Вопросы оформления дополнительных трудовых обязанностей и подработки часто вызывают сложности у кадровиков и самих работников. Многие путают понятия совмещение и совместительство‚ однако с точки зрения трудового законодательства это совершенно разные процедуры‚ и правила их отражения в трудовой книжке кардинально отличаются. В этой статье мы подробно разберем‚ когда и как указывают сведения о дополнительной работе‚ и как действовать по новым правилам с учетом электронных трудовых книжек (ЭТК).
Прежде чем говорить о записях‚ важно четко разграничить эти два понятия:
- Совместительство — это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы в свободное от основной работы время. Заключается отдельный трудовой договор. Совместительство бывает:
- Внутренним — у того же работодателя;
- Внешним, у другого работодателя.
- Совмещение (ст. 60.2 ТК РФ) — это выполнение дополнительной работы по другой или той же профессии в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с основной работой. Отдельный трудовой договор не заключается‚ оформляется дополнительное соглашение к уже существующему договору.
Указывают ли совмещение в трудовой книжке?
Самое главное правило‚ которое нужно запомнить: запись о совмещении в трудовую книжку не вносится. Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек‚ в них вносятся сведения о работе по трудовому договору. Поскольку при совмещении новый договор не заключается‚ а работник просто расширяет свои обязанности за дополнительную плату‚ оснований для внесения записи нет.
Факт совмещения профессий (должностей) или расширения зон обслуживания оформляется только приказом работодателя и дополнительным соглашением к трудовому договору. Эти документы хранятся в личном деле работника.
Как указывают совместительство в трудовой книжке
В отличие от совмещения‚ работа по совместительству, это самостоятельное место работы‚ поэтому сведения о ней могут быть внесены в трудовую книжку. Однако здесь есть строгие правила:
- Запись вносится исключительно по желанию работника. Если работник не хочет афишировать свою вторую работу‚ заставить его никто не может.
- Запись вносит только работодатель по основному месту работы. Работодатель‚ у которого человек трудится по совместительству‚ не имеет права делать записи в его трудовой книжке.
- Основание для записи. Для внесения записи работник должен предоставить основному работодателю документ‚ подтверждающий работу по совместительству (как правило‚ это заверенная копия приказа о приеме на работу или справка от работодателя по совместительству).
Действующее законодательство не устанавливает строгой формы для того‚ как именно должно выражаться желание работника. Это может быть как письменное заявление‚ так и простое прошение‚ выраженное в иной форме (например‚ через систему электронного документооборота компании)‚ которое работодатель фиксирует.
Образец записи о внутреннем совместительстве
Если работник трудится по совместительству у того же работодателя‚ что и по основному месту работы‚ запись делается просто: в графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается: «Принят в [наименование отдела] на должность [наименование должности] по совместительству».
Образец записи о внешнем совместительстве
При внешнем совместительстве в графе 3 указывается: «Принят по совместительству в [наименование организации-работодателя по совместительству] на должность [наименование должности]».
Новые правила: электронная трудовая книжка (ЭТК) и СЗВ-ТД
С переходом на электронные трудовые книжки порядок отражения совместительства изменился и перекочевал в отчетность. Сегодня работодатели обязаны сдавать форму ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД). Как указать совместительство в электронном виде?
- При подаче сведений в электронном виде: работа по совместительству отражается по специальному коду. В графе 3 «Сведения о приеме‚ переводе‚ увольнении» отчета необходимо вписать код «1-совместитель».
- При подаче бумажного отчета СЗВ-ТД: работодатель заполняет графу 5 «Трудовая функция» с обязательным указанием на то‚ что данная работа является совместительством (согласно письму ПФР №В-6181-19/10665-20 от ).
Важно отметить‚ что даже если работник не просил внести запись о совместительстве в бумажную трудовую книжку‚ работодатель по совместительству обязан сформировать и сдать электронные сведения о трудовой деятельности такого работника‚ заполнив подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1.
Краткий алгоритм действий для кадровика
Для удобства оформления приведем пошаговый алгоритм:
- При совмещении: Подписать доп. соглашение → Издать приказ → Запись в трудовую книжку НЕ вносить.
- При совместительстве (если работник просит внести запись):
- Получить от работника заявление и подтверждающий документ от второго работодателя (если совместительство внешнее).
- Издать приказ о внесении записи в трудовую книжку (по основному месту работы).
- Внести запись в бумажную трудовую книжку со ссылкой на приказ о приеме на работу по совместительству.
- При совместительстве (электронный формат): При приеме совместителя отправить отчет ЕФС-1 с указанием кода совместительства (1-совместитель).