Ведение трудовой книжки – один из обязательных требований Трудового кодекса РФ․ Для водителей, как и для любого другого сотрудника, запись о приёме на работу в трудовой книжке фиксирует дату начала трудового стажа, должность, а также условия трудового договора․ Ниже приведено подробное руководство по оформлению такой записи, включая юридические основания, порядок заполнения, необходимые документы и распространённые ошибки․

Юридические основания

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66, 66․1, 66․2, 66․3․
• Порядок 320н «Внесение записей в трудовую книжку» (с 2026 года)․
• Постановление Минтруда РФ о форме трудовой книжки (с 2004 года)․
• Постановление о порядке оформления дубликатов трудовых книжек в случае их утраты․

Согласно статье 66 ТК РФ, запись о приёме на работу должна быть внесена в раздел «Сведения о работе» на основании приказа (распоряжения) о приёме․ При этом в графе 3 раздела указывается должность, а в графе 4 – вид трудового договора (постоянный, срочный, временный, и т․д․)․

Что фиксируется в записи о приёме водителя

Ниже перечислены обязательные поля, которые должны быть заполнены в трудовой книжке:

• Графа 1 – порядковый номер записи․ Нумерация начинается с 1 и продолжается последовательно․
• Графа 2 – дата приёма на работу․ Формат: дд․мм․гггг․
• Графа 3 – должность․ Пример: «Водитель грузового автомобиля» или «Водитель фургона»․
• Графа 4 – вид трудового договора․ Например: «постоянный», «срочный до », «временный»․
• Графа 5 – сведения о работодателе․ Наименование организации, ИНН, КПП, адрес․
• Графа 6 – сведения о работнике․ ФИО, дата рождения, место жительства․
• Графа 7 – сведения о квалификации․ Категория водительского удостоверения (например, «Категория Е»)․
• Графа 8 – сведения о стаже․ Если работник уже имеет стаж в другой компании, в графе 8 указывается дата начала предыдущего стажа․
• Графа 9 – сведения о зарплате․ Минимальная зарплата по договору (если применимо)․

Порядок внесения записи

1. Получите приказ (распоряжение) о приёме на работу, подписанный руководителем․
2. Подготовьте копию трудового договора, если он оформлен в бумажном виде․
3. Внесите запись в свободную строку раздела «Сведения о работе»․
4. Если свободных строк закончились, оформите вкладыш в ту же трудовую книжку․
5. Подпишите запись работником и работодателем (или уполномоченным представителем)․
6. Сделайте копию записи и сохраните в личном деле сотрудника․

Важно: если трудовая книжка была заведена до , необходимо вносить записи в неё, а не оформлять новую․ При отсутствии свободных строк – вкладыш, а не новая книжка․

Формат записи (образец)

Ниже приведён шаблон, который можно использовать в качестве основы для записи в трудовой книжке:

Водитель грузового автомобиля
Постоянный
ООО «Транспортный сервис» ИНН 7701234567 КПП 770101001
Иванов Иван Иванович, , г․ Москва, ул․ Пушкина, д․ 10
Категория Е
Стаж: – 
Минимальная зарплата: 45 000 руб․

Специальные случаи

Приём на работу на срок до 30 дней

Если водитель работает в компании менее 30 дней, в трудовой книжке запись может быть сделана только при наличии официального приказа и договора․ В случае увольнения после 30 дней, запись может быть удалена, но только с согласия работника․

Приём после массовой утраты трудовых книжек

В случае утраты трудовой книжки работодателем (например, при чрезвычайных ситуациях) оформляется дубликат․ В дубликате вносится акт комиссии по восстановлению трудового стажа, а также запись о приёме на работу в соответствии с Порядком 320н․

Перевод сотрудника в другую должность

При переводе водителя на другую должность в той же компании запись о приёме не вносится, а добавляется запись о переводе (графа 3 – новая должность, графа 4 – вид договора остаётся прежним)․

Внесение записи о приёме в дубликате трудовой книжки

При оформлении дубликата необходимо приложить копию оригинальной записи, а также акт комиссии по восстановлению трудового стажа․ В дубликате запись о приёме вносится в первую свободную строку, как если бы это была новая книжка․

Ошибки, которые стоит избегать

• Использование неверной формы глагола: вместо «принят» следует писать «принят» в форме прошедшего времени, но без окончания «-т» (например, «принят»)․
• Указание неверной даты начала стажа в графе 8․
• Переход от «постоянный» к «срочный» без указания даты окончания․
• Неиспользование вкладыша при заполнении последней строки․
• Неправильное указание категории водительского удостоверения․

Как проверить правильность записи

1. Проверьте, что все поля заполнены и подписи присутствуют․
2. Сравните дату начала стажа с датой подписания договора․
3. Убедитесь, что в графе 3 указана точная должность, соответствующая должностной инструкции․
4. Проверьте, что в графе 4 указан правильный вид договора․
5. Проверьте, что в графе 5 указаны корректные ИНН и КПП работодателя․

Что делать, если запись сделана ошибочно

В случае ошибки в записи необходимо:

1. Составить исправительный акт, подписанный работником и работодателем․
2. Внести исправление в следующей свободной строке (или в вкладыше)․
3. Сохранить копию исправительного акта в личном деле сотрудника․

Запись в трудовой книжке о приёме водителя – это важный юридический документ, который фиксирует начало трудового стажа и условия работы․ Соблюдение всех требований ТК РФ и Порядка 320н гарантирует корректность оформления и защиту прав как работодателя, так и сотрудника․ Следуйте приведённым рекомендациям, и вы избежите ошибок, которые могут привести к юридическим спорам в будущем․

Если у вас возникли вопросы по конкретным случаям оформления записи, рекомендуется обратиться к специалисту по кадрам или в региональный отдел кадров Минтруда․