Изменение наименования должности (переименование) – одна из самых частых кадровых процедур. Оно может быть связано с реорганизацией компании, внесением изменений в профессиональный стандарт, обновлением штатного расписания или просто инициативой руководства (с согласия работника). Ниже подробно рассмотрен порядок оформления такой записи в трудовой книжке, приведены нормативные основания, примеры заполнения и типичные ошибки, которых следует избегать.
Нормативная база
- Приказ Минтруда России № 585н от «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (действует с ). В нём указано, что любые изменения сведений о работе вносятся работодателем на основании изданного приказа (или иного внутреннего документа) и должны быть заверены подписью уполномоченного лица и печатью организации.
- Трудовой кодекс РФ (ст. 57, 72) – требует письменного согласия работника при изменении условий трудового договора, к которым относится и изменение наименования должности, если оно сопровождается изменением функций или условий оплаты труда.
- Письма и разъяснения КонсультантПлюс, «Оперсонале» – практические рекомендации по формулировке записей и оформлению дополнительных соглашений.
Когда требуеться запись о переименовании должности?
Запись в трудовой книжке делается, если:
- Изменено только наименование должности, а трудовые функции (обязанности) остались прежними;
- Изменение произошло в связи с обновлением профессионального стандарта, справочника occupations или штатного расписания;
- Работник дал своё согласие на изменение наименования должности (например, при переходе на новую структуру подразделения).
Если вместе с переименованием меняются сами обязанности, место работы или условия оплаты – это считается переводом на другую работу и оформляется иначе (запись о переводе, а не просто о переименовании).
Порядок внесения записи
- Подготовка основания – издаётся приказ (распоряжение) о переименовании должности. В приказе указываются:
- Текущее наименование должности;
- Новое наименование должности;
- Дата вступления изменения в силу;
- Основание (изменение профстандарта, штатного расписания, решение руководства и т.п.).
- Согласие работника – если изменение затрагивает условия трудового договора (например, изменение оклада), работник подписывает дополнительное соглашение к трудовому договору.
- Заполнение трудовой книжки – в разделе «Сведения о работе» делается новая запись согласно установленному формату.
- Подпись и печать – запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печатью организации.
- Дублирование в личной карточке – информация о переименовании должна быть внесена в личную карточку работника (форма Т‑2).
Как заполнить графы трудовой книжки
Согласно Порядку ведения трудовых книжек, каждая запись состоит из четырёх колонок:
| Графа | Что указывается | Пример |
|---|---|---|
| 1 | Порядковый номер записи (по порядку ведения) | 01 |
| 2 | Дата внесения записи (дата, с которой изменение вступает в силу) | |
| 3 | Содержание записи о переименовании должности | Наименование должности «Секретарь» изменено на «Офис‑менеджер» |
| 4 | Основание: номер и дата приказа (или иного документа) | Приказ № 45 от |
Важно: в графе 3 формулировка должна быть чёткой и однозначной. Не допускаются сокращения, которые могут быть истолкованы неоднозначно (например, «секр.» вместо «секретарь»).
Образец записи
01 Наименование должности «Секретарь» изменено на «Офис‑менеджер» Приказ № 45 от
Если одновременно с переименованием меняется структурное подразделение (например, перевод из отдела продаж в отдел маркетинга), в графе 3 указывают оба изменения:
02 Наименование должности «Специалист по продажам» изменено на «Маркетолог»; перевод из отдела продаж в отдел маркетинга Приказ № 46 от
Что делать, если запись сделана ошибочно?
Ошибочная запись исправляется следующим образом:
- Ошибочная строка аккуратно перечёркивается одной тонкой чертой (чтобы текст оставался читаемым).
- Сверху или рядом пишется исправленная версия с новой датой и порядковым номером.
- В графе 4 указывается номер приказа о внесении исправления (или «Исправление ошибочной записи»).
- Запись заверяется подписью и печатью.
Пример исправления:
03 Наименование должности «Секретарь» изменено на «Офис‑менеджер» (исправлено) Приказ № 48 от
Особенности при переименовании без изменения функций
Если переименование носит чисто формальный характер (например, в связи с обновлением профессионального стандарта) и трудовые функции работника остались прежними, не требуется оформлять перевод на другую работу. Достаточно лишь внести запись о переименовании согласно пункту 3 выше. Это подтверждается разъяснениями Минтруда и практикой кадровых служб.
Проверка перед внесением записи
- Убедиться, что имеется подписанный приказ о переименовании.
- Проверить, получено ли согласие работника (если требуется).
- Свернуть дату в графе 2 с датой вступления приказа в силу.
- Проверить грамотность формулировки в графе 3 (полные названия, без сокращений).
- Поставить подпись уполномоченного лица и печать организации.
Внесение записи о изменении должности в трудовую книжку – процедура, регламентированная нормативными актами и требующая внимательного подхода. Соблюдение порядка заполнения граф, наличие приказа и согласия работника, а также правильное оформление исправлений позволяют избежать споров с инспекцией по труду и обеспечить достоверность трудовой истории сотрудника.
Следуя приведённым рекомендациям и используя образцы записей, кадровики и руководители смогут корректно оформлять любые переименования должностей, сохраняя законность и прозрачность кадрового документооборота.