В современной России процесс трудоустройства тесно связан с оформлением и ведением трудовой книжки, как бумажной, так и электронной. Многие работники и даже работодатели сталкиваются с путаницей: что делать, если у вас нет трудовой книжки? Как перевести её в электронный формат? Какие документы требуются при приёме на работу? В этой статье мы подробно разберём все этапы — от первого трудоустройства до увольнения — с учётом актуальных законодательных изменений 2025–2026 годов.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка (ТК) — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. В ней фиксируются:

• Места работы и периоды трудоустройства;
• Должности и профессии;
• Приёмы на работу, переводы, увольнения;
• Награды и поощрения (по желанию работодателя).

Этот документ необходим для:

• Получения пенсии;
• Оформления пособий (по безработице, временной нетрудоспособности);
• Подтверждения стажа при поступлении на госслужбу или в вуз;
• Получения льгот и компенсаций.

Как получить трудовую книжку впервые?

Если вы устраиваетесь на работу впервые и у вас ещё нет трудовой книжки, работодатель обязан её оформить в течение 5 рабочих дней с момента заключения трудового договора (ст. 65 ТК РФ).

Шаги для нового сотрудника:

1. Подайте работодателю паспорт и другие документы (СНИЛС, ИНН, диплом, военный билет — если требуется).
2. Заполните заявление о приёме на работу (обычно это делается в форме анкеты).
3. Работодатель оформляет трудовую книжку на бланке установленного образца (утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от ).
4. В ьный лист вносятся ваши ФИО, дата рождения, образование, профессия.
5. В раздел «Работа» вносится запись о приёме на должность с указанием даты, основания (трудовой договор), наименования организации и должности.

Важно! Если вы ранее проходили официальную практику в вузе или работали по договору ГПХ, это не считается трудоустройством и не фиксируется в трудовой книжке. Только трудовые договоры (ТД) дают право на внесение записи.

Как перевести бумажную трудовую книжку в электронную (ЭТК)?

С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Это не замена бумажной книжке, а её цифровой аналог, хранящийся в базе Пенсионного фонда России (ПФР).

Условия перехода на ЭТК:

• Вы имеете бумажную трудовую книжку — это необязательно, но желательно.
• Вы должны написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
• Работодатель обязан передать сведения о вас в ПФР через форму ЕФС-1 (вместо упразднённой СЗВ-ТД).

Как подать заявление?

1. Заполните заявление по форме, утверждённой ПФР (можно скачать на сайте pfrf.ru или получить у кадровика).
2. Подайте его работодателю лично, через почту или в электронном виде (если есть электронная подпись).
3. Работодатель в течение 1 рабочего дня направляет данные в ПФР через систему ЕФС-1.
4. После обработки ПФР формирует вашу ЭТК, это занимает до 5 дней.

Что происходит с бумажной книжкой после перехода?

Она остаётся у вас! Работодатель не может изъять или уничтожить бумажную трудовую книжку. Она сохраняется как архивный документ. Если вы в будущем захотите вернуться на бумажный формат — вы можете подать заявление об этом. Также бумажная книжка понадобится, если:

• Вы потеряли доступ к ЭТК;
• Возникли споры о стаже;
• Требуеться подтверждение стажа за период до 2020 года (тогда ЭТК ещё не существовала).

Какие документы нужно предоставить при трудоустройстве с ЭТК?

Если вы уже перешли на электронную трудовую книжку, при устройстве на новую работу вы не приносите бумажную книжку. Вместо неё вы предоставляете:

Вариант 1: Справка по форме СТД-Р

Это выписка из ЭТК, которую выдаёт предыдущий работодатель. В ней содержится:

• Все записи о трудовой деятельности;
• Даты приёма и увольнения;
• Должности и организации;
• Основания для прекращения трудового договора.

Вариант 2: Выписка из ЭТК через Госуслуги или сайт ПФР

Вы можете самостоятельно запросить выписку:

1. Зайдите на портал Госуслуги → раздел «Пенсия, пособия и льготы» → «Запросить выписку из электронной трудовой книжки».
2. Или перейдите на сайт ПФР: es.pfrf.ru → «Личный кабинет гражданина» → «Электронная трудовая книжка».

Скачайте выписку в PDF и передайте её новому работодателю. Это официальный документ, имеющий юридическую силу.

Что должен сделать работодатель при приёме на работу?

При приёме нового сотрудника работодатель обязан:

Если сотрудник приносит бумажную трудовую книжку:

• Проверить её подлинность (нет ли подделок, исправлений, повреждений);
• Занести запись о приёме в раздел «Работа»;
• Сделать отметку о том, что трудовая книжка ведётся в бумажной форме;
• Если сотрудник не подавал заявление на ЭТК — вести обе книжки (бумажную и электронную) до тех пор, пока он не решит перейти на ЭТК.

Если сотрудник приносит выписку из ЭТК (СТД-Р или выписка с Госуслуг):

• Проверить подлинность выписки (наличие электронной подписи ПФР);
• Внести данные в свою систему учёта;
• Зарегистрировать сотрудника в системе ЕФС-1 (подразделы 1 и 1.1);
• Создать новую запись о приёме в ЭТК (если сотрудник ещё не имеет ЭТК — она создаётся автоматически при передаче данных в ПФР).

Какие документы подаются в ПФР при трудоустройстве?

С 2023 года форма СЗВ-ТД отменена. Вместо неё используется Единая форма сведений ЕФС-1. При трудоустройстве работодатель обязан передать в ПФР:

• ьный лист — ФИО, дата рождения, СНИЛС;
• Подраздел 1 — сведения о приёме на работу (дата, должность, основание);
• Подраздел 1.1, сведения о работнике, если он впервые трудоустраивается (в этом случае указывается, что трудовая книжка оформляется впервые).

Эти данные передаются в электронном виде через специализированные сервисы (например, Контур.Экстерн, 1С, СБИС и др.) или напрямую через личный кабинет работодателя на сайте ПФР.

Что делать при увольнении?

При увольнении работодатель обязан:

Если сотрудник работает по бумажной ТК:

• Внести запись об увольнении;
• Выдать трудовую книжку на руки в день увольнения;
• Выдать копию приказа об увольнении (если требуется).

Если сотрудник работает по ЭТК:

• Выдать справку по форме СТД-Р — она содержит все сведения о трудовой деятельности на данном месте работы;
• Передать сведения об увольнении в ПФР через ЕФС-1 (подраздел 2 — «Увольнение»);
• Сотрудник может получить выписку из ЭТК самостоятельно через Госуслуги или ПФР.

Как проверить свою трудовую биографию?

Узнать, какие записи уже есть в вашей ЭТК, можно бесплатно:

• На Госуслугах — в разделе «Пенсия, пособия и льготы»;
• На сайте ПФР: es.pfrf.ru, через личный кабинет;
• В МФЦ — по запросу с паспортом и СНИЛС;
• Через банки-партнёры ПФР (Сбербанк, ВТБ и др.) — в мобильных приложениях.

Рекомендуем проверять свою ЭТК хотя бы раз в год — это поможет избежать ошибок, пропущенных записей или мошенничества.

Частые ошибки и как их избежать

1. Ошибка 1: Работодатель не оформляет ТК при первом трудоустройстве. → Это нарушение ТК РФ. Сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию.
2. Ошибка 2: Сотрудник не подаёт заявление на ЭТК, но работодатель перестаёт вести бумажную книжку. → Нельзя! Без заявления ведутся обе формы.
3. Ошибка 3: Сотрудник не проверяет ЭТК и не знает, что в ней есть ошибки. → Проверяйте данные ежегодно!
4. Ошибка 4: Работодатель уничтожает бумажную книжку после перехода на ЭТК. → Запрещено! Бумажная книжка хранится у работника как архивный документ.

Самое главное — помнить:

• Трудовая книжка, ваша личная история трудовой жизни. Не передавайте её третьим лицам без необходимости.
• Электронная трудовая книжка — это удобно, но не отменяет бумажную. Обе формы действуют параллельно до тех пор, пока вы не решите отказаться от бумажной.
• Всегда проверяйте, что записи в ЭТК и бумажной книжке совпадают.
• При смене работы — не забывайте запрашивать СТД-Р или выписку из ЭТК.
• Работодатель обязан вести учёт в соответствии с законом — если он этого не делает, обращайтесь в трудовую инспекцию или ПФР.

Современная система трудовых отношений становится всё более цифровой. Электронная трудовая книжка — это не просто модный тренд, а надёжный инструмент для защиты ваших прав. Используйте её с умом — и ваш трудовой стаж будет всегда подтверждён, даже если вы переехали в другой город или страну.

Полезные ссылки:

• Официальный сайт Пенсионного фонда РФ
• Портал Госуслуг — ЭТК
• Личный кабинет ЭТК в ПФР
• Роструд — трудовое законодательство