уволен по статье 81 ТК РФ за прогул» в зависимости от решения суда).
3. Подшить вкладыш к трудовой книжке и сделать отметку в основном листе, как описано выше.
4. Уведомить работника о внесении изменений под подпись.

Возможные сложности и способы их решения

• Отказ работодателя внести изменения. Работник может обратиться в трудовую инспекцию или подать иск в суд о принудительном внесении изменений.
• Отсутствие необходимых документов. Нужно запросить дубликаты приказов, справок или судебных решений в архиве организации или в суде.
• Ошибка в оформлении вкладыша. При обнаружении ошибки вкладыш следует аннулировать (сделать отметку «Аннулировано» и составить новый).
• Потеря трудовой книжки. В случае утраты документа необходимо восстановить её на основании справок о периодах работы и затем оформить необходимые вкладыши.

Пример оформления вкладыша (схема)

ВКЛАДЫШ К ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ
ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
№ трудовой книжки: 456789

Изменения:
Стр. 5: «Уволен по собственному желанию» → «Уволен по решению суда от (дело № 2-123/2026) как незаконное».
Основание: Решение Советского районного суда г. Москвы от № 2-123/2026.

Дата составления: 
Подпись работника: __________________ /Иванов И.И./
Подпись кадровика: __________________ /Петрова С.А./
(печать организации)

После подшивки вкладыша в трудовую книжку в основном листе делается запись:

«Внесён вкладыш от № 1. Основание: решение суда от .»

Внесение изменений во вкладыш трудовой книжки – это строго регламентированная процедура, направленная на обеспечение достоверности сведений о трудовой деятельности работника. Соблюдение установленного порядка, правильное оформление документов и timely взаимодействие между работником, работодателем и, при необходимости, судом позволяют избежать споров и защитить права обеих сторон.

Помните, что любой вкладыш должен быть подшит к трудовой книжке, а факт его внесения обязательно отражается в основном листе документа. Только в этом случае изменения будут иметь юридическую силу и будут признаны действительными при проверке трудовой инспекцией, судом или будущим работодателем.