Перевод сотрудника на другую должность – одно из наиболее распространённых кадровых мероприятий․ Оформление такого перевода требует соблюдения не только трудового законодательства, но и правил ведения и хранения трудовых книжек․ Ниже представлен подробный разбор порядка внесения записей о переводе, актуальных нормативных актов и типичных примеров заполнения․
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст․ 72․1 (перевод на другую работу)․
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утверждён приказом Минтруда России от № 722н)․
- Разъяснения Роструда (информационные письма от 2023‑2025 гг․) о необходимости указания структурного подразделения при переводе внутри одного подразделения․
- КонсультантПлюс и Гарант․Ру – практические рекомендации и образцы записей․
Когда требуется запись в трудовой книжке?
Согласно пункту 10 Правил ведения трудовых книжек, запись о переводе на другую постоянную работу вносится:
- на основании приказа (распоряжения) о переводе;
- не позднее недельного срока с даты издания приказа;
- в разделе «Сведения о работе» (или в электронном виде – в сведениях о трудовой деятельности)․
Как оформляется перевод внутри одного структурного подразделения?
Если в трудовом договоре изначально указано наименование отдела (структурного подразделения), то при переводе на другую должность в том же отделе запись должна содержать указание на это подразделение․ Тако́й подход подтверждён:
- разъяснениями Роструда (2023 г․);
- мнениями экспертов КонсультантПлюс и Гарант․Ру;
- практикой заполнения трудовых книжек в организациях․
Варианты формулировок записи
- Вариант 1: «Переведен в отдел продаж на должность продажника»․
- Вариант 2: «Переведен на должность продажного гада в отделе продаж»․
- Вариант 3: «Переведен на должность продажного гада в том же отделе»․
Все три варианта допустимы, если в трудовом договоре изначально прописано «отдел продаж»․ Выбор формулировки зависит от внутренних регламентов организации и предпочтений кадровой службы․
Перевод в другое структурное подразделение (в другой отдел)
При переводе сотрудника в другой отдел запись оформляется следующим образом:
- указывается новое структурное подразделение;
- указывается новая должность;
- при необходимости – дата перевода и номер приказа․
Образец записи (перевод в другой отдел)
Пример: «Переведен из отдела продаж в отдел маркетинга на должность специалиста по рекламе»․
Требования к оформлению записи
- Запись делается одной строкой в трудовой книжке (или в электронном виде – в соответствующем поле)․
- Используются только официальные наименования должностей и подразделений, утверждённые в штатном расписании․
- Не допускаются сокращения, если они не закреплены локальными нормативными актами организации․
- После записи ставится подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель подразделения) и печать организации (при наличии)․
Сроки внесения записи
Согласно пункту 10 Правил, запись о переводе на другую постоянную работу должна быть внесена не позднее недельного срока с момента издания приказа о переводе․ Нарушение этого срока может повлечь административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ․
Дополнительные документы, сопровождающие перевод
- Приказ о переводе (форма Т‑12 или иная, утверждённая организацией)․
- Дополнительное соглашение к трудовому договору (если меняются условия труда, оклад, режим работы и т․д․)․
- Личная карточка сотрудника (форма Т‑2) – в неё также вносится информация о переводе․
- ЕФС‑1 – при изменении данных, влияющих на персонифицированный учёт (например, изменение оклада)․
Частые ошибки при заполнении
- Отсутствие указания структурного подразделения, когда оно было прописано в трудовом договоре․
- Использование неофициальных наименований должностей (например, «менеджер по продажам» вместо утверждённого «специалист по продажам»)․
- Запись сделана позже недельного срока․
- Отсутствие подписи и печати, что делает запись недействительной․
- Смешивание информации о переводе и о совмещении должностей (это разные виды изменений)․
Рекомендации для кадровых служб
- Перед изданием приказа о переводе уточнить, указано ли в трудовом договоре структурное подразделение․
- Подготовить шаблон записи в трудовой книжке, соответствующий требованиям Порядка 2022 года․
- Обеспечить контроль за соблюдением недельного срока внесения записи (можно настроить напоминание в кадровой системе)․
- При переводе внутри одного подразделения всегда дублировать название отдела в записи, чтобы избежать претензий со стороны инспекции труда․
- Хранить копии приказов и дополнительных соглашений в личном деле сотрудника не менее 50 лет (как требует законодательство о хранении кадровых документов)․
Правильное оформление сведений о переводе на другую должность в трудовой книжке – важный элемент кадрового документооборота, который обеспечивает прозрачность трудовых отношений и защищает права как работника, так и работодателя․ Следуя актуальным нормативным актам (Порядок 2022 года, разъяснения Роструда, рекомендации КонсультантПлюс и Гарант․Ру) и учитывая особенности указания структурного подразделения, кадровая служба сможет избежать типичных ошибок и обеспечить корректное ведение трудовых книжек․