Вопрос о том‚ как правильно оформить постоянный перевод работника в трудовой книжке‚ часто возникает у руководителей‚ кадровиков и самих сотрудников. Ниже представлена подробная инструкция‚ основанная на действующем законодательстве РФ‚ а также практические рекомендации и образцы записей.

Правовая основа

Основные нормативные акты‚ регулирующие порядок внесения записей о переводе в трудовую книжку:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ)‚ статья 66.1 – «Сведения о работе‚ переводах‚ увольнении».
• Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек (утверждённое в 2022 г.) – пункты 9 и 10 данного Положения.
• Приказ Минтруда России от № 354н «Об утверждении формы записи в трудовой книжке о переводе».

Виды переводов

Трудовое законодательство различает два типа переводов:

1. Временный перевод – перевод‚ ограниченный конкретным сроком или проектом. Временный перевод не отражается в трудовой книжке‚ если только он не оформлен как постоянный в дальнейшем.
2. Постоянный перевод – перевод‚ после которого работник продолжает работать в новом подразделении без ограничения срока. Такая смена должности обязательно фиксируется в трудовой книжке.

Когда временный перевод становится постоянным?

Ситуации‚ при которых временный перевод признаётся постоянным:

• Истечение срока временного перевода без возврата работника в прежнее подразделение.
• Согласование сторон (работодатель и работник) о переводе на постоянной основе.
• Необходимость закрепления за работником новой должности в структуре организации.

В таких случаях необходимо оформить приказ о постоянном переводе и внести соответствующую запись в трудовую книжку.

Порядок внесения записи о постоянном переводе

Необходимые документы

• Приказ (распоряжение) работодателя о постоянном переводе.
• Дополнительное соглашение к трудовому договору (если меняются условия труда).
• Справка из отдела кадров о фактической дате начала исполнения обязанностей в новом подразделении.

Сроки внесения

Согласно пункту 9 Положения о ведении трудовых книжек‚ запись о постоянном переводе должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней со дня её вступления в силу. Пункт 10 уточняет‚ что в случае задержки срок может быть продлён до недельного срока‚ но без уважительных причин это считается нарушением.

Как заполняются графы записи

Запись вносится в раздел «Сведения о работе»** (страница 2–3 трудовой книжки). Пример заполнения:

Графа 1 – Порядковый номер записи: 5
Графа 2 – Дата фактического начала исполнения обязанностей: 
Графа 3 – Наименование структурного подразделения‚ в которое переведён работник: ОТДЕЛ МАРКЕТИНГА ООО «Пример»
Графа 4 – Должность (должности)‚ на которую (которые) переведён работник: менеджер по рекламе
Графа 5 – Основание перевода: Приказ № 27/2026 от «О постоянном переводе Иванова И.И. на должность менеджера по рекламе в отдел маркетинга»
 

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Если в организации используется электронная трудовая книжка‚ запись вносится в ПФР через специализированный сервис «ЭТК». При этом в графе «Дата (число‚ месяц‚ год) приема‚ перевода‚ увольнения» указывается дата фактического начала исполнения обязанностей в связи с постоянным переводом.

Практические рекомендации

• Сохраняйте копию приказа о переводе. Это поможет быстро предоставить документ в случае проверки.
• Указывайте реквизиты предыдущего временного перевода. Если перевод был временным‚ в приказе о постоянном переводе следует указать номер и дату предыдущего приказа‚ а также причины‚ по которым перевод стал постоянным.
• Контролируйте сроки. Ведите календарь кадровых событий‚ чтобы не пропустить пятнадцатидневный (или пятидневный) срок внесения записи.
• Проверяйте правильность заполнения граф. Ошибки в датах или названиях подразделений могут привести к отказу в признании записи действительной.
• Обучайте персонал. Регулярно проводите инструктажи для кадровиков о новых требованиях Положения 2022 года.

Образцы записей

Классический пример (бумажная трудовая книжка)

Приказ № 45/2026 от «О постоянном переводе Петрова А.А. на должность старшего инженера в отдел разработки»

Электронная запись (пример JSON‑запроса в сервис ЭТК)

{
 "employeeId": "123456"‚
 "recordDate": "2026-04-15"‚
 "department": "Отдел разработки"‚
 "position": "Старший инженер"‚
 "orderNumber": "45/2026"‚
 "orderDate": "2026-04-12"‚
 "orderBasis": "Постоянный перевод"
}
 

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Нужно ли вносить запись о временном переводе?

Ответ: Нет; Временный перевод не фиксируется в трудовой книжке‚ если только он не переходит в постоянный.

Вопрос: Что делать‚ если запись внесена с опозданием?

Ответ: Необходимо оформить акт о задержке‚ указать причины и внести запись как можно быстрее. При проверке инспектор может потребовать объяснительные документы.

Вопрос: Можно ли объединить несколько переводов в одну запись?

Ответ: Нет. Каждый перевод (даже если он происходит в один и тот же день) фиксируется отдельной записью с собственным порядковым номером.

Внесение записи о постоянном переводе в трудовую книжку – обязательный процесс‚ который требует соблюдения чётких сроков и правильного оформления документов. Следуя рекомендациям‚ изложенным в этой статье‚ вы избежите типичных ошибок‚ ускорите работу кадровой службы и обеспечите законность трудовых отношений.

Если у вас остались вопросы‚ рекомендуется обратиться к официальным разъяснениям Минтруда РФ или к профессиональному юристу‚ специализирующемуся на трудовом праве.

Дата публикации: