Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий место работы, периоды занятости, должность, стаж и прочие сведения, подтверждающие трудную деятельность сотрудника. По требованию работника работодатель обязан предоставить копию трудовой книжки. Ниже разобраны все аспекты оформления и выдачи такой копии.
Правовая основа
В Трудовом кодексе РФ (ст. 64) указано, что работодатель обязан по требованию сотрудника предоставить копию трудовой книжки, независимо от формы её оформления (бумажная или электронная).
Ключевые нормы
- Работодатель обязан предоставить копию по первому требованию сотрудника.
- Копия может быть выдана в бумажном виде, электронном виде или в обоих вариантах одновременно.
- Если сотрудник не отказывается от бумажной формы, работодатель может одновременно использовать и электронный вариант.
Когда требуется заявление?
Для получения копии трудовой книжки сотрудник должен подать заявление. Это официальный документ, в котором указывается:
- ФИО работника.
- Номер и серия его трудовой книжки (если имеется).
- Способ выдачи копии (бумажный, электронный, оба).
- При необходимости – указание, что требуется копия для определенных целей (например, оформление кредита, подача в другую компанию и т.д.);
Можно ли направить сотруднику неименное уведомление?
Да. Если сотрудник поставил отметку в своей копии трудовой книжки, указывая, что он согласен на выдачу копии, работодатель может оформить уведомление без указания его ФИО в тексте уведомления. Однако в самой заявке необходимо указать полные данные работника.
Как оформить заявление
Ниже приведен пример шаблона заявления, которое можно использовать в любой компании.
Заявление о выдаче копии трудовой книжки Я, ФИО Фамилия Отчество, паспортные данные № паспорта: ХХХХ№, выдано: ОГОНД, дата выдачи: ДД.ММ.ГГГГ, заявил(а) о необходимости получения копии своей трудовой книжки (или её электронного эквивалента) для цели: ________________________. Прошу выдать мне копию (бумажную/электронную) в течение _____ рабочих дней. Подпись: ______________________
Заявление может быть подано в письменной форме (на бумаге) или в электронном виде (через корпоративный портал).
Порядок выдачи копии
После получения заявления работодатель обязан выполнить следующие действия:
- Проверить наличие данных работника в базе кадрового учёта.
- Подготовить копию трудовой книжки в выбранном виде.
- Вручить копию лично, отправить по электронной почте или передать через корпоративный сервис.
- Зафиксировать факт выдачи (подпись в журнале, электронный отчет).
Одновременное применение электронного и бумажного вариантов
Если сотрудник не написал заявление об отказе от бумажной формы, работодатель может одновременно предоставить:
- Бумажную копию (скан или отсканированную копию) трудовой книжки.
- Электронную копию (PDF, подписанную электронной подписью).
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Что делать, если копия трудовой книжки потеряна?
Ответ: Сотрудник может запросить дубликат в HR‑отделе, указав в заявлении причину потери и цель получения копии. - Вопрос: Сколько времени занимает выдача копии?
Ответ: По закону работодатель обязан предоставить копию в течение 30 календарных дней с момента подачи заявления. - Вопрос: Можно ли запросить копию через представителя?
Ответ: Да, при наличии нотариально заверенной доверенности.
Пример оформления электронного запроса
Для компаний, использующих электронные системы кадрового учёта, заявление может выглядеть так:
Тема: Запрос копии трудовой книжки Текст: Уважаемая служба кадров, Прошу предоставить мне электронную копию моей трудовой книжки (№ ____, серия ____) в формате PDF. Данная копия требуется для оформления ипотечного кредита. С уважением, ФИО Фамилия Контактный телефон: +7 (___) ___-__-__ Электронная почта: example@domain.ru
Гарантия доступа к копии трудовой книжки – важное право сотрудника, закреплённое законодательством. Правильное оформление заявления и своевременное выполнение обязанностей работодателя позволяют избежать конфликтов и обеспечить прозрачность кадровых процессов. При соблюдении описанных выше рекомендаций выдача копии будет производиться корректно, в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению заявления или выдаче копии трудовой книжки, обращайтесь в HR‑отдел или консультируйтесь с юристом по трудовому праву.