Важно! Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Правильное внесение записей о награждениях и поощрениях имеет значение для начисления пенсии, льгот и других социальных выплат. Ошибки в оформлении могут привести к серьезным последствиям для работника.
Самое главное помнить:
- Записи о награждениях и поощрениях вносятся в разделы «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» трудовой книжки;
- Записи должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации;
- Нумерация записей ведется сквозным образом в течение всей трудовой деятельности;
- В электронных трудовых книжках записи о награждениях не предусмотрены;
- Все записи должны соответствовать приказу о награждении или поощрении.
Нормативная база
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, в трудовую книжку вносятся сведения о награждениях за успехи в работе. Порядок ведения и заполнения трудовых книжек регулируется:
- Постановлением Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
- Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда России от № 69);
- Приказами и локальными нормативными актами организации.
Разделы для записей о награждениях и поощрениях
В трудовой книжке существуют два отдельных раздела для фиксации соответствующих сведений:
Раздел «Сведения о награждениях»
В этом разделе фиксируются:
- Награждения государственными наградами (ордена, медали, почетные звания);
- Награждения ведомственными наградами;
- Награждения почетными грамотами, дипломами, нагрудными знаками;
- Присвоение почетных званий.
Раздел «Сведения о поощрениях»
В этот раздел вносятся записи о:
- Поощрениях, связанных с работой на предприятии (премии, благодарности, почетные грамоты);
- Поощрительных выплатах;
- Других формах признания заслуг работника.
Пример: Если работник был награжден почетной грамотой за добросовестный труд, эта запись вносится в раздел «Сведения о поощрениях». Если же он был награжден медалью «За трудовую доблесть», то запись делается в разделе «Сведения о награждениях».
Порядок внесения записей
Общие требования
- Полное наименование организации — в виде заголовка указывается полное и (при наличии) сокращенное наименование организации;
- Порядковый номер записи — нумерация ведется сквозным образом в течение всей трудовой деятельности работника;
- Дата награждения — указывается дата издания приказа о награждении;
- Сведения о награде — указывается, чем именно награжден работник;
- Основание — ссылка на приказ или распоряжение;
- Подпись и печать — запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.
Пример заполнения записи о награждении
Пример записи:
Графа 1: 5
Графа 2:
Графа 3:
Общество с ограниченной ответственностью «Прогресс» (ООО «Прогресс»)
Награжден медалью «За вклад в развитие компании» за добросовестный труд и достижение высоких производственных показателей.
Основание: Приказ № 45 от
Графа 4: Приказ № 45 от
Пример заполнения записи о поощрении
Пример записи:
Графа 1: 12
Графа 2:
Графа 3:
Публичное акционерное общество «Инноватор» (ПАО «Инноватор»)
Объявлена благодарность за активное участие в корпоративных мероприятиях и проявленную инициативу.
Основание: Приказ № 78 от
Графа 4: Приказ № 78 от
Особенности внесения записей при увольнении
Если награждение или поощрение произошло до увольнения, но запись не была внесена, работодатель обязан сделать это при увольнении. При этом:
- Указывается полное наименование текущего работодателя;
- Указывается дата награждения;
- Указывается основание (приказ);
- Запись заверяется подписью и печатью.
Очень важно чтобы:
- Записи вносились своевременно — не позднее недельного срока после издания приказа;
- Использовались официальные формулировки, соответствующие приказу;
- Записи были заверены подписью и печатью;
- При исправлении ошибок соблюдались установленные процедуры.
Что НЕ вносится в трудовую книжку
Следующие виды поощрений не вносятся в трудовую книжку:
- Денежные премии;
- Материальная помощь;
- Не связанные с трудовой деятельностью награды;
- Поощрения, не оформленные приказом;
- Записи о награждениях в электронной трудовой книжке;
Ответственность за неправильное внесение записей
Несвоевременное или неправильное внесение записей о награждениях и поощрениях может повлечь:
- Административную ответственность для работодателя (статья 5.27 КоАП РФ);
- Проблемы с начислением пенсии — неточности могут привести к занижению стажа;
- Отказ в предоставлении льгот — записи о награждениях могут быть основанием для получения различных социальных выплат;
- Судебные споры между работником и работодателем.
Рекомендации кадровикам
- Своевременность: Вносите записи не позднее 7 дней после издания приказа;
- Точность: Используйте официальные формулировки, соответствующие приказу;
- Проверка: Перед внесением записи сверьте данные с приказом;
- Архивирование: Храните копии приказов о награждениях и поощрениях;
- Обучение: Проводите инструктаж для ответственных лиц по правилам ведения трудовых книжек;
- Электронные трудовые: Помните, что в электронных трудовых книжках записи о награждениях не предусмотрены;
- Исправление ошибок: При обнаружении ошибки оформите исправление в установленном порядке.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вносить записи о награждениях задним числом?
Да, можно. Если награда была вручена ранее, но запись не была внесена, работодатель обязан сделать это при увольнении или по запросу работника. При этом указывается дата награждения и основание (приказ).
Нужно ли заверять записи о поощрениях печатью?
С 2021 года организации не обязаны иметь печать. Однако если печать есть, она должна быть проставлена. Если печати нет, достаточно подписи ответственного лица.
Можно ли вносить записи о награждениях вкладышем?
Да, если в основной трудовой книжке нет свободных страниц, записи о награждениях и поощрениях вносятся во вкладыш. При этом на вкладыше делается соответствующая пометка.
Как исправить ошибку в записи о награждении?
Для исправления ошибки:
- Зачеркните неправильную запись одной чертой;
- Напишите «Исправленному верить» с указанием должности и подписи;
- Сделайте правильную запись;
- Укажите основание исправления;
- Заверьте исправление подписью и печатью.
Невероятно важно помнить: Все записи в трудовой книжке должны быть точными и актуальными. Ошибки могут привести к серьезным последствиям для работника, включая занижение пенсии или отказ в предоставлении льгот.
Правильное внесение записей о награждениях и поощрениях в трудовую книжку — это не только требование закона, но и забота о правах работника. Каждый кадровик и работодатель должен помнить:
- Записи вносятся в соответствующие разделы;
- Нумерация ведется сквозным образом;
- Записи заверяются подписью и печатью;
- Основанием является приказ;
- Ошибки должны быть своевременно исправлены.
Следуя этим правилам, вы избежите административной и материальной ответственности, а также защитите права работников на получение заслуженных льгот и пенсий.
Дата публикации: 22 мая 2026 года