Увольнение сотрудника по сокращению штата – одна из самых частых форм прекращения трудового договора. Правильное оформление записи в трудовой книжке является важным условием для защиты прав работодателя и сотрудника, а также для прохождения проверок трудовой инспекции.

Нормативная база

Основным документом, регулирующим данный вопрос, является Трудовой кодекс Российской Федерации, в частности п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Также в практике используются:

• Приказ Минтруда России от  № 1198 «Об утверждении Инструкции по ведению трудовой книжки»;
• Положения Федерального закона № 197‑ФЗ «О персонализированном учёте в сфере занятости населения»;
• Руководства Главной книги (2026) и другие нормативные акты, содержащие образцы заполнения.

Что именно фиксируется в книжке?

В трудовой книжке в разделе «Сведения о работе» вносятся три обязательных графы:

1. Номер записи по порядку – указывается последовательный номер записи, например «001», «002» и т.д.
2. Дата увольнения – дата прекращения действия трудового договора (не дата составления приказа и не дата внесения записи).
3. Причина увольнения – формулировка должна соответствовать законодательству, например: «Уволен по сокращению штата работников, пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ».

В некоторых источниках также рекомендуется указывать основание увольнения в виде ссылки на конкретную статью ТК РФ (п. 2 ч. 1 ст. 81).

Пошаговая инструкция оформления

Подготовка документации

Составляется приказ об увольнении, в котором указано:

• Основание увольнения – сокращение штата;
• Дата увольнения (должна совпадать с датой, указанной в заявлении сотрудника, если он подавал его);
• Ссылка на ст. 81 ТК РФ, п. 2 ч. 1.

Внесение записи в книжку

В трудовой книжке в соответствующие графы вписывается информация:

1. В графе 1 – номер записи (например, «005»).
2. В графе 2 – дата увольнения (например, «»).
3. В графе 3 – причина увольнения (например, «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ»).

Подписи и заверение

После внесения записи подписью кадрового сотрудника (или руководителя) фиксируется факт внесения записи. При необходимости – в личную карточку (форма Т‑2) вносится отметка о согласовании.

Частые ошибки и как их избежать

• Указание неверной даты – датой увольнения считается дата окончания действия договора, а не дата подписания приказа.
• Отсутствие ссылки на закон – запись должна содержать указание на ст. 81 ТК РФ, иначе она будет считаться неполной.
• Сокращения и нечитаемые формулировки – рекомендуется писать полностью: «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ».
• Несоблюдение порядка нумерации – номер записи должен соответствовать общему списку записей в книжке.

Примеры заполнения

Классический пример

Графа 1: 001
Графа 2: 
Графа 3: Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ

Пример с указанием основания в отдельной графе

Если в книжке предусмотрены дополнительные графы (например, «Основание»), в неё можно записать:

Основание: сокращение штата, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ

Специфика электронных форм

С  г. вводятся электронные формы ведения трудовой деятельности (форма ЕФС‑1). При этом:

• Записи в электронной книжке вносятся через подачу соответствующей отчётной формы.
• Точная дата увольнения должна быть указана в поле «Дата прекращения действия договора».
• Ссылка на ТК РФ сохраняется в тексте записи.

Что делать, если работник подаёт заявление о досрочном увольнении?

Согласно ст. 180 ТК РФ, в случае, когда работник самостоятельно просит уволиться досрочно, дата увольнения указывается в его заявлении. При оформлении записи в книжке следует:

1. Указать дату, указанную в заявлении, как дату увольнения.
2. Сохранить формулировку причины – «Уволен по сокращению штата» (если сокращение всё равно является основанием).
3. Внести номер записи и подпись ответственного лица.

Правильное оформление записи в трудовой книжке при увольнении по сокращению – это сочетание строгого соблюдения нормативных требований и чёткой структуры ввода данных. При следовании рекомендациям:

• номер записи фиксируется в первой графе;
• дату увольнения указывают точно и без искажений;
• причину увольнения формулируют, ссылаясь на ст. 81 ТК РФ, п. 2 ч. 1;
• все подписи и отметки ставятся в соответствии с внутренними регламентами организации.

Только при соблюдении этих правил запись будет признана законной, а процесс увольнения – прозрачным и защищённым от возможных споров.