Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Обновлено: 21 мая 2026 года

Самое главное помнить: Трудовая книжка, это основной документ о трудовой деятельности гражданина. Её выдача, ведение и хранение строго регламентированы законодательством. Нарушение установленных правил может привести к административной и даже уголовной ответственности.

Нормативная база и ответственные лица

Основные нормативные документы

Порядок ведения, хранения и выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним регулируеться следующими нормативными актами:

Приказ Минтруда России от № 320н — основной документ, определяющий правила ведения и хранения трудовых книжек;
Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 67);
Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
Приказы и инструкции Минтруда России;
Локальные нормативные акты организации.

Назначение ответственного лица

Согласно п. 41 Приказа № 320н, работодатель обязан:

Назначить приказом или распоряжением ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;
Обеспечить его необходимыми бланками и инструкциями;
Организовать надлежащее хранение документов.

Важно! Ответственный сотрудник должен пройти соответствующее обучение и быть ознакомлен с нормативными требованиями. В случае отсутствия такого сотрудника ответственность за нарушения несет руководитель организации.

Выдача при приеме на работу

При заключении трудового договора работодатель обязан:

Оформить трудовую книжку на нового сотрудника (если она не была оформлена ранее);
Внести в неё запись о приеме на работу с указанием:

Дата приема;
Наименование должности;
Структурное подразделение;
Основание (номер и дата приказа о приеме).

Выдать трудовую книжку на руки работнику под роспись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей;
Ознакомить работника с записью в трудовой книжке.

Пример записи при приеме на работу:
«Принят на должность менеджера по продажам в отдел маркетинга на основании приказа от № 45-л/с.»

Выдача при увольнении

При прекращении трудового договора работодатель обязан:

Внести в трудовую книжку запись об увольнении с указанием:

Основание увольнения;
Дата увольнения;
Номер и дата приказа об увольнении;
Ссылка на статью ТК РФ.

Выдать трудовую книжку работнику в день увольнения (или не позднее следующего рабочего дня);
Ознакомить работника с записью под роспись в книге учета;
В случае отсутствия работника — направить ему уведомление о необходимости получения трудовой книжки.

Внимание! Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении может повлечь за собой административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф до 50 000 рублей для должностных лиц и до 5 000 рублей для ИП).

Выдача дубликата

В случае утраты или повреждения трудовой книжки работник может обратиться к работодателю с заявлением о выдаче дубликата. Порядок следующий:

Работник пишет заявление;
Работодатель проверяет наличие записи о трудовой деятельности в архиве;
Оформляется дубликат трудовой книжки;
В дубликат переносятся все записи из оригинала;
На титульном листе делается пометка «Дубликат».

Оформление и выдача вкладышей

Когда необходим вкладыш?

Вкладыш оформляется в следующих случаях:

В трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов (например, «Сведения о работе»);
Недостаточно места для внесения новой записи;
Трудовая книжка испорчена и требует замены.

Порядок оформления вкладыша

Процедура включает:

Заполнение титульного листа вкладыша (ФИО, дата рождения, образование и т.д.);
Внесение записей о трудовой деятельности (аналогично трудовой книжке);
Подшивка вкладыша к трудовой книжке;
Проставление штампа «Выдан вкладыш» на первом листе трудовой книжки с указанием:

Серии и номера вкладыша;
Дата выдачи;
Подпись ответственного лица.

Пример штампа:
«Выдан вкладыш
Серия АБ № 123456
Дата выдачи:
Подпись: Иванов И.И.»

Учет вкладышей

Вкладыши учитываются в:

Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей;
Приходно-расходной книге по учету бланков;
Локальных документах организации.

Учет и хранение трудовых книжек и вкладышей

Книга учета движения трудовых книжек

Согласно п. 40 Приказа № 320н, работодатель обязан вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей, в которой фиксируются:

Поступление бланков;
Выдача работникам;
Возврат неиспользованных бланков;
Испорченные бланки;
Списание и уничтожение.

Важно! Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью (при наличии). Срок хранения, 75 лет.

Условия хранения

Трудовые книжки и вкладыши должны храниться:

В металлическом шкафу или сейфе;
В отдельном помещении, исключающем доступ посторонних;
При температуре от +10°С до +25°С и влажности не более 65%;
Вдали от источников тепла и влаги;
В порядке, обеспечивающем их сохранность и быстрое нахождение.

Сроки хранения

Сроки хранения документов:

Книга учета движения трудовых книжек — 75 лет;
Трудовые книжки уволенных работников — 50 лет;
Испорченные бланки — до момента уничтожения (оформляется актом).

Ответственность за нарушения

Виды нарушений

Наиболее распространенные нарушения:

Отсутствие ответственного лица;
Неправильное ведение книги учета;
Нарушение сроков хранения;
Несвоевременная выдача трудовой книжки при увольнении;
Неправильное оформление записей;
Использование неучтенных бланков.

Ответственность

За нарушения предусмотрены следующие виды ответственности:

Вид нарушения	Ответственность	Нормативный акт
Нарушение порядка ведения, хранения или выдачи	Штраф до 50 000 руб. для должностных лиц, до 5 000 руб. для ИП	ст. 5.27 КоАП РФ
Несвоевременная выдача трудовой книжки при увольнении	Штраф до 50 000 руб. + компенсация за задержку	ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 234 ТК РФ
Использование неучтенных бланков	Штраф до 10 000 руб.	ст. 17.10 КоАП РФ
Уничтожение документов без оформления акта	Штраф до 30 000 руб.	ст. 13.25 КоАП РФ

Практические рекомендации для кадровой службы

Алгоритм действий при выдаче трудовой книжки

Проверить наличие бланка в книге учета;
Заполнить титульный лист (при необходимости);
Внести запись о приеме/увольнении;
Ознакомить работника с записью;
Выдать трудовую книжку под роспись;
Зафиксировать выдачу в книге учета;
Хранить копию записи (при наличии).

Чек-лист для проверки

Наличие приказа о назначении ответственного лица;
Наличие книги учета движения трудовых книжек;
Наличие металлического шкафа для хранения;
Соблюдение температурного режима;
Отсутствие испорченных бланков без оформления;
Своевременное внесение записей;
Соблюдение сроков хранения.

Как избежать ошибок?

Советы для кадровых специалистов:

Регулярно обновляйте локальные нормативные акты;
Проводите инструктаж ответственных лиц;
Используйте только учтенные бланки;
Следите за сроками хранения;
Ведите электронную копию книги учета (для дублирования);
Используйте программное обеспечение для автоматизации учета.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выдать трудовую книжку на руки работнику?

Нет. Трудовая книжка должна храниться у работодателя. Работник может получить её только при увольнении или для оформления дубликата.

Что делать, если работник отказывается получать трудовую книжку при увольнении?

Если работник не явился за трудовой книжкой, работодатель:

Направляет уведомление о необходимости получения;
Хранит трудовую книжку в течение 2 лет;
После истечения срока — списывает и уничтожает (оформляется акт).

Можно ли использовать иностранный язык при заполнении трудовой книжки?

Согласно п. 2.1 Приказа № 320н, записи в трудовой книжке и вкладыше должны быть внесены на русском языке. В исключительных случаях (например, в республиках с государственным языком) допускается дублирование на национальном языке.

Как быть, если в трудовой книжке ошибка?

Ошибки в трудовой книжке исправляются:

Путем зачеркивания неверной записи;
Внесения правильной записи;
Указания причины исправления;
Подписи ответственного лица;
Печати организации (при наличии).

Важно! Не допускается подчистка или замазывание записей. Исправления должны быть читаемыми.

Выдача, ведение и хранение трудовых книжек, это ответственная процедура, требующая строгого соблюдения законодательных норм. Нарушение установленных правил может привести к серьезным последствиям для работодателя. Следование рекомендациям, изложенным в данной статье, поможет избежать ошибок и обеспечить надлежащее ведение кадрового учета.

Помните, что трудовая книжка — это не просто документ, а основной подтверждающий документ о трудовом стаже работника. От её правильного ведения зависит не только деловая репутация организации, но и права работников.

Рекомендация: Для минимизации рисков используйте автоматизированные системы учета трудовых книжек, регулярно проводите внутренние проверки и консультируйтесь с юристами по трудовому праву.