Согласно трудовому законодательству Российской Федерации, работник имеет право получить копию своей трудовой книжки (или иных документов, связанных с трудовой деятельностью) по своему письменному заявлению. Ниже подробно рассмотрены нормативные основания, этапы процедуры, требования к оформлению и ответственность сторон.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ, ст. 62 – регулирует выдачу работнику документов (их копий), связанных с работой.
- Федеральный закон «Об обязательном социальном страховании» – определяет орган, осуществляющий обязательное социальное страхование (ФСС, ПФР и др.), в который работник обязан вернуть оригинал трудовой книжки.
- Внутренние нормативные акты организации (положение о кадровом делопроизводстве, инструкция по работе с трудовыми книжками).
Основные положения ст. 62 ТК РФ
Согласно статье 62 ТК РФ:
- Работодатель обязан выдать работнику документы (их копии), связанные с работой данного работника, по его письменному заявлению.
- Срок выдачи – не позднее трёх рабочих дней со дня получения заявления.
- Перечень документов не ограничен законом, кроме условия, что они должны быть связаны с трудовой деятельностью конкретного работника (например, трудовая книжка, справки о заработке, приказы о приёме/увольнении, выписки из трудовой книжки и т.д.).
- Выдаваемые документы должны быть надлежащим образом оформлены: заверены подписью руководителя или уполномоченного им лица и печатью организации, указаны номер и дата выдачи.
Порядок выдачи копии трудовой книжки
Получение заявления от работника
Заявление подаётся в письменной форме (можно в электронном виде с электронной подписью, если это допускается внутренними регламентами). В заявлении указываются:
- ФИО работника;
- Должность и структурное подразделение;
- Наименование запрашиваемого документа (в данном случае – копия трудовой книжки);
- Цель получения копии (например, для подачи в банк, посольство, суд и т.д.);
- Дата и подпись работника.
Регистрация заявления
Заявление регистрируется в журнале incoming documents или в электронной системе кадрового учёта с указанием даты получения.
Подготовка копии трудовой книжки
Ответственный специалист (кадровик, бухгалтер по кадровому учету) выполняет следующие действия:
- Сверяет данные в оригинальной трудовой книжке с внутренними учётными данными (личная карточка, приказы).
- Делает точную photocopy или сканирует все заполненные страницы трудовой книжки.
- На копии ставит отметку «Копия верна» (или аналогичную формулировку).
- Заполняет реквизиты: номер выдачи (по внутреннему журналу), дата выдачи.
- Обеспечивает подпись руководителя (или уполномоченного лица) и ставит печать организации.
Выдача документа работнику
Копия трудовой книжки передаётся работнику под расписку в журнале выдачи документов или через электронную систему с подтверждением получения.
Возврат оригинала трудовой книжки в орган соцстрахования
Согласно пункту, приведённому в предоставленной информации из интернета:
Работник, которому работодатель выдал трудовую книжку в соответствии с частью первой настоящей статьи, обязан не позднее трёх рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть её работодателю.
Таким образом, после получения копии работник обязан в течение трёх рабочих дней вернуть оригинал трудовой книжки в соответствующий орган (ФСС, ПФР и т.д.), где она хранится для целей обязательного социального страхования.
Требования к оформлению копии трудовой книжки
- Заверение: подпись руководителя или лица, им уполномоченного, и печать организации.
- Реквизиты: номер выдачи (по внутреннему журналу), дата выдачи (день, месяц, год).
- Полнота: копия должна содержать все заполненные страницы оригинала, включая ьный лист, записи о приёме, переводах, увольнениях, наградах и т.д.
- Читаемость: текст должен быть чётким, без размытий или пропусков.
- Отметка о верности: обычно ставится фраза «Копия верна» с подписью и печатью.
Ответственность сторон
Ответственность работодателя
- Нарушение срока выдачи (более трёх рабочих дней) может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб. для должностных лиц).
- Выдача неполной или неверно оформленной копии может быть расценена как нарушение права работника на информацию, что также влечёт штрафы.
Ответственность работника
- Несвоевременный возврат оригинала трудовой книжки в орган соцстрахования (более трёх рабочих дней) может привести к приостановке выплат пособий по социальному страхованию и к административной ответственности работника (штраф до 5 000 руб.).
- Утеря или повреждение оригинала трудовой книжки после её получения обязывает работника возместить ущерб работодателю (стоимость восстановления документа).
Пример заявления на выдачу копии трудовой книжки
[ФИО работника] [Должность] [Подразделение] [Дата] Заявление Прошу выдать мне копию трудовой книжки (все заполненные страницы) для подачи в банк при оформлении ипотечного кредита. Подпись _____________
Пример оформления копии трудовой книжки (образец)
КОПИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ № 123456
Выдана:
Номер выдачи: КТК-2026-0589
Подпись руководителя: __________________ (И.И. Иванов)
Печать организации: [круглая печать]
Отметка: «Копия верна»
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли получить копию трудовой книжки в электронном виде?
- Да, если внутренние регламенты организации допускают электронное документооборот с использованием ЭЦП. В таком случае копия заверяется электронной подписью и печатью организации в виде электронной печати.
- Что делать, если работодатель отказывает в выдаче копии?
- Работник имеет право обратиться с жалобой в трудовую инспекцию или в суд. Отказ без законных оснований является нарушением ст. 62 ТК РФ.
- Нужно ли платить за выдачу копии трудовой книжки?
- Нет, выдача копии трудовой книжки по заявлению работника осуществляется бесплатно. Плату можно взимать только за дополнительные услуги (например, срочное изготовление, заверение нотариусом).
- Какой срок хранения копий трудовой книжки у работодателя?
- Копии, выданные работнику, не подлежат обязательному хранению у работодателя после их выдачи. Однако рекомендуется сохранять скан-копию в личном деле работника на срок, установленный внутренними нормативами (обычно 50 лет).
Выдача копии трудовой книжки работнику – это строго регламентированная процедура, направленная на обеспечение права работника на информацию о своей трудовой деятельности. Соблюдение сроков, правильное оформление и взаимодействие с органами обязательного социального страхования позволяют избежать споров и административных санкций. Работодателю рекомендуется закрепить порядок выдачи копий в локальных нормативных актах и регулярно обучать кадровый персонал требованиям ст. 62 ТК РФ.