Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ‚ ст․ 66․1 – право работника получить сведения о трудовой деятельности и обязанность работодателя выдать трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней с момента подачи заявления․
• Приказ Минтруда РФ № 320н (Порядок ведения и хранения трудовых книжек) – п․ 9 устанавливает срок внесения записей в трудовую книжку не позднее пяти дней со дня издания приказа‚ являющегося основанием их внесения․
• Письмо Минтруда РФ от № 142/В-267 – разъясняет порядок заверения записей при выдаче трудовой книжки на руки (подпись работодателя или ответственного лица‚ печать при наличии)․

1. Получение заявления работника․ Работник подаёт письменное заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности (форма может быть свободной‚ но обязательно содержит просьбу выдать трудовую книжку на руки и указать желание перейти на электронный формат)․
2. Подготовка приказа․ На основании заявления издаётся приказ (распоряжение) о выдаче трудовой книжки на руки и о переходе работника на электронную трудовую книжку․
3. Внесение записи в трудовую книжку․ При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности․ Запись делается в хронологическом порядке после последней записи о трудовой деятельности (обычно после записи об увольнении или после последней записи о приёме)․
4. Заверение записи․ Запись заверяется подписью работодателя либо лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек‚ и печатью организации (кадровой службы) при её наличии․
5. Выдача на руки и получение расписки․ Работнику выдаётся трудовая книжка под расписку․ Расписка служит подтверждением получения документа и снимает с работодателя ответственность за возможную утрату или повреждение книжки работником․
6. Внесение отметки в журнал учёта движения трудовых книжек․ В графе «Расписка работника в получении трудовой книжки» (обычно графа 13) делается запись о выдаче книжки на руки‚ указывается номер записи‚ дата выдачи и подпись работника․

Запись о подаче заявления работником: что именно указывается

Запись формируется в свободной форме‚ но должна содержать следующие обязательные реквизиты:

• Дата выдачи трудовой книжки на руки․
• Основание выдачи – номер и дата приказа (распоряжения) о выдаче трудовой книжки и переходе на электронный формат․
• Формулировка‚ подтверждающая подачу заявления работником‚ например: «Выдана на руки на основании письменного заявления работника от ___․___․____ о предоставлении сведений о трудовой деятельности»․
• Подпись уполномоченного лица и печать организации․

Пример записи в трудовой книжке

Выдана на руки на основании приказа № 45 от 
о выдаче трудовой книжки и переходе на электронный формат
в связи с письменным заявлением работника Иванова И․И․
от о предоставлении сведений о трудовой деятельности․
Подпись ___________________ Печать организации

Запись помещается после последней сведений о трудовой деятельности (обычно после записи об увольнении) и заверяется согласно требованиям Письма Минтруда РФ․

Отметка в журнале учёта движения трудовых книжек

Журнал учёта движения трудовых книжек ведётся в соответствии с формой‚ утверждённой Приказом Минтруда РФ № 320н․ При выдаче книжки на руки заполняются следующие графы:

Графа	Содержание
1	Порядковый номер записи
2	Дата выдачи трудовой книжки на руки
3	ФИО работника
4	Основание выдачи (номер и дата приказа)
5	Подпись работника (расписка)
6	Подпись ответственного лица
7	Примечание (например‚ «переход на электронную трудовую книжку»)

В графе 5 ставится расписка работника о получении трудовой книжки; в графе 7 можно отразить факт перехода на электронный формат․

Важные нюансы и рекомендации

• Запись о подаче заявления должна быть внесена не позднее пяти рабочих дней с даты издания приказа (п․ 9 Порядка 320н)․
• Если работодатель задерживает выдачу трудовой книжки по своей вине‚ днём увольнения считается день фактической выдачи книжки на руки (см․ разъяснения Письма Минтруда РФ)․
• При отсутствии печати организации допустимо заверять запись только подписью уполномоченного лица‚ однако наличие печати повышает юридическую силу документа․
• Расписку работника рекомендуется хранить в личном деле сотрудника не менее 50 лет‚ как и саму трудовую книжку․
• При переходе на электронную трудовую книжку бумажный экземпляр больше не ведётся и не хранится у работодателя; ответственность за его сохранность переходит к работнику․

Таким образом‚ при выдаче трудовой книжки работнику‚ который подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности и перешёл на электронный формат‚ в саму трудовую книжку вносится обязательная запись о подаче такого заявления․ Эта запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации‚ а факт получения документа подтверждается распиской работника и соответствующей отметкой в журнале учёта движения трудовых книжек․ Соблюдение указанного порядка обеспечивает соблюдение требований ТК РФ‚ минимизирует риски споров и защищает интересы обеих сторон трудовых отношений․