Дата актуализации:  г. 16:31:36

Общие сведения

Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника. С 1 сентября 2021 г. в России действует новый порядок её заполнения, а с 1 января 2023 г. – новые бланки, утверждённые Приказом Минтруда РФ № 320н от  г. (далее – Приказ 320н). Предыдущие инструкции и правила более не действуют.

Правовая база

• Постановление Правительства РФ № 1250 от  г. (вводит новые формы и порядок заполнения).
• Приказ Минтруда РФ № 320н от  г. «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
• Приказ Минфина РФ № 55н от  г. (регулирует порядок ведения электронных трудовых книжек).
• Федеральный закон «О труде в Российской Федерации» и Трудовой кодекс РФ (ст. 66‑71).

Новая форма трудовой книжки

Бланки нового образца вводятся в действие с 1 января 2023 г. Основные изменения:

• Количество разворотов для записи сведений о работе увеличено до 14 (ранее – 8).
• Разворотов для сведений о награждениях уменьшено до 7.
• Дата в записях указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ (двузначные день и месяц, четырёхзначный год).
• Для электронных книжек используется система «Электронная трудовая книжка» (ЭТК) и форма ЕФС‑1.

Требования к записям в трудовой книжке

Приём на работу

1. Титульный лист – указывается ФИО, дата рождения, место рождения, серия и номер паспорта, ИНН, СНИЛС.
2. Запись о приёме должна содержать:
   • Дата приёма (ДД.ММ.ГГГГ).
   • Наименование организации‑работодателя (полное официальное название).
   • Трудовой договор (номер, дата заключения) – если договор не заключён, указывается «на основании приказа».
   • Должность, разряд, тарифная ставка (при наличии).
   • Основание приёма (например, «по результатам конкурсного отбора», «по совместительству»).
3. Запись вносится рукописным шрифтом черными чернилами (или в электронном виде в ЭТК) без исправлений, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 5.

Переводы, повышения, изменения условий труда

• Каждое изменение фиксируется отдельной записью в том же развороте, где указана предыдущая запись.
• Указываются дата изменения, новое наименование должности, новая тарифная ставка, основание (приказ, договор).
• Если перевод происходит в другую организацию‑работодателя, оформляется отдельная запись о приёме в новой организации.

Увольнение (прекращение трудового договора)

1. Запись делается в том же развороте, где указана последняя запись о приёме/переводе.
2. Обязательно указываются:
   • Дата увольнения (ДД.ММ.ГГГГ).
   • Основание увольнения (по взаимному согласию, по инициативе работодателя, по собственному желанию и т.д.).
   • Номер и дата приказа об увольнении (если есть).
   • Ссылка на выписку из трудовой книжки (при необходимости).
3. Запись заверяется подписью работодателя (руководителя организации) и печатью.

Награды, поощрения, обучение

• Отдельный раздел (разворот) для наград: указывается дата, название награды, основание (приказ, указание).
• Для повышения квалификации фиксируются: дата начала и окончания обучения, название программы, учреждение‑организатор.

Исправление ошибок

Ошибки допускаются только в следующих случаях:

1. Если запись сделана неразборчиво – её можно зачеркнуть двойной линией и написать правильный вариант рядом, указав «исправление» и дату исправления.
2. Если была допущена материальная ошибка (неверные даты, названия) – запись также зачеркивается двойной линией, рядом делается новая запись с пометкой «исправление», подписывается руководителем.
3. Все исправления фиксируются в журнале исправлений (если он ведётся) и подписываются обеими сторонами.
4. Запрещено использовать корректирующую ленту, стирательную резинку, а также писать поверх уже записанного текста.

Хранение и учёт трудовых книжек

• Работодатель обязан вести учёт всех выданных трудовых книжек (журнал учёта, электронный реестр).
• Трудовые книжки хранятся в закрытом месте, недоступном посторонним лицам.
• С 1 января 2023 г. организации могут вести электронные трудовые книжки (ЭТК) – в этом случае запись делается в системе, а работник получает доступ через портал Госуслуг.
• При увольнении работнику выдается справка о трудовой деятельности (форма Т-8) и, при необходимости, дубликат книжки.

Специфические случаи

Стаж работы до 2021 г.

Если у работника уже есть записи в старой форме, они сохраняются. При переходе на новый бланк в него вносятся новые записи, а старые сохраняются в прежнем виде.

Приём на работу с уже существующим стажем

В записи о приёме указывается «с учётом ранее полученного стажа», а в отдельном поле – количество лет/мес. стажа, подтверждённого документами.

Оформление в виде «вкладыша»

Для работников, у которых уже есть заполненная трудовая книжка, но требуется добавить новые сведения, используется вкладыш (формы СЗВ‑ТД, ЕФС‑1). С 2023 г. в указанных случаях применяется форма ЕФС‑1 (титульный лист, подраздел 1 раздела 1 и подраздел 1.1).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли использовать черную ручку с гелевыми чернилами? – Да, допускаются любые черные чернила, главное, чтобы запись была чёткой и не стиралась.
2. Что делать, если работодатель отказывается подписать запись? – Работник имеет право обратиться в инспекцию по труду с заявлением о нарушении порядка ведения трудовой книжки.
3. Можно ли вести только электронную трудовую книжку? – Да, при условии, что работник дал согласие на электронный формат и работодатель подключён к системе ЭТК.
4. Как оформить запись о частичной занятости? – Указывается «по совместительству», указывается количество часов/дней в неделю, а также основание (договор, приказ).

С 2023 года требования к заполнению трудовой книжки стали более строгими и детализированными. Основные моменты, которые необходимо помнить работодателю и работнику:

• Все даты – в формате ДД.ММ.ГГГГ (двузначные день и месяц).
• Записи делаются чёрными чернилами без исправлений (за исключением чётко регламентированных случаев).
• Новые бланки имеют 14 разворотов для сведений о работе и 7 – для наград.
• С 2023 г. допускается электронный вариант трудовой книжки (ЭТК).
• Любые исправления фиксируются двойным зачёркиванием и подписью руководителя.

Соблюдение этих требований гарантирует законность трудовых отношений и упрощает процесс проверки со стороны контролирующих органов.

Автор: Ваш полезный помощник.
Контакт: info@example.com