С 2021 года в России постепенно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог привычного бумажного документа. Переход на ЭТК упрощает учёт трудовой деятельности, снижает риск потери или повреждения книжки и обеспечивает быстрый доступ к сведениям через государственные сервисы. Ниже – пошаговая инструкция, как оформить ЭТК, если у вас на руках уже есть бумажная трудовая книжка.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это информационная система, в которой хранятся сведения о приёме, переводе, увольнении и других кадровых событиях работника. Данные формируются работодателем и передаются в Социальный фонд России (СФР) через форму ЕФС-1. Доступ к книжке осуществляется:
- через Личный кабинет на портале Госуслуг;
- через Личный кабинет на сайте СФР;
- в виде бумажной выписки, которую можно получить в МФЦ или запросить через СФР.
ЭТК имеет равную юридическую силу с бумажной трудовой книжкой, поэтому при наличии обеих форм они считаются взаимодополняющими.
Когда можно перейти на ЭТК?
Переход на электронную форму возможен в следующих случаях:
- При приёме на работу – новый сотрудник может сразу выбрать ведение только ЭТК.
- Во время текущей трудовой деятельности – сотрудник подаёт заявление о переходе на ЭТК, а работодатель вносит соответствующую запись в бумажную трудовую книжку (закрывающую запись).
- После увольнения – бывший работник может запросить выписку из ЭТК и, при необходимости, оформить её ведение через СФР.
Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка и вы хотите перейти на электронную форму, действуйте согласно пункту 35 Порядка ведения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда России от № 320н.
Шаг 1. Подготовьте заявление о переходе на ЭТК
Заявление составляется в свободной форме, но должно содержать:
- ФИО сотрудника;
- Должность, структурное подразделение;
- Просьбу о переходе на ведение электронной трудовой книжки в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ;
- Указание, что бумажная трудовая книжка остаётся у сотрудника и сохраняет свою силу;
- Дата и подпись.
Примерный шаблон можно скачать с официального сайта Минтруда или использовать форму, предоставленную отделом кадров вашей организации.
Шаг 2. Передайте заявление работодателю
Заявление подаётся непосредственно руководителю или в отдел кадров. После получения заявления работодатель обязан:
- Внести в бумажную трудовую книжку закрывающую запись о переходе на ЭТК (формализовано в п. 35 Порядка).
- Выдать сотруднику бумажную трудовую книжку на руки (она остаётся у работника).
- Уведомить Социальный фонд России о факте отказа от бумажной формы через форму ЕФС-1.
- Начать вести исключительно электронные сведения о трудовой деятельности сотрудника.
Шаг 3. Проверьте наличие закрывающей записи
Закрывающая запись в бумажной трудовой книжке должна содержать:
- Дата внесения записи;
- Формулировку: «Сотрудник отказался от ведения бумажной трудовой книжки в пользу электронной трудовой книжки»;
- Подпись уполномоченного лица и печать организации (при наличии).
Если такая запись отсутствует, работодатель обязан продолжать вести обе формы одновременно.
Шаг 4. Получите доступ к своей ЭТК
После того как работодатель передал сведения в СФР, вы сможете просматривать свою электронную трудовую книжку:
- Авторизуйтесь на портале Госуслуг (или через мобильное приложение).
- Перейдите в раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка».
- Если предпочитаете сайт СФР, войдите в Личный кабинет СФР и выберите соответствующий сервис.
В личном кабинете вы увидите все записи о приёме, переводах, увольнениях, а также сведения о периодах работы, которые формируются вашими работодателями.
Шаг 5. Как получить выписку из ЭТК в бумажном виде
Если требуется бумажная выписка (например, для подачи в банк или посольство):
- Подайте заявление в Многофункциональный центр (МФЦ) о выдаче выписки из электронной трудовой книжки;
- Или направьте запрос в Социальный фонд России через личный кабинет на сайте СФР, выбрав форму «Запрос выписки из ЭТК».
- Выписка выдаётся бесплатно в течение 5 рабочих дней.
Шаг 6. Исправление ошибок в ЭТК
Если в электронной трудовой книжке обнаружены неточности:
- Сообщите об ошибке своему текущему работодателю.
- Работодатель формирует корректирующее сведение и направляет его в СФР через форму ЕФС-1.
- После обработки изменение отразиться в вашем личном кабинете.
При необходимости можно также запросить бумажную справку о исправлении через МФЦ.
Что делать, если вы потеряли бумажную трудовую книжку?
Даже если бумажный экземпляр утерян, ваш стаж и трудовая история сохраняются в электронной форме. Для подтверждения стажа достаточно:
- Получить выписку из ЭТК через Госуслуги или СФР;
- При необходимости заказать справку о периодах работы в МФЦ.
Поэтому рекомендуется хранить бумажную трудовую книжку в безопасном месте, но не полагаться исключительно на неё.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли платить за переход на ЭТК?
Нет. Переход на электронную трудовую книжку осуществляется бесплатно для работника. Все расходы на внесение сведений и взаимодействие с СФР несут работодатель.
Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?
Да. Если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной формы, работодатель обязан вести оба варианта параллельно.
Что делать, если работодатель refuses to accept my statement?
Согласно ст. 66.1 ТК РФ и Федеральному закону № 439-ФЗ от , работник имеет право на переход на ЭТК. В случае отказа вы можете обратиться в трудовую инспекцию или суд для защиты своих прав.
Как часто обновляются данные в ЭТК?
Сведения обновляются в момент подачи работодателем формы ЕФС-1 (обычно в день кадрового события: приём, перевод, увольнение).
Где хранится моя электронная трудовая книжка?
Данные хранятся в информационной системе Социального фонда России и доступны только вам и уполномоченным органам (налоговая, пенсионный фонд, судебные органы по запросу).
Переход на электронную трудовую книжку – это простой и безопасный способ актуализировать свою трудовую историю, избавиться от риска потери бумажного документа и получить мгновенный доступ к сведениям через государственные сервисы. Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка, достаточно подать заявление работодателю, дождаться закрывающей записи и после этого пользоваться всеми преимуществами ЭТК. Следуйте представленной выше инструкции, и ваш трудовой стаж будет надёжно защищён в цифровом формате.
Удачного перехода и успешной карьеры!