С 2020 года в России обязательным стал переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) для всех организаций, численность которых превышает 25 человек․ 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия уже включают весь необходимый функционал: формирование заявления, запись в ЭТК, подготовка и отправка отчётов в ФСС (ЕФС‑1, подраздел 1․1)․ Ниже – пошаговая инструкция, подкреплённая практическими советами и типичными ошибками․

Правовая база и основные понятия

• Федеральный закон № Трудовой кодекс РФ (ст․ 61‑66) – регламентирует порядок перевода на ЭТК․
• Письмо Минтруда России от № 142/ООГ‑18054 – обязательное уведомление сотрудника и подтверждение согласия․
• ЕФС‑1, подраздел 1․1 – отчёт о сведениях о трудовой деятельности в электронной форме, который отправляется в ФСС․

Важно: После перевода обратно на бумажную трудовую книжку вернуться нельзя․ Поэтому согласие сотрудника должно быть оформлено надёжно (подпись в заявлении или электронная подпись)․

Что нужно подготовить до начала работы в 1С

1. Обновить конфигурацию 1С до версии, поддерживающей ЭТК (для 1С:ЗУП ≥ 3․1, 1С:Бухгалтерия ≥ 3․0)․ Проверьте наличие обновлений в Администрирование → Обновление конфигурации․
2. Подключить сервис 1С:Электронные трудовые книжки (включается в Настройки → Сервисные подключения → Электронные трудовые книжки)․
3. Убедиться, что у организации есть Электронная подпись (ЭЦП) и сертификат, выданный аккредитованным удостоверяющим центром․
4. Получить согласие сотрудника:
   • бумажное заявление «Согласие на перевод в электронную трудовую книжку»;
   • или электронную форму, подписанную ЭЦП․
5. Подготовить реквизиты организации в 1С (ИНН, КПП, ОКТМО, банковские реквизиты) – они автоматически подставляются в отчёт ЕФС‑1․

Пошаговая инструкция в 1С:ЗУП

Шаг 1․ Открываем карточку сотрудника

В меню Кадры → Сотрудники → Список сотрудников выбираем нужного работника и открываем его карточку․

Шаг 2․ Создаём заявление о переводе

1. В табличной части «Заявления» нажимаем «Создать»․
2. В поле «Вид заявления» выбираем «Сведения о трудовой деятельности в электронной форме (ЭТК)»․
3. Заполняем дату заявления и прикрепляем скан согласия (если бумажный вариант)․
4. Сохраняем документ․

Шаг 3․ Формируем запись в ЭТК

1. В карточке сотрудника переходим во вкладку «Электронная трудовая книжка»․
2. Нажимаем кнопку «Создать запись» → выбираем тип записи «Перевод на ЭТК»․
3. Указываем дату перевода (обычно – дата заявления) и подтверждаем․
4. Система автоматически заполняет реквизиты организации и номер ЭТК (получаем из сервиса 1С:ЭТК)․

Шаг 4․ Формируем отчёт ЕФС‑1, подраздел 1․1

1. Меню Отчёты → Электронный документооборот → ЕФС‑1 (подраздел 1․1)․
2. В открывшемся окне нажимаем «Заполнить всеми мероприятиями»․ Система отбирает все изменения за выбранный период, включая перевод на ЭТК․
3. Проверяем сформированный файл (XML) – в нём должна присутствовать запись <RecordType>ETK_Transfer</RecordType>․
4. Сохраняем файл в удобную папку․

Шаг 5․ Отправка отчёта в ФСС

1. В меню Электронный документооборот → Отправка в ФСС выбираем подготовленный файл․
2. Указываем сертификат ЭЦП, нажимаем «Отправить»․
3. После успешной отправки система выводит подтверждение с номером сообщения (КС‑2)․

Шаг 6․ Завершающие действия

• В карточке сотрудника ставим отметку «ЭТК – активна»․
• При необходимости печатаем «Справку о переводе на электронную трудовую книжку» (для сотрудника)․
• Обновляем штатный план – в поле «Тип трудовой книжки» выбираем «Электронная»․

Совет: После отправки отчёта в ФСС откройте журнал «Отправленные сообщения» и проверьте статус «Принято»․ Если статус «Ошибка», откройте сообщение и исправьте указанные несоответствия․

Пошаговая инструкция в 1С:Бухгалтерия (для небольших фирм)

Шаг 1․ Проверка версии и подключений

Убедитесь, что в Настройки → Обслуживание → Обновления включена поддержка ЭТК․ Если нет – выполните обновление․

Шаг 2․ Создание заявления

1. Откройте Кадры → Сотрудники → Заявления․
2. Нажмите «Создать» и в поле «Вид заявления» выберите «Перевод на электронную трудовую книжку»․
3. Заполните дату, прикрепите согласие сотрудника и сохраните․

Шаг 3․ Запись в ЭТК

1. В карточке сотрудника нажмите «ЭТК – добавить запись»․
2. Выберите тип «Перевод на ЭТК», укажите дату и подтвердите․

Шаг 4․ Формирование и отправка отчёта

1. Перейдите в Отчёты → ЕФС‑1 (подраздел 1․1) и нажмите «Заполнить»․
2. Сохраните полученный XML‑файл․
3. В Электронный документооборот → Отправка в ФСС загрузите файл и отправьте с ЭЦП․

Шаг 5․ Финальная проверка

Откройте журнал отправки, убедитесь в статусе «Принято»․ При необходимости распечатайте справку для сотрудника;

Типичные ошибки и способы их устранения

• Ошибка 1․ Отсутствует согласие сотрудника
  Решение: В заявлении обязательно прикрепите скан‑копию подписи или используйте электронную подпись․ Без согласия система не позволит сформировать запись в ЭТК․
• Ошибка 2․ Неправильный формат даты
  Решение: Даты в заявлении и записи должны быть в формате ДД․MM․ГГГГ․ Проверьте региональные настройки Windows․
• Ошибка 3․ Не найден сертификат ЭЦП
  Решение: Установите сертификат в Параметры → Электронные подписи․ При отправке отчёта выберите правильный сертификат․
• Ошибка 4․ Дублирование записи в ЭТК
  Решение: Перед созданием новой записи проверьте, нет ли уже записи о переводе в карточке сотрудника․ Удалите лишнюю запись или откатите её через «Отменить запись»․
• Ошибка 5․ Отчёт ЕФС‑1 не проходит валидацию ФСС
  Решение: Откройте файл в текстовом редакторе и проверьте наличие обязательных тегов (<Employee>, <ETKTransfer>)․ Часто ошибка возникает из‑за пустого поля «Дата перевода»․ Заполните все обязательные реквизиты․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли перевести сотрудника, у которого уже есть запись о переводе в ЭТК?

Нет․ Если в системе уже есть запись о переводе, повторный перевод невозможен – необходимо сначала отменить прежнюю запись (если она была ошибочной) и только потом создать новую․

Вопрос: Как отразить в ЭТК перевод сотрудника в другой отдел?

Перевод внутри организации фиксируется отдельной записью «Перевод» (не «Перевод на ЭТК»)․ В 1С:ЗУП это делается через «Кадровый перевод» – система автоматически добавит запись в ЭТК․

Вопрос: Нужно ли печатать бумажную трудовую книжку после перехода?

Нет․ После успешного перевода в ЭТК бумажная трудовая книжка считается недействительной и её следует изъять у сотрудника․

Вопрос: Как проверить, что запись действительно попала в сервис 1С:ЭТК?

В 1С откройте Сервис → Электронные трудовые книжки → Журнал операций․ В колонке «Статус» должна стоять «Отправлено», а в колонке «Ответ» – «Принято»․

Полезные ссылки и ресурсы

• Официальный портал 1С – загрузка обновлений и документации․
• Федеральная служба статистики (ФСС) – справочник по ЕФС‑1․
• Минтруд России – нормативные акты по ЭТК․
• Видео‑инструкция от Логасофт СПб (см․ YouTube «Перевод на ЭТК в 1С:ЗУП 3․1»)․

Перевод сотрудника на электронную трудовую книжку в 1С – процесс, который сочетает в себе юридическую точность и автоматизацию․ При правильной подготовке (обновление конфигурации, наличие ЭЦП, согласие сотрудника) весь цикл – от создания заявления до отправки отчёта в ФСС – занимает не более 15‑20 минут․ Следуя приведённой инструкции, вы избежите типичных ошибок и сможете быстро внедрить ЭТК в любой организации․

Помните: электронный формат упрощает отчётность, повышает прозрачность кадрового учёта и полностью соответствует требованиям законодательства РФ․