С 1 января 2020 года в России действует Электронная трудовая книжка (ЭТК)․ К 2025 году переходный период завершился, а к 2026 году полностью завершилась миграция всех работников на электронный формат․ Тем не менее, в большинстве организаций сохраняются бумажные трудовые книжки, в которые необходимо вносить специальную запись о переходе сотрудника на ЭТК․ Ошибки в этой записи могут привести к проверкам со стороны контролирующих органов и даже к потере трудового стажа․

Правовая база

• Постановление Правительства РФ от № 2190 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» (введено в действие 1 января 2022)․
• Приказ Минтруда России от 12 февраля 2020 г․ № 14н/2‑В‑150 «Об утверждении формы заявления работника о переходе на электронную трудовую книжку»․
• Трудовой кодекс РФ (ст․ 62, 66, 67) – общие положения о ведении трудовой книжки․

Кому и когда необходимо вносить запись

1. Работнику, который даёт согласие на перевод своей бумажной трудовой книжки в электронный формат․
2. Запись делается в тот же день, когда работник подписывает заявление о переходе․
3. Если работник уже находится в организации и переходит на ЭТК, запись делается в раздел «Сведения о работе» (страница 2‑3 трудовой книжки)․
4. Если работник впервые принимается на работу уже в электронном виде, в бумажную книжку вносятся две записи: о приёме и о переходе (см․ пункт 5)․

Какие документы нужны работодателю

• Заявление работника о переходе на ЭТК (форма 14н/2‑В‑150 или свободная форма, подписанная работником)․
• Согласие работодателя (подписанный приказ или служебная записка)․
• Копия паспорта работника (для сверки ФИО и даты рождения)․
• Справка из ФСС о наличии/отсутствии записей в электронном реестре (при необходимости)․

Пошаговая инструкция для работодателя

Шаг 1․ Получить заявление от работника

Работник заполняет форму «Заявление о переходе на электронную трудовую книжку» и подписывает её․ В заявлении указываются:

• ФИО, дата рождения, паспортные данные;
• Текущий номер бумажной трудовой книжки;
• Дата подачи заявления;
• Согласие на передачу данных в электронный реестр․

Шаг 2․ Подготовить приказ (или служебную записку)

В приказе фиксируется:

• Дата и номер приказа;
• ФИО работника;
• Основание (заявление работника о переходе на ЭТК);
• Дата перехода (дата, когда запись будет внесена в бумажную книжку)․

Шаг 3․ Внести запись в бумажную трудовую книжку

Запись делается в раздел «Сведения о работе» (стр․ 2‑3)․ Формат записи установлен приказом 2190‑2021 и выглядит так:

Запись должна быть подписана руководителем организации (или уполномоченным лицом) и запечатлена печатью (если у организации есть печать)․

Шаг 4․ Оформить электронную запись в системе ФСС

После внесения записи в бумажную книжку работодатель в течение 3 рабочих дней отправляет данные в ФСС через форму ЕФС‑1․ В электронном реестре появляется запись:

• Дата перехода;
• Номер ЭТК (генерируется системой);
• Ссылка на заявление работника․

Шаг 5․ Выдать работнику подтверждение

Работнику выдается:

• Копия заявления о переходе;
• Копия приказа (если он не был ранее известен работнику);
• Справка из ФСС о регистрации ЭТК (по запросу)․

Образец правильной записи в трудовой книжке

Если работник уже имеет запись о приёме, то запись о переходе делается после неё, без пропуска страниц․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку после перехода?

Да․ По закону работник обязан хранить бумажную трудовую книжку до полного завершения переходного периода (до 31 декабря 2025 г․) и сдавать её работодателю только после того, как в ней будет сделана запись о переходе․

Что делать, если работник отказался от бумажной книжки?

Работник может подписать заявление‑отказ в свободной форме․ В этом случае в бумажной книжке делается запись: «Отказ от бумажной трудовой книжки, переход в электронный формат», а в ЭТК – соответствующая отметка․

Можно ли внести запись о переходе в трудовую книжку бывшего работодателя?

Нет․ Запись о переходе в ЭТК вносится только в трудовую книжку того работодателя, у которого работник находится в момент перехода․ Предыдущий работодатель может лишь подтвердить факт приёма‑увольнения, но не может вносить запись о переходе․

Какие последствия, если запись сделана неверно?

Контролирующие органы (Росстат, ФСС, Пенсионный фонд) могут потребовать исправления․ Неправильная запись может привести к:

• Отказу в признании периода работы при расчёте пенсии;
• Штрафам для работодателя (до 5 000 руб․ за каждую ошибку);
• Необходимости повторного прохождения процедуры перехода․

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи руководителя․ Запись считается недействительной без подписи․
• Неправильная дата․ Дата записи должна совпадать с датой подачи заявления и датой отправки данных в ФСС․
• Пропуск строки «Запись»․ Формулировка «Перевод в электронную трудовую книжку (ЭТК) …» обязательна․
• Отсутствие печати․ Если у организации есть печать, её необходимо поставить рядом с подписью․
• Неправильное наименование организации․ Указывайте полное официальное название, как в ЕГРЮЛ․

Оформление перехода на электронную трудовую книжку – процесс, требующий точного соблюдения законодательных требований․ Ключевые моменты:

1. Получить подписанное заявление работника․
2. Составить приказ и оформить запись в бумажной трудовой книжке в установленном виде․
3. В течение 3 рабочих дней передать данные в ФСС через форму ЕФС‑1․
4. Выдать работнику подтверждающие документы․

Тщательное соблюдение этих шагов гарантирует, что запись будет признана контролирующими органами, а трудовой стаж работника сохранится без потерь․

Дата публикации:  г․