С 1 июля 2018 года порядок заверения копий документов, в т.ч. трудовой книжки, регулируется ГОСТ Р 7.0.97‑2016. С момента вступления в силу приказа Росстандарта № 435‑ст от г. данный стандарт стал обязательным для всех работодателей, государственных и муниципальных учреждений. Нарушение требований ГОСТ может привести к отказу в приёме документов и к штрафам со стороны трудовой инспекции.
Содержание статьи
- Законодательная база и нормативные акты
- Кто имеет право заверять копию трудовой книжки
- Какие документы подлежат заверению
- Пошаговый порядок заверения по ГОСТ
- Образец заверки (текстовая часть)
- Типичные ошибки и как их избежать
- Часто задаваемые вопросы
Законодательная база и нормативные акты
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 – «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Требования к оформлению документов и их заверению». Дата вступления в силу – 1 июля 2018 г.
- Приказ Росстандарта № 435‑ст от г. – утверждает ГОСТ Р 7.0.97‑2016 и фиксирует его обязательность для всех организаций.
- Трудовой кодекс РФ (ст. 80, 81) – определяет обязанности работодателя по выдаче копий трудовой книжки.
Согласно пункту 5.26 ГОСТ Р 7.0.97‑2016, заверяющий документ пишет «Верно (Копия верна)», указывает свою должность, ставит подпись и печать (если она предусмотрена). Подпись должна быть разборчивой, а печать – только организации‑изготовителя (не личная).
Кто имеет право заверять копию трудовой книжки
Заверять копию трудовой книжки может только лицо, уполномоченное руководителем организации. Это может быть:
- директор (генеральный директор, руководитель организации);
- заместитель директора, главный бухгалтер;
- начальник отдела кадров;
- иные лица, имеющие доверенность от руководителя (доверенность должна быть оформлена в письменной форме).
Важно: подпись лица, заверяющего документ, не должна закрывать подпись работника в трудовой книжке (см. рекомендацию ГОСТ: «не должна закрывать подпись, а может захватывать лишь часть названия должности»).
Какие документы подлежат заверению
По ГОСТ Р 7.0.97‑2016 заверению подлежат:
- копия трудовой книжки (полностью или часть, если требуется только определённые записи);
- копии приказов о приёме, переводе, увольнении, командировке и др.;
- выписки из трудовой книжки (например, справка о трудовом стаже);
- другие документы, связанные с трудовыми отношениями, которые могут использоваться внешними пользователями (банки, органы соцзащиты и т.п.).
Пошаговый порядок заверения копии трудовой книжки
- Подготовка оригинала
Оригинальная трудовая книжка должна быть проверена на предмет повреждений, отсутствия страниц и корректности записей. - Сделать копию
Копию следует делать на бумаге формата А4, используя чёрно‑белый или цветной принтер. Качество печати должно быть достаточным для чтения всех записей. - Проверка копии
Сравнить копию с оригиналом, убедиться, что все записи полностью совпадают. При обнаружении расхождений копию следует переснять. - Подготовка заверительной надписи
На последней странице копии (или под последней строкой текста, если документ состоит из нескольких листов) разместить заверительную надпись согласно ГОСТ:
Верно (Копия верна) ______________________ (Ф.И.О. заверяющего) Должность «__» _______ 2026 г. Печать организации (при наличии)
Если документ выдаётся в электронном виде, заверение производится с помощью электронной подписи, соответствующей требованиям ФЗ 63‑2011.
- Подпись и печать
Подпись должна быть чёткой, не пересекаться с другими надписями. Печать ставится слева от подписи или в правом нижнем углу, но не должна закрывать текст. - Регистрация в журнале (по желанию)
Некоторые организации фиксируют выдачу заверенных копий в журнале выдачи документов. - Передача копии сотруднику
Копию вручают сотруднику под расписку или отправляют заказным письмом с подтверждением получения.
Образец заверки (текстовая часть)
Ниже приведён типовой шаблон, который можно адаптировать под конкретную организацию.
Верно (Копия верна)
_____________________________
(Иванов Иван Иванович)Должность: Главный специалист отдела кадров
«15» апреля 2026 г.
Если копия выдаётся в электронном виде, вместо печати указывается:
Электронная подпись: Иванов И.И. (должность) – Квалифицированный сертификат № 1234567890
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие подписи или печати. По ГОСТ подпись и печать обязательны, иначе документ считается незаверенным.
- Подпись закрывает запись в трудовой книжке. Нужно размещать подпись так, чтобы она не перекрывала оригинальные записи.
- Неправильный шрифт и размер. ГОСТ предписывает использовать разборчивый шрифт (обычно Times New Roman, 12 пт) без курсивов и подчёркиваний.
- Дата оформления в неверном формате. Дата должна быть указана полностью: ««02» мая 2026 г.».
- Отсутствие надписи «Верно (Копия верна)». Без этой фразы копия считается непроверенной.
- Использование личных печатей. По ГОСТ печать ставится только печатью организации.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли заверять копию трудовой книжки, если сотрудник просит её только для личного пользования?
Да. По статье 80 ТК РФ работодатель обязан выдать копию трудовой книжки, а согласно ГОСТ Р 7.0.97‑2016 копию необходимо заверить, иначе она может быть отклонена внешними организациями.
Можно ли использовать электронную подпись вместо печати?
Для электронных копий допускается квалифицированная электронная подпись, соответствующая ФЗ 63‑2011. При этом в тексте заверения указывается «Электронная подпись» и номер сертификата.
Как оформить заверение, если копия состоит из нескольких листов?
Каждый лист должен иметь номер (Лист 1 из N, …). Заверительная надпись размещается под последней строкой текста последнего листа.
Что делать, если в трудовой книжке есть исправления?
Все исправления должны быть отражены в копии. При этом в заверении указывается «Копия верна с учётом исправлений».
Какой срок хранения заверенных копий?
Согласно внутренним регламентам организации, копии хранятся не менее 5 лет, либо в течение срока, установленного трудовым договором.
Соблюдение требований ГОСТ Р 7.0;97‑2016 при заверении копий трудовой книжки – это не просто формальность, а реальная гарантия правовой защиты как работодателя, так и работника. Правильное оформление позволяет избежать споров с трудовой инспекцией, предотвратить штрафы и ускорить процесс выдачи документов внешним пользователям.
Помните, что ключевые моменты – это наличие подписи уполномоченного лица, печати организации, надписи «Верно (Копия верна)», корректно оформленная дата и отсутствие пересечений подписи с записями в трудовой книжке. При соблюдении этих правил ваша копия будет признана действительной в любой инстанции.
Статья подготовлена в соответствии с актуальными данными на 22 мая 2026 г.