В 2026 году система учета трудовой деятельности сотрудников продолжает совершенствоваться. Для работодателей‚ бухгалтеров и кадровиков актуальным остается вопрос корректного ведения отчетности в Социальный фонд России (СФР). Основным документом‚ фиксирующим все изменения в статусе работника‚ стала форма ЕФС-1 (ранее известная как СЗВ-ТД).

В этой статье мы разберем ключевые изменения‚ вступившие в силу с конца 2025 года‚ новые правила заполнения‚ сроки сдачи и типичные ошибки‚ которых следует избегать.

Главные изменения 2026 года

Самое важное нововведение‚ о котором необходимо помнить: с 30 декабря 2025 года применяется новая форма отчета ЕФС-1. Она утверждена Приказом СФР от № 1462.

Что изменилось в кодах и структуре?

В новой форме произошли существенные изменения‚ направленные на упрощение отчетности:

• Исключены коды ДИСТ и НДОМ. Работодателям больше не нужно отчитываться о переводах сотрудников на дистанционную или надомную работу. Эти коды удалены из новой формы.
• Упрощение записей. Убраны требования по внесению однотипных переводов‚ которые ранее могли «засорять» электронную трудовую книжку (ЭТК) сотрудника лишними записями.

> Важно: Несмотря на исключение кодов переводов‚ обязанность фиксировать прием на работу‚ увольнение и другие ключевые кадровые события осталась без изменений.

Когда и как сдавать отчет ЕФС-1 в 2026 году

Порядок и сроки сдачи отчета зависят от типа регистрируемого события.

Сроки подачи

• Прием‚ увольнение‚ перевод: Отчет необходимо сдать не позднее рабочего дня‚ следующего за днем издания приказа (распоряжения) или иного документа.
• Выбор формы трудовой книжки: Если работник подал заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (бумажная или электронная)‚ отчет сдается до 15-го числа месяца‚ следующего за месяцем подачи заявления.
• Годовой отчет (если не было событий): Если в течение года никаких кадровых изменений не происходило‚ итоговый отчет за год представляется в феврале следующего года (традиционно до 15 февраля‚ с учетом переноса выходных дней).

Особенности переноса сроков

Если последний день сдачи выпадает на выходной или праздничный день‚ срок переносится на первый следующий рабочий день.

• Например‚ в январе и июле отчет часто приходится сдавать 17-го числа.
• В феврале и октябре — 16-го числа.
• Всегда проверяйте производственный календарь на конкретный месяц 2026 года.

Инструкция: Как исправить ошибку в отчете

Ошибки в отчетах ЕФС-1 могут привести к проблемам у сотрудника при оформлении пенсии или получении льгот. Если вы обнаружили ошибку в уже отправленных данных‚ действовать нужно следующим образом:
Не игнорируйте ошибку. Ее необходимо исправить немедленно.
Подайте новый отчет.

• В первой строке отчета продублируйте ошибочные сведения‚ поставив отметку в графе «Признак отмены» (или аналогичной графе 11‚ в зависимости от версии ПО).
• В следующей строке укажите верные сведения.

Проверка. После отправки убедитесь через сервисы СФР (например‚ через личный кабинет страхователя)‚ что данные обновились.

Хранение документов: Бумажные vs Электронные

В 2026 году действует гибридная система хранения документов‚ и работодателю важно соблюдать баланс:

• Бумажные трудовые книжки: Хранятся у работодателя по-прежнему для тех сотрудников‚ кто написал заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде или не определился с выбором до 2021 года.
• Электронный архив: Копии отчетов ЕФС-1‚ формы СТД-Р (сведения о трудовой деятельности‚ выдаваемые работнику) необходимо сохранять в электронном архиве.
• Зачем это нужно? Эти документы являются первичным доказательством при проверках трудовой инспекции и в случае судебных споров с работниками.

Работа в программах автоматизации (1С и другие)

Для формирования отчета в популярных бухгалтерских программах (например‚ 1С:Зарплата и управление персоналом ред. 3.1) алгоритм действий обычно следующий:

Перейдите в раздел «Кадры» или «Отчетность‚ справки».
Выберите журнал «Электронные трудовые книжки» или воспользуйтесь сервисом «1С-Отчетность».
Откройте папку «Отчетность по физлицам».
Нажмите кнопку «Создать» и выберите форму ЕФС-1.
Программа автоматически подтянет данные из кадровых приказов. Вам останется проверить актуальность кодов (учитывая отсутствие кодов ДИСТ и НДОМ) и отправить отчет.

Альтернативные сервисы‚ такие как СБИС‚ Контур.Экстерн или Астрал Отчет 5.0‚ также поддерживают новую форму. В них необходимо перейти в раздел «СФР» -> «Трудовые книжки (ЭТК)» и выбрать список мероприятий для проверки статусов отправленных отчетов.

Частые ошибки работодателей

Анализ практики 2026 года выявляет несколько типичных ошибок:

• Использование старых форм. Попытка сдать отчет по форме‚ действовавшей до ‚ приведет к отказу в приеме.
• Попытка отчитаться о дистанционной работе. Использование удаленных кодов переводов‚ которые были исключены из новой формы.
• Нарушение сроков. Задержка сдачи отчета при приеме или увольнении даже на один день грозит штрафами.
• Отсутствие дублирования при исправлении. Попытка просто отправить правильные данные без аннулирования ошибочной строки приведет к двойной записи в ЭТК сотрудника.

Отчетность по электронным трудовым книжкам в 2026 году стала более структурированной‚ но требует внимательности к деталям. Ключевые моменты‚ которые должен помнить каждый работодатель:
Использовать новую форму ЕФС-1 (с изменениями от конца 2025 года).
Не использовать исключенные коды (ДИСТ‚ НДОМ).
Своевременно исправлять ошибки методом «аннулирование + новая запись».
Сохранять электронный архив отчетов для проверок.

Соблюдение этих правил гарантирует отсутствие штрафов со стороны СФР и корректный трудовой стаж ваших сотрудников.