Дата публикации: 23 мая 2026 года

Правовые основы выдачи трудовой книжки

Порядок выдачи, заполнения и хранения трудовых книжек регулируется следующими нормативными актами:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ст․ 66, 80, 84․1);
2. Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
3. Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
4. Иные нормативные акты, регулирующие вопросы трудовой деятельности․

Обязанности работодателя

Согласно ст․ 66 ТК РФ, работодатель обязан:

• вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней;
• обеспечивать их правильное заполнение и хранение;
• выдавать трудовую книжку работнику в последний день работы;
• вносить в трудовую книжку записи о приеме на работу, переводе, увольнении и награждениях;
• вести учет трудовых книжек и вкладышей к ним․

Порядок заполнения трудовой книжки

Первичное заполнение

При первом заполнении трудовой книжки необходимо:

1. Заполнить ьный лист:
   • Фамилия, имя, отчество работника;
   • Дата рождения;
   • Образование;
   • Профессия, специальность;
   • Дата заполнения․
2. Подписать ьный лист:
   • Работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений;
   • Лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, также подписывает ьный лист;
   • При наличии печати организации ставится печать кадровой службы․
3. Прошить и пронумеровать страницы трудовой книжки;
4. Сделать запись в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним․

Внесение записей о работе

Все записи о работе вносятся в следующем порядке:

1. В графе 1 — порядковый номер записи;
2. В графе 2 — дата приема на работу;
3. В графе 3 — наименование должности, структурного подразделения, профессии или специальности с указанием квалификации;
4. В графе 4 — дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу․

Пример записи:

1 2 Принят на должность менеджера отдела продаж 3 Приказ № 45 от 4

Запись об увольнении

При увольнении в трудовую книжку вносится запись об основании и причине увольнения․ Формулировка должна соответствовать Трудовому кодексу․

Пример записи об увольнении:

5 2 Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации 3 Приказ № 78 от 4

Выдача трудовой книжки при увольнении

Сроки выдачи

Согласно ст․ 84․1 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в последний день работы․ Если работник в день увольнения отсутствует, трудовая книжка выдается:

• по его письменному заявлению;
• не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника;
• с обязательной распиской работника в получении трудовой книжки․

Порядок выдачи

Выдача трудовой книжки осуществляется в следующем порядке:

1. Проверка правильности внесенных записей;
2. Подписание работником Книги учета движения трудовых книжек о получении;
3. В случае выдачи трудовой книжки по заявлению, внесение соответствующей записи в графу 3 раздела «Сведения о работе»․

Пример записи в Книге учета:

Дата выдачи:

ФИО работника: Иванов Иван Иванович

Должность: Менеджер

Подпись работника: _____________

Подпись ответственного лица: _____________

Выдача трудовой книжки по заявлению

Если работник подал заявление о выдаче трудовой книжки менее чем за три рабочих дня до увольнения, работодатель обязан выдать её не позднее дня увольнения․

Образец заявления:

Выдача трудовой книжки по доверенности

Трудовая книжка может быть выдана по доверенности․ При этом:

• Доверенность должна быть нотариально заверена;
• В Книге учета делается отметка о выдаче трудовой книжки по доверенности;
• Доверенное лицо предъявляет паспорт и доверенность․

Ответственность за нарушение порядка выдачи трудовой книжки

Административная ответственность

Согласно ст․ 5․27 КоАП РФ, за нарушение порядка ведения, хранения, выдачи трудовых книжек или внесения в них неправильных или не соответствующих законодательству записей предусмотрены следующие административные наказания:

• для должностных лиц, штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей․

Материальная ответственность

Если задержка выдачи трудовой книжки причинила работнику материальный ущерб, работодатель обязан возместить этот ущерб в размере среднего заработка за каждый день задержки․

Уголовная ответственность

В случае умышленного уничтожения, подлога или иного нарушения, причинившего крупный ущерб, возможно привлечение к уголовной ответственности по ст․ 233 УК РФ․

Особенности выдачи дубликата трудовой книжки

Основания для выдачи дубликата

Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:

• утрата (порча) трудовой книжки;
• невозможность внесения записей в связи с заполнением всех страниц;
• обнаружение в трудовой книжке неправильных или не соответствующих законодательству записей;
• при переходе на электронную трудовую книжку (с 2020 года)․

Порядок оформления дубликата

Для получения дубликата трудовой книжки работник должен:

1. Написать заявление на имя работодателя;
2. Предоставить документы, подтверждающие трудовую деятельность (трудовые договоры, приказы, справки с предыдущих мест работы);
3. Работодатель запрашивает информацию о трудовой деятельности работника в Пенсионном фонде;
4. На основании полученных данных оформляется дубликат трудовой книжки․

Срок выдачи дубликата: не более 15 дней со дня подачи заявления․

Хранение и учет трудовых книжек

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки хранятся:

• у работодателя — в сейфе или металлическом шкафу;
• в отдельном помещении, исключающем доступ посторонних лиц;
• в условиях, обеспечивающих их сохранность и защиту от повреждений․

Учет трудовых книжек

Работодатель обязан вести:

• Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
• Индивидуальные карточки работников;
• Журнал учета выдачи трудовых книжек․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли получить трудовую книжку раньше дня увольнения?

Да, если работник напишет заявление о выдаче трудовой книжки раньше дня увольнения․ Работодатель обязан выдать её в течение трех рабочих дней со дня обращения․

Что делать, если трудовая книжка утеряна работодателем?

Работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки․ При этом он несет ответственность за утрату документа․

Можно ли не выдавать трудовую книжку, если работник не отработал полных 5 дней?

Нет․ Если работник проработал хотя бы один день, работодатель обязан завести трудовую книжку и выдать её при увольнении․

Можно ли сделать копию трудовой книжки?

Да, по заявлению работника работодатель обязан выдать копию трудовой книжки, заверенную надлежащим образом․

Выдача трудовой книжки — это важная процедура, которая должна осуществляться в строгом соответствии с трудовым законодательством․ Нарушение установленных правил может повлечь за собой серьезные последствия для работодателя, включая административные штрафы и материальную ответственность․

Работодатель должен:

• Своевременно и правильно заполнять трудовую книжку;
• Выдавать её работнику в последний день работы;
• Вести учет трудовых книжек;
• Соблюдать порядок выдачи дубликатов и копий;
• Нести ответственность за нарушение установленных правил․

Полезные ссылки и нормативные акты

• Трудовой кодекс Российской Федерации
• Постановление Правительства РФ от № 225
• Постановление Минтруда России от № 69
• Официальный сайт Пенсионного фонда РФ

Автор статьи: Специалист по трудовому праву

Дата публикации: 23 мая 2026 года