В современной кадровой практике благодарственное письмо является одним из самых распространённых видов поощрения сотрудников. Оно не только повышает мотивацию‚ но и фиксируется в официальном документе – трудовой книжке. Ниже подробно рассмотрен порядок награждения‚ нормативная база‚ этапы оформления и образцы записей.

Нормативная основа

• Трудовой кодекс РФ (ст. 191) – предусматривает возможность поощрения работников за добросовестный труд.
• Постановление Правительства РФ № 255 от (пункт 24) – разрешает кадровым работникам вносить сведения о награждении в соответствующий раздел трудовой книжки.
• Внутренние локальные акты организации (положение о поощрении‚ коллективный договор‚ правила внутреннего трудового распорядка) – должны содержать порядок объявления благодарности и условия её занесения в трудовую книжку.

Когда и за что можно объявить благодарность?

Благодарственное письмо выдаётся за:

• выполнение или перевыполнение производственных планов;
• добросовестное исполнение трудовых обязанностей;
• проявление инициативы‚ рационализаторские предложения;
• участие в корпоративных мероприятиях‚ волонтёрской деятельности;
• иные значимые достижения‚ признанные руководством.

Порядок оформления благодарственного письма

1. Подготовка ходатайства – непосредственный руководитель составляет служебную записку с описанием достижений сотрудника и предложением о награждении.
2. Согласование – документ направляется в отдел кадров и‚ при необходимости‚ к руководителю подразделения для утверждения.
3. Издание приказа – на основании ходатайства издаётся приказ о награждении благодарственным письмом (пример: «Приказ № 123 от о награждении Ракитиной К.О. благодарственным письмом за перевыполнение плана продаж»).
4. Формирование самого письма – оформляется на бланке организации‚ содержит:
   • название организации;
   • дату и номер приказа;
   • ФИО сотрудника;
   • суть благодарности (за что награждён);
   • подпись руководителя и печать организации.
5. Внесение записи в трудовую книжку – после получения сотрудником письма кадровый специалист делает запись в разделе «Сведения о награждении».

Как правильно внести запись в трудовую книжку?

Запись о благодарственном письме вносится согласно стандартной процедуре:

• Графа 1 – порядковый номер записи (непрерывная нумерация на всём протяжении трудовой деятельности).
• Графа 2 – дата награждения (дата‚ указанная в приказе).
• Графа 3 – сведения о награждении: указывается наименование поощрения («Благодарственное письмо») и причина награждения (кратко‚ например‚ «за перевыполнение плана продаж за II квартал 2025 г.»).
• Графа 4 – реквизиты документа‚ основание для внесения записи: название приказа‚ его номер и дата.

Пример заполнения:

Благодарственное письмо за перевыполнение плана продаж за II квартал 2025 г.

 Приказ № 123 от

Образец благодарственного письма (текст)

Благодарственное письмо
Муниципальное учреждение «Образцовая школа»
г. Москва‚ 10 августа 2025 г.
Уважаемая Ракитина К.О.!
За выдающиеся результаты в работе‚ а именно за перевыполнение плана продаж на 120 % за II квартал 2025 г.‚ объявляем Вам благодарность.
Ваш профессионализм и целеустремлённость служат примером для коллектива.
Директор _____________ /Иванов И.И./
М.П.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись о благодарственном письме в трудовую книжку?
Да‚ если в локальных актах организации предусмотрено занесение сведений о поощрениях. Это подтверждается разъяснениями Роструда и пунктом 24 Постановления № 255.
Можно ли внести запись без приказа?
Нет. Запись делается только на основании изданного приказа (или иного распорядительного документа)‚ подтверждающего факт награждения.
Куда вносить запись‚ если в трудовой книжке нет раздела «Сведения о награждении»?
В таком случае раздел создаётся кадровым работником в соответствии с формой трудовой книжки (стр. 4‑5). Если книжка уже заполнена‚ запись вносится в первый свободный лист раздела «Сведения о награждении».
Нужно ли заверять запись печатью организации?
Печать ставится только на самом благодарственном письме. В трудовой книжке запись заверяется подписью ответственного кадрового работника и датой внесения.
Можно ли занести несколько благодарностей в одну запись?
Каждое поощрение оформляется отдельной строкой с собственным порядковым номером‚ датой и реквизитами приказа.

Почему важно фиксировать благодарность в трудовой книжке?

Документальное подтверждение достижений – при приёме на новую работу или повышении квалификации запись служит доказательством профессиональных заслуг.
Повышение лояльности сотрудников – видимое признание усилий повышает мотивацию и удерживает ценные кадры.
Соответствие законодательству – своевременное внесение сведений избегает претензий со стороны инспекции труда.
Формирование профессионального портфолио – трудовая книжка остаётся ключевым документом при построении карьерного пути.

Награждение благодарственным письмом и последующее внесение записи в трудовую книжку – это простой‚ но эффективный способ признать заслуги сотрудника и закрепить их в официальном документе. Соблюдение нормативных требований‚ правильное оформление приказа и аккуратное заполнение трудовой книжки гарантируют законность процедуры и повышают престиж организации в глазах персонала.
Если у вас остались вопросы по оформлению благодарственных писем или внесению записей в трудовую книжку‚ обращайтесь к специалистам отдела кадров или юристу компании – они помогут адаптировать процесс под ваши внутренние локальные акты и актуальное законодательство.