Дата актуализации: г.
Содержание
- Нормативно‑правовая база
- Когда обязательна запись в трудовую книжку
- Кто отвечает за внесение изменений
- Пошаговая инструкция по внесению записи
- Образцы записей и штампа
- Типичные ошибки и как их избежать
- Часто задаваемые вопросы
Нормативно‑правовая база
Порядок внесения в трудовую книжку записей о переименовании работодателя регулируется следующими актами:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66) – обязанность работодателя обеспечить достоверность сведений в трудовой книжке.
- Приказ Минтруда России от № № П-2‑2023 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
- Приказ Минэкономразвития РФ от № П‑2‑2024 «Об утверждении формы приказа о переименовании организации и образца штампа».
- Федеральный закон № 129‑ФЗ «Об обязательном электронном документообороте в сфере труда» (в части электронных записей).
Когда обязательна запись в трудовую книжку
Запись в трудовую книжку обязана быть сделана в следующих случаях:
- Полное или сокращённое наименование организации‑работодателя изменилось (переименование, слияние, разделение).
- Изменилось юридическое лицо (например, переход от ИП к ООО) – в этом случае необходимо оформить запись о смене работодателя, а не только переименования.
- Изменения затронули только сокращённое название, но они зафиксированы в ЕГРЮЛ – запись также обязательна.
Кто отвечает за внесение изменений
Ответственность за корректное оформление записей возлагается на:
- Отдел кадров – непосредственно вносит запись в трудовую книжку;
- Руководитель организации – издаёт приказ о переименовании и назначает ответственных за внесение изменений.
- Бухгалтерия/служба документооборота – обеспечивает наличие оригинала приказа и штампа.
Если численность персонала превышает 100 человек, рекомендуется использовать штамп (см. раздел Образцы записей и штампа), чтобы ускорить процесс.
Пошаговая инструкция по внесению записи
Шаг 1. Подготовка приказа о переименовании
- Сформировать приказ в соответствии с Приказом Минтруда № П‑2‑2023.
- Указать в приказе:
- Полное и сокращённое прежнее наименование организации.
- Полное и сокращённое новое наименование.
- Дата регистрации изменений в ЕГРЮЛ (дата внесения в ЕГРЮЛ).
- Номер приказа и подпись руководителя.
- Утвердить приказ на общем собрании (при необходимости).
Шаг 2. Подготовка штампа (по желанию)
Для массового внесения записей в бумажные трудовые книжки оформляют штамп со следующим текстом:
Организация «Прежнее полное название» (сокр. «Прежнее сокращённое») переименована в «Новое полное название» (сокр. «Новое сокращённое») с дата регистрации в ЕГРЮЛ.
Штамп подписывается руководителем и печатью организации.
Шаг 3. Внесение записи в трудовую книжку
- Открыть графу 3 «Сведения о работе» в трудовой книжке.
- Внести запись отдельной строкой следующего образца (см. раздел Образцы записей).
- В графу 4 «Основание» указать:
- Приказ № _____ от «____» _____ год.
- Дата регистрации в ЕГРЮЛ.
- Подписать запись (рука кадровика) и поставить печать организации.
- Если используется штамп – проставить его рядом с записью.
Шаг 4. Регистрация изменений в электронных системах
Для сотрудников, у которых ведётся электронная трудовая книжка (ЭТК), необходимо:
- Загрузить скан‑копию приказа в систему «Электронный кадровый документооборот».
- Внести электронную запись через модуль «Трудовая книжка» – система автоматически заполняет поля «Основание» и «Дата».
Образцы записей и штампа
Запись в бумажной трудовой книжке
Пример записи в графе 3 «Сведения о работе»:
Организация «ООО «ТехноПром» (сокр. «ТехноПром») переименована в «ООО «ТехноПром Инновации» (сокр. «ТехноПром Инн») с .
Графа 4 «Основание»:
Приказ № 12/2026 от г. «О переименовании организации», запись внесена в ЕГРЮЛ г.
Штамп
Внешний вид штампа (пример):
Текст штампа (без графических элементов):
ООО «ТехноПром» (сокр. «ТехноПром») переименована в ООО «ТехноПром Инновации» (сокр. «ТехноПром Инн») с .
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие даты регистрации в ЕГРЮЛ. – без этой даты запись считается неполной и может быть оспорена в инспекции;
- Неправильный порядок полей. – в графе 3 сначала указывается прежнее название, затем новое; в графе 4 – только основание (приказ) и дата.
- Запись в одну строку без разделения. – в случае больших названий запись должна быть разбита на две строки, но каждая строка должна быть отдельной записью в графе 3.
- Отсутствие подписи и печати. – без подписи кадровика и печати запись считается недействительной.
- Не обновлены электронные трудовые книжки. – в случае наличия ЭТК запись в бумажной книге без синхронизации в системе может привести к расхождению данных.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли вносить запись, если изменилось только сокращённое название?
Да. Любое изменение, зафиксированное в ЕГРЮЛ, в т.ч. только сокращённого названия, подлежит отражению в трудовой книжке.
Как оформить запись, если переименование произошло в течение года, а в книжке уже есть запись о приёме на работу?
В графе 3 делается новая запись отдельной строкой, в которой указывается «переименована в …». При этом прежняя запись о приёме остаётся без изменений.
Можно ли использовать электронный документ вместо бумажного приказа?
Да, если электронный документ подписан квалифицированной электронной подписью и загружен в систему ЭТК. Для бумажных трудовых книжек всё равно требуется оригинал приказа в бумажной форме.
Что делать, если сотрудник уже уволен, а переименование произошло после его увольнения?
Запись в трудовую книжку вносится только в случае, если сотрудник находится в организации на момент переименования. Для уволенных работников запись не требуется, но в их трудовую книжку может быть внесена справка о переименовании, если это необходимо для подтверждения стажа.
Как оформить запись, если переименование сопровождается изменением юридической формы (например, из ИП в ООО)?
В этом случае необходимо оформить запись о смене работодателя, а не только переименования. Записывается новое юридическое лицо, а прежнее указывается в графе «Основание» (приказ о реорганизации).
Корректное отражение переименования организации в трудовой книжке – важный элемент кадрового документооборота, который защищает интересы как работодателя, так и работника. Соблюдая нормативные требования, используя штатные формы приказов и, при необходимости, штамп, можно быстро и без ошибок обновить сведения в трудовых книжках всех сотрудников.
При возникновении вопросов рекомендуется обратиться к отделу кадров или к юристу по трудовому праву для уточнения деталей конкретного случая.