Вкладыш в трудовую книжку – это дополнительный лист, который вносит уточнения в сведения о работе сотрудника. Чаще всего он используется для записи об образовании, дополнительных должностях, переводах, а также о фактах, которые не помещаются в основной документ. Ниже – подробный разбор того, как правильно вшить вкладыш, какие требования предъявляются к оформлению и как оформить запись‑образец.

Правовые основы

По действующему ТК РФ в правилах ведения учетных записей в трудовых книжках и вкладышей не установлено строгое количество вшиваемых листов. Поэтому вшивание производится по необходимости, но только в том порядке, который регламентирован нормативными актами.

• Вкладыш может быть вшит только после того, как в основной книжке закончилась строка для записи.
• После вшивания вкладыша в него вносится запись о выдаче, подписи сторон и дата.
• Исправления в уже вшитом вкладыше считаются недопустимыми – вместо них оформляется новый лист.

Таким образом, правильный порядок вшивания фиксирован в методических рекомендациях Министерства труда и в типовых формах, используемых в 2025‑2026 годах.

Что требуется от организации

1. Покупка официального вкладыша, соответствующего требованиям ГОСТ Р 7.0.11‑2011 (форма № Т‑1).
2. Наличие в компании формы заявления работника о замене/дополнении трудовой книжки.
3. Обеспечение доступа к системе КонсультантПлюс или иной базе, где хранятся образцы заполнения.

Как правильно вшить вкладыш

Процесс вшивания описан в нескольких источниках, в т.ч. в материалах «Современный предприниматель» и «Краткая памятка по вшиванию». Ниже – пошаговый алгоритм.

Подготовка материалов

• Иголка с плотной нитью (желательно нейтрального цвета).
• Вкладыш формата А4, печать которого соответствует шаблону ьного листа.
• Бумага для подписи (обычно используют чернила чёрного цвета).

Последовательность действий

1. Определение места вшивания. Вкладыш вшивается между последней страницей основной части трудовой книжки и её обложкой.
2. Подготовка клея/нити. С помощью иголки и нити фиксируются четыре угла листа, чтобы он не смещался.
3. Вшивание. Протягиваем нить через отверстия по краю листа, делая минимум 3‑4 стежка, чтобы лист надёжно закрепился.
4. Запись в ьном листе. В графу «Вкладыш в трудовую книжку» вносим сведения о дате вшивания, номере листа и подписи ответственного лица.
5. Заполнение вкладыша. На первой странице вкладыша вносим запись‑образец, в которой указываем:
   • Номер и дату выдачи вкладыша;
   • ФИО сотрудника;
   • Должность/подразделение;
   • Основание (приказ, договор и т.д.);
   • Отметку о подписи сторон.

После завершения всех процедур вкладыш считается официально вшитым и вводится в учёт.

Образец заполнения вкладыша (2026 год)

Ниже представлен типовый шаблон записи, который можно использовать в 2026 году. Обратите внимание, что в разных организациях могут быть небольшие различия, однако структура остаётся одинаковой.

После вшивания в ьный лист в соответствующей графу вносится отметка:

Вкладыш в трудовую книжку вшит , лист № 1;

Частые вопросы и типичные ошибки

• Можно ли вшивать несколько вкладышей? – Да, но каждый новый лист должен быть оформлен отдельным заявлением и вшиваться только после заполнения предыдущего.
• Нужен ли отдельный номер вкладыша? – Номер вшивается в ьный лист, а не на самом листе.
• Что делать, если запись в основной книжке уже содержит ошибку? – Ошибку нельзя исправлять; вместо этого оформляется новый лист‑вкладыш с пояснительной запиской.
• Можно ли использовать обычный лист вместо официального вкладыша? – Нет, официальный вкладыш должен соответствовать требованиям ГОСТ и иметь печать организации.

Где взять образцы и шаблоны

Для удобства работы в 2025‑2026 годах многие компании используют готовые скачиваемые формы:

• Образец заполнения вкладыша 2026 (Word)
• Образец заполнения вкладыша 2026 (PDF)
• Электронные шаблоны в системе КонсультантПлюс (доступен пробный демодоступ).

Эти документы уже содержат готовые поля для даты, ФИО, основания и подписей, что упрощает процесс оформления.

Вкладыш в трудовую книжку – важный документ, позволяющий фиксировать дополнительные сведения о работе сотрудника без нарушения целостности основной записи. Правильный порядок вшивания, строгое соблюдение формы и заполнение образца записи гарантируют юридическую корректность и упрощают контроль со стороны инспекций.

Помните, что вшивание производится только после заполнения соответствующего поля в ьном листе, а любые изменения в уже вшитом вкладыше заменяются новым листом.

Если у вас возникнут сомнения в оформлении, рекомендуется обратиться к специалисту по персоналу или воспользоваться готовыми шаблонами из КонсультантПлюс.

Автор статьи: информационный портал «Трудовое право в России», 2026 год.