Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. В Беларуси помимо основной книги существуют вкладыши, которые используются при заполнении всех страниц соответствующего раздела. Получить бланки (книгу и вкладыши) могут как юридические лица, так и физические лица‑работники. Ниже подробно описан порядок их выдачи, нормативные акты, необходимые документы и ответы на часто задаваемые вопросы.

Нормативно‑правовая база

Выдача бланков трудовых книжек и вкладышей к ним регулируется следующими документами:

1. Постановление Минфина Республики Беларусь от № 192 – утверждает типовые формы первичных учетных документов ТТН‑1 и ТН‑2, а также инструкцию по их заполнению.
2. Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от № 40 – «Инструкция о порядке ведения трудовых книжек», глава 12, пункт … (детали см. в официальных текстах).
3. Постановление Минтруда и соцзащиты от № 40 – определяет степень защиты бланков трудовых книжек и вкладышей.

Все указанные акты доступны на официальных сайтах Минфина и Минтруда РБ.

Кому и где выдаются бланки

Бланки трудовых книжек выдаются субъектам хозяйствования, состоящим на учёте в ИМНС (Инспекция по налогам и сборам) по соответствующему району, а также представителям иностранных организаций, зарегистрированным в РБ.

Региональные центры выдачи

• Администрация Ленинского района г. Минск – выдача бланков и вкладышей для предприятий района.
• Столбцовский районный исполнительный комитет – выдача осуществляется главным бухгалтером (тел.: 375 (1717) -‑75‑15).
• Администрация Советского района г. Минска – требуется письмо на имя главы администрации.
• Жодинский городской исполнительный комитет – бланки выдаются юридическим лицам всех форм собственности, кроме иностранных и совместных организаций.
• Дзержинский районный исполнительный комитет – режим выдачи: пн‑пт, 9:00‑12:00 (тел.: 375 (1716) -‑46‑40).
• и другие районы (Первомайский, Заводской и т.д.) – список можно уточнить на официальных сайтах районных администраций.

Специальные организации

Бланки могут получать также:

• Представительства иностранных организаций в РБ;
• Научно‑исследовательский институт труда Минтруда и соцзащиты;
• Учреждения, осуществляющие подготовку и переподготовку кадров (например, учебные центры).

Какие документы нужны для получения бланков

Точный перечень может немного различаться в зависимости от района, однако в большинстве случаев требуются следующие документы:

1. Заявление (письмо) на имя главы администрации района или главного бухгалтера организации, в котором указывается:
   • Наименование организации;
   • ИНН/УНП;
   • Контактные данные ответственного лица;
   • Количественное требование (сколько бланков и вкладышей требуется).
2. Приказ о приёме на работу (для физических лиц) – копия приказа с указанием Ф.И.О. работника, даты и должности.
3. Копия учетных документов организации (свидетельство о регистрации, выписка из реестра юридических лиц).
4. Для юридических лиц – документ, подтверждающий регистрацию в ИМНС по соответствующему району.
5. При необходимости – доверенность от организации на представителя, если заявление подаёт не уполномоченное лицо.

Все документы должны быть предоставлены в оригинале и копии (по одной копии на каждый оригинал).

Пошаговая инструкция получения бланков

Шаг 1. Подготовка заявления

Составьте официальное письмо в соответствии с образцом, приведённым ниже:

Наименование организации
УНП: __________
Адрес: __________
Тел.: __________
E‑mail: __________

Глава администрации __________ района
от ______________________ (Ф.И.О., должность)

Прошу выдать бланки трудовых книжек (вкладыши) в количестве ___ штук
для использования в организации ______________________.

Приложения:
Копия свидетельства о регистрации;
Копия выписки из реестра юридических лиц;
Приказ о приёме на работу (для физических лиц);
Доверенность (при необходимости).

Дата ____________ Подпись __________

Шаг 2. Сбор пакета документов

Соберите все перечисленные выше документы, проверьте их актуальность и подпишите заявление.

Шаг 3. Подача заявления

Лично или через уполномоченного представителя подайте пакет в отдел кадров/главному бухгалтеру соответствующего районного исполнительного комитета.

Шаг 4. Ожидание решения

Срок рассмотрения обычно составляет от 3 до 10 рабочих дней. В некоторых районах возможно ускоренное оформление (в течение 1‑2 дней) при наличии всех необходимых документов.

Шаг 5. Получение бланков

После утверждения заявления вам будет выдано:

• Трудовая книжка (формат А5, 48 листов);
• Вкладыш (при необходимости – 24 листа).

Проверьте целостность бланков и подпишите акт приёма‑передачи.

Особенности оформления и использования вкладышей

• Вкладыш используется, когда заполнены все страницы одного из разделов (например, раздел «Трудовая деятельность»). После заполнения вкладыша раздел считается закрытым.
• Вкладыши имеют такую же степень защиты, как и основная книга (специальный водяной знак, микропечать).
• При потере или порче вкладыша необходимо оформить новую книгу и перенести сведения в соответствии с инструкцией Минтруда.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить бланк трудовой книжки без регистрации организации в ИМНС?

Нет. Выдача бланков осуществляется только юридическим лицам, состоящим на учёте в ИМНС по соответствующему району.

Сколько стоит выдача бланков?

По закону бланки выдаются бесплатно. Платные услуги могут возникнуть только за услуги по доставке или копированию документов.

Как оформить замену потерянной трудовой книжки?

Необходимо подать заявление в отдел кадров организации, а также в районный исполнительный комитет с указанием причины утраты. После проверки выдается новая книга, в которую вносятся сведения о предыдущей трудовой истории.

Можно ли заказать бланки онлайн?

На данный момент в большинстве районов такой возможности нет. Однако некоторые крупные города (Минск) планируют внедрить электронную форму заявки через портал spok.by.

Какие сроки хранения бланков у работодателя?

Работодатель обязан хранить оригиналы трудовых книжек и вкладышей в течение всего срока действия трудовых отношений и не менее 5 лет после их окончания.

Получение бланков трудовых книжек в Беларуси – процесс, строго регламентированный нормативными актами и требующий от работодателя соблюдения установленного порядка. Основные шаги включают подготовку официального заявления, сбор необходимых документов и их подачу в районный исполнительный комитет или в отдел кадров соответствующей администрации. При правильном оформлении заявка рассматривается в течение нескольких рабочих дней, а бланки выдаются бесплатно.

Соблюдая указанные рекомендации, вы сможете быстро и без лишних проблем обеспечить свою организацию необходимыми документами для ведения трудовых книжек и их вкладышей.

Контактная информация некоторых районных органов (по состоянию на )

• Ленинский район, г. Минск – телефон: +375 17 XXX‑XX‑XX
• Столбцовский районный исполнительный комитет – главный бухгалтер, тел.: 375 (1717) -‑75‑15
• Советский район, г. Минск – телефон: +375 17 YYY‑YY‑YY
• Дзержинский районный исполнительный комитет – телефон: 375 (1716) -‑46‑40

Для уточнения актуального графика работы и списка требуемых документов рекомендуется обращаться непосредственно в выбранный районный орган.