В процессе работы с кадровыми документами часто возникает необходимость передать трудовую книжку не самому работнику, а третьему лицу (например, родственнику, представителю или новому работодателю). Для законного оформления такой передачи требуеться правильно составленное заявление и соблюдение установленного порядка.

Нормативно‑правовая база

В соответствии с пунктом 1 статьи 185 Гражданского кодекса РФ доверенность – это письменное уполномочие, которое одно лицо предоставляет другому для представления интересов перед третьими лицами. Применяются также:

• Положения Трудового кодекса РФ (ст. 66, п. 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек);
• Приказ Минтруда РФ от № 320н «Порядок ведения и хранения трудовых книжек»;
• Письма и разъяснения Роструда (например, письмо от № ПГ/05385‑6‑1).

Ключевые положения

1. Выдача трудовой книжки третьему лицу допускается только на основании нотариально удостоверенной доверенности или заявления работника с указанием получателя.
2. Работодатель обязан оформить расписку о получении документа, если в организации не ведётся журнал выдачи трудовых книжек.
3. Отказ в выдаче без весомых оснований считается неправомерным (см. письмо Роструда от № 530‑6‑1).

Когда работник должен писать расписку?

Расписка о получении трудовой книжки нужна в следующих случаях:

• Если в организации не ведётся журнал выдачи трудовых книжек;
• Если документ передаётся не в руки работника, а третьему лицу;
• При отправке копии или оригинала по почте – в качестве подтверждения получения.

Форма и содержание заявления

Заявление может быть оформлено в свободной форме, но должно содержать минимум следующие реквизиты:

1. ФИО работника;
2. Номер и серия трудовой книжки;
3. ФИО третьего лица, которому передаётся документ;
4. Дата выдачи и подпись работника (или его уполномоченного представителя);
5. При необходимости – указание причины передачи (увольнение, смерть, передача прав и т.д.).

Пример заявления (2025‑2026 гг.):

Заявление
о выдаче оригинала трудовой книжки
от _______________ (ФИО работника) 
№ ___ от ___ (дата выдачи) 
на имя _______________ (ФИО третьего лица) 
с целью _______________ (увольнение, передача прав и т.д.) 
Подпись: ______________________ Дата: ___.___;____

Порядок выдачи по доверенности

Для легитимной передачи документа третьему лицу необходимо:

• Получить от работника нотариально заверенную доверенность на получение трудовой книжки;
• Убедиться, что доверенность содержит:
  • Полные данные сторон;
  • Срок действия;
  • Подпись и печать (при необходимости).
• Оформить расписку о передаче документа, где указывается дата, подпись представителя организации и получателя.

Возможные ограничения и риски

Несмотря на отсутствие прямого запрета, существуют нюансы:

• Отказ работодателя возможен только при отсутствии надлежащей доверенности или если в коллективном договоре/правилах компании установлено иное.
• В случае смерти работника выдача происходит по завещанию или закону, но также требует нотариальной доверенности от наследников.
• Передача без доверенности может привести к нарушению конфиденциальности персональных данных и к административной ответственности работодателя (см. письмо Роструда от № ПГ/14294‑6‑1).

Примеры из практики

Ниже – несколько типовых формулировок, которые часто используют в организациях:

1. Для родственника – «Я, Иванов И.И., доверяю Иванову А.П. получить мою трудовую книжку для дальнейшего оформления в новом месте работы».
2. Для представителя – «Я, Петров П.П., уполномоченный представитель ООО «Компания», прошу выдать мне трудовую книжку работника Сидорова С.С. в связи с его увольнением».
3. Для наследника – «В связи со смертью работника, прошу выдать оригинал трудовой книжки его законному наследнику».

Как оформить акт о выдаче?

Акт о выдаче должен включать:

• Номер и дату акта;
• ФИО работника и третьего лица;
• Номер и серию трудовой книжки;
• Основание выдачи (доверенность, заявление);
• Подписи сторон и печать организации (если есть).

Часто задаваемые вопросы

• Возможно ли отправить копию трудовой книжки третьему лицу без согласия работника? – Нет, передача оригинала требует согласия работника или наличия надлежащей доверенности.
• Можно ли выдать книжку по телефону или электронной почте? – Только в случае, когда работник предоставил письменное согласие и/или нотариально заверенную доверенность.
• Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки? – Через запрос в кадровую службу, который оформляется в виде заявления и подтверждается распиской.

Выдача трудовой книжки третьему лицу возможна, но только при соблюдении следующих условий:

1. Наличие надлежащей нотариально удостоверенной доверенности или заявления работника с указанием получателя;
2. Оформление расписки о получении документа;
3. Соблюдение требований Трудового кодекса РФ и Порядка ведения и хранения трудовых книжек;
4. Запись выдачи в книге учета движения трудовых книжек (если она ведется).

Только при полном соблюдении всех перечисленных пунктов передача документа будет считаться законной и не подвергнется оспариванию со стороны контролирующих органов.