Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж, квалификацию и права работника. Правильное оформление записи о приёме на работу по контракту (трудовому договору) гарантирует сохранность страхового стажа, упрощает получение пенсии и других социальных выплат.

Общие положения

Запись в трудовую книжку делается в случае заключения трудового договора (контракта) между работодателем и работником. При этом необходимо учитывать:

• вид договора (на определённый срок, бессрочный, сезонный, совместительство и т.д.);
• особенности оформления в электронной трудовой книжке (ЭТК);
• требования к документам, подтверждающим факт приёма на работу.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие процесс записи в трудовую книжку:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статьи 66‑71, 73‑77.
2. Постановление Правительства РФ от № 1155 «Об утверждении Положения о порядке ведения трудовых книжек».
3. Приказ Минтруда России от № 438н «Об утверждении формы и порядка заполнения записи о приёме на работу».
4. Постановление Правительства РФ от № 1635 «Об электронных трудовых книжках».

Виды трудовых договоров (контрактов)

В зависимости от характера работы и сроков, в трудовую книжку вносятся следующие типы записей:

• Трудовой договор на определённый срок – фиксированный период (например, 6 месяцев, 1 год).
• Трудовой договор бессрочный – без указания конечной даты.
• Сезонный договор – работа в определённый сезон (сельское хозяйство, туризм).
• Договор о совместительстве – работа в дополнение к основной занятости.
• Договор подряда (гражданско‑правовой) – не считается трудовым договором и запись в ТК не вносится.

Порядок внесения записи в трудовую книжку

Процедура одинаковая для бумажной и электронной формы, различается лишь способ подачи документов.

Шаги для бумажной трудовой книжки

1. Подготовка документов:
   • Трудовой договор (подписанный обеими сторонами);
   • Паспорт работника и его копия;
   • ИНН, СНИЛС (при наличии);
   • Согласие работодателя на ведение трудовой книжки.
2. Заполнение записи в соответствии с образцом (приказ Минтруда № 438н):
   • Дата приёма на работу;
   • Наименование организации, её ИНН, ОКПО, ОКФС;
   • Должность, разряд, квалификация;
   • Основание (трудовой договор № ___ от ___);
   • Срок действия договора (если он ограничен).
3. Подпись работодателя (директора или уполномоченного лица) и печать организации.
4. Передача трудовой книжки работнику – работник подписывает страницу «Получено».

Шаги для электронной трудовой книжки (ЭТК)

1. Работник регистрируется в системе Госуслуги (если ещё не зарегистрирован).
2. Работодатель в личном кабинете «Личный кабинет работодателя» загружает скан-копию трудового договора.
3. Система автоматически формирует запись и отправляет её на подтверждение работнику.
4. Работник подтверждает запись электронной подписью (ЭЦП) или через мобильный банк.
5. После подтверждения запись появляется в личном кабинете работника в разделе «Трудовая книжка».

Оформление записи при приёме на работу по контракту

Ниже приведён пример правильного оформления записи в бумажной трудовой книжке.

Дата приёма на работу: г.
Наименование организации: ОАО «Ромашка», ИНН 7701234567, ОКПО 12345678, ОКФС 01
Должность, разряд, квалификация: инженер‑технолог, разряд 2, высшее техническое образование
Основание: трудовой договор № 15/2026 от г.
Срок действия договора: г. (по соглашению сторон)
Подпись работодателя: ____________________ Печать

Для сезонного договора в поле «Срок действия договора» указывается период работы (например, «с г. по г.»).

Электронная трудовая книжка: что нужно знать

С 1 июля 2026 года в России полностью перешли на электронную форму трудовой книжки. Основные преимущества:

• Отсутствие риска потери бумажного документа;
• Автоматическое уведомление о новых записях;
• Удобный доступ через любой смартфон или компьютер.

Однако важно помнить:

1. Работодатель обязан в течение трёх рабочих дней после подписания договора внести запись в ЭТК.
2. Работник может запросить копию записи в любой момент через Госуслуги.
3. При смене работодателя запись о предыдущем месте работы сохраняется в истории ЭТК.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись, если я работаю по договору подряда?

Нет. Договор подряда (гражданско‑правовой) не считается трудовым договором, поэтому запись в трудовую книжку не делается.

Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?

Необходимо оформить запись об исправлении в отдельной строке, указав причину исправления, дату и подпись работодателя. Ошибку нельзя просто зачеркнуть.

Можно ли сразу оформить запись в ЭТК, если у меня ещё нет бумажной трудовой книжки?

Да. При регистрации в системе Госуслуги работник получает электронный номер трудовой книжки, и запись вносится сразу в ЭТК.

Какой срок хранения записи в трудовой книжке?

Записи хранятся в течение всего периода трудовой деятельности работника и не подлежат удалению, пока не будет закрыта трудовая книжка (выдача пенсии, увольнение и т.д.).

Корректное внесение записи о приёме на работу по контракту в трудовую книжку – обязательный элемент трудовых отношений. Следуйте установленным правилам, используйте актуальные формы и не забывайте про сроки:

• Для бумажной книги – запись в течение 3 дней после подписания договора.
• Для электронной книги – запись в системе «Госуслуги» в течение 3 рабочих дней.

Тщательное соблюдение процедуры гарантирует сохранность вашего страхового стажа, упрощает получение социальных выплат и защищает интересы обеих сторон.

Дата публикации: