Внесение сведений о награждениях и поощрениях сотрудников — одна из важных обязанностей кадровика. Несмотря на повсеместный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ бумажные бланки продолжают действовать‚ и требования к их ведению остаются строгими. Записи о награждениях подтверждают трудовые заслуги работника‚ влияют на его профессиональную репутацию‚ а также могут учитываться при назначении пенсий и льгот. В этой статье мы подробно разберем все нюансы оформления раздела «Сведения о награждении».
Какие награждения подлежат внесению?
Согласно действующему законодательству (п. 25 Правил и Инструкция)‚ в трудовую книжку вносятся сведения о поощрениях за трудовые заслуги. К ним относятся:
- Награждение государственными наградами и присвоение государственных почетных званий;
- Награждение почетными грамотами‚ присвоение званий и награждение нагрудными знаками‚ значками‚ дипломами;
- Иные поощрения‚ предусмотренные законодательством‚ коллективными договорами‚ уставами организации или правилами внутреннего трудового распорядка.
Что НЕ нужно вносить в трудовую книжку?
Очень важное правило‚ о котором часто забывают: в трудовые книжки не вносятся записи о выплате премий и вознаграждений‚ которые предусмотрены локальными нормативными правовыми актами (п. 46 Инструкции). То есть регулярные производственные премии‚ квартальные и месячные бонусы в разделе о награждениях не отражаются.
Обязанность кадровика и желание работника
Установлено‚ что если внесение записи о награждении определено нормативными актами‚ кадровик обязан ее внести независимо от желания самого работника. Даже если сотрудник просит не делать запись‚ аргументируя это нежеланием «нагружать» книжку‚ специалист по кадрам не имеет права уступать. Закон требует полноты и достоверности сведений.
Более того‚ работодатель‚ у которого хранится трудовая книжка сотрудника‚ должен внести в неё сведения о награждении человека за трудовые заслуги‚ пусть бы даже и со стороны стороннего работодателя. Это касается‚ например‚ случаев‚ когда работник был отмечен отраслевым министерством или вышестоящей организацией.
Пошаговая инструкция: как внести запись
Сведения о награждении вносятся в строгом порядке. Разберем заполнение по графам:
- Графа 1 — ставится порядковый номер записи. Он должен следовать за номером последней имеющейся записи в трудовой книжке работника.
- Графа 2, указывается дата внесения записи (а не дата самого приказа или события!).
- Графа 3, в виде заголовка указывается полное наименование организации (а также сокращенное‚ если оно есть). Под этим заголовком вписывается‚ кто и за что наградил сотрудника. Здесь же необходимо кратко указать‚ за что именно был награжден работник (можно использовать формулировки из ходатайства или приказа).
- Графа 4 — указывается‚ на основании какого документа произведено награждение (указ Президента‚ приказ предприятия и т.д.). Следует точно указать название документа‚ его дату и номер.
Нужно ли заверять запись о награждении?
Вопрос заверения записей в разделе о награждениях часто вызывает споры. Согласно актуальным разъяснениям (в т.ч. портала «Кадровик-практик»)‚ записи о награждении подлежат заверению подписью работодателя или лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек‚ и печатью (при её наличии в организации). Если кадровик печать не поставил‚ это может быть признано нарушением порядка ведения трудовых книжек‚ хотя само по себе не аннулирует запись.
Электронные трудовые книжки (ЭТК) и награждения
С введением ЭТК (форма СТД-Р и отчет СЗВ-ТД) у кадровиков возник вопрос: куда теперь вносить сведения о награждении‚ если работник выбрал электронный формат? Роструд разъясняет: сведения о поощрениях и награждениях не включаются в отчет СЗВ-ТД. Таким образом‚ если сотрудник перешел на ЭТК и отказался от бумажной книжки‚ сведения о его награждениях будут храниться только в приказах организации; В бумажный бланк (если он сдается на хранение работодателю) запись внести можно‚ но при отсутствии бумажного носителя работник не лишается своей награды, просто она фиксируется на уровне локальных документов компании.
Частые ошибки и их исправление
Запись о работе в разделе «Сведения о награждении»
Иногда‚ когда в разделе «Сведения о работе» заканчивается свободное место‚ кадровики по ошибке продолжают вносить записи о приеме и увольнении в раздел о награждениях. Внесение записей о работе в раздел «Сведения о награждении» является грубым нарушением Правил и подлежит исправлению. В таком случае необходимо оформить вкладыш в трудовую книжку и перенести ошибочные записи в него (в раздел о работе)‚ а в разделе о награждении сделать отметку о том‚ что записи аннулированы.
Внесение пропущенной записи (например‚ за 1993 год)
Если по каким-то причинам запись о награждении не была внесена своевременно (даже если это произошло десятилетия назад‚ например‚ в 1993 году)‚ работодатель вправе внести её. Делается это под порядковым номером‚ следующим за номером последней имеющейся записи‚ на основании копии документа‚ подтверждающего факт награждения работника. Дата в графе 2 при этом ставится фактическая дата внесения текущей записи.
Ведение раздела о награждениях требует от кадровика внимательности и знания нормативной базы. Главное — помнить‚ что премии не вносятся‚ запись делается обязательно (даже если работник против)‚ а нарушения структуры разделов недопустимы. Грамотно оформленная трудовая книжка — залог спокойствия как самого сотрудника‚ так и отдела кадров при любых проверках.