С появлением электронных трудовых книжек (ЭТК) многие кадровики и работники задаются вопросом: как теперь оформлять награждения? Процедура имеет свои особенности, но в целом сохраняет логику бумажного носителя. Эта статья подробно разберет порядок внесения, оформление и решение спорных ситуаций.
Общий порядок внесения записи о награждении
Законодательство не делает исключения для электронного формата. Запись о награждении (поощрении) вносится на основании локального нормативного акта или приказа (распоряжения) работодателя.
Сроки и основание
- Срок: Запись вносится не позднее одной недели с даты издания приказа о награждении (п. 10 Правил ведения ТК).
- Основание: Обязательным документом является приказ (распоряжение) работодателя, даже если награждение оформлено грамотой или дипломом. Без этого документа запись невозможна;
- Точность: Текст записи в ЭТК должен полностью соответствовать тексту приказа.
Порядковый номер и дата
В электронной системе каждая запись имеет свой порядковый номер. При внесении награждения:
- Система автоматически присвоит номер, следующий за последней записью в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» (в зависимости от структуры ЭТК).
- Указывается дата внесения записи (дата подписания приказа или дата фактического внесения, если она совпадает).
Как заполняются графы в электронной трудовой книжке
В электронном формате структура аналогична бумажному бланку. Ключевые графы для записи о награждении:
Графа 1: «Порядковый номер записи»
Присваивается системой автоматически, как описано выше.
Графа 2: «Дата внесения записи»
Указывается дата, когда запись фактически вносится в ЭТК. Обычно это дата приказа или дата подписания соответствующего документа.
Графа 3: «Сведения о награждении (поощрении)»
Здесь указывается полное и точное текстовое описание награды. Примеры:
- «Награжден(а) Почетной грамотой ООО “Ромашка” за многолетнюю безупречную работу и высокие производственные показатели»
- «Объявлена благодарность Генеральным директором АО “Старт” за активное участие в корпоративном мероприятии “День здоровья-2025”»
- «Награжден(а) ценным подарком (Смарт-часы Apple Watch) за достижение плана продаж за 1 квартал 2025 года»
Графа 4: «На основании документа»
Это самая важная и часто проблемная графа. Указываются реквизиты документа-основания:
- Вид документа: Приказ, распоряжение.
- Номер документа: Если номер есть — обязательно указывается. Если номера нет (редко, но бывает), указываеться «Без номера» и дата документа.
- Дата документа: Число, месяц, год издания приказа.
Пример корректного заполнения Графы 4:
На основании Приказа директора ООО “Вектор” от № 123-к
Это распространенная проблема, особенно с награждениями от отделов. Запись в ЭТК без приказа не может быть внесена. Необходимо:
- Обратиться в отдел кадров или к руководству для поиска или восстановления копии приказа.
- Если приказ утерян и восстановить его невозможно, работодатель может издать новый приказ (например, «О подтверждении факта награждения…») с указанием даты и основания первоначального награждения. На основании этого нового приказа и вносится запись.
- В крайнем случае, если награждение было, но документы безвозвратно утеряны, запись не вносится. Рекомендуется иметь при себе копию грамоты как подтверждение факта для будущих работодателей.
Особые случаи и исправления
Внесение награждения, о котором забыли ранее (ретроспективно)
Если награждение было, но запись в трудовую книжку (бумажную или электронную) не была сделана вовремя, работодатель вправе внести ее задним числом.
- Запись вносится под текущим порядковым номером (следующим за последней записью).
- В графе 2 (дата внесения) указывается текущая дата (дата фактического внесения).
- В графе 3 и 4 указываются дата и номер исходного приказа о награждении.
Пример: Приказ о награждении был от № 45, а запись в ЭТК вносится . В графе 2 ставится , в графе 4 — «На основании Приказа от № 45».
Как поступить с недействительной записью?
Если в бумажной трудовой книжке была сделана ошибочная запись о награждении (например, с ошибкой в тексте или номере приказа), ее признают недействительной. При переносе данных в ЭТК или при исправлении:
- После последней действительной записи в разделе «Сведения о работе» вносится новая запись.
- В графе 3 пишут: «Запись за номером [X] недействительна».
- Затем, следующим порядковым номером, вносится правильная запись о награждении.
Этот же принцип применяется, если нужно исправить или аннулировать запись о награждении.
Что в разделе «Сведения о награждениях»?
В электронной трудовой книжке, как и в бумажной, записи о награждениях обычно вносяться в отдельный раздел «Сведения о награждениях (поощрениях)». Порядок нумерации в этом разделе также ведется отдельно, последовательно.
Важно: Внесение сведений о награждении в этот раздел не заменяет внесения записи в раздел «Сведения о работе» (если награждение связано с конкретным периодом работы). Чаще всего делается запись в разделе «Сведения о награждениях», а в разделе «Сведения о работе» может быть краткая ссылка.
Практические шаблоны записей
Шаблон 1: Стандартная запись о награждении грамотой
| Графа | Содержание |
|---|---|
| Порядковый номер | Автоматически (например, 5) |
| Дата внесения | |
| Сведения о награждении | Награжден(а) Почетной грамотой ООО “ТехноПром” за внедрение инновационного проекта “Энергосбережение-2024” |
| На основании документа | Приказа директора ООО “ТехноПром” от № 88-к |
Шаблон 2: Запись о недействительной старой записи (исправление)
| Графа | Содержание |
|---|---|
| Порядковый номер | 12 (следующий после последней действительной записи) |
| Дата внесения | |
| Сведения о награждении | Запись за номером 7 недействительна. |
| На основании документа | — |
(Следующей записью, №13, вносится правильная запись о награждении)
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Обязательно ли вносить награждение от отдела (без номера приказа)?
Ответ: Да, если есть официальный документ от работодателя (приказ/распоряжение); Без него запись невозможна. Грамота отдела сама по себе не является основанием. Нужно добиться издания соответствующего приказа руководством компании.
Вопрос: Куда вносить награждение, если выбрал электронную трудовую книжку?
Ответ: В электронную трудовую книжку. Работодатель обязан внести все сведения, включая награждения, в ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг или свою внутреннюю систему, интегрированную с ФСС. Записи в бумажную книжку (если она есть в виде выписки) не производятся.
Вопрос: Нужно ли вносить награждение при увольнении?
Ответ: Да. Все награждения, полученные в период работы в организации, должны быть отражены в трудовой книжке (электронной) независимо от даты увольнения. Запись вносится на основании приказа, изданного в период работы сотрудника.