С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). С 1 января 2026 года завершается переходный период, и работодатели обязаны оформлять ЭТК для всех сотрудников, независимо от того, есть ли у них бумажный документ. Ниже – подробная пошаговая инструкция, как правильно завести трудовую книжку (бумажную или электронную) для нового сотрудника.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

• Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина (места работы, должности, периоды работы, награды и т.д.).
• Она необходима для:
  • подтверждения стажа при назначении пенсии;
  • оформления социальных выплат;
  • проверки трудовой истории при приёме на новую работу.

Виды трудовых книжек в 2026 году

1. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – хранится в информационной системе Социального фонда России (СФР). Доступ к ней возможен через личный кабинет на Госуслугах или сайте СФР.
2. Бумажная трудовая книжка – традиционный бланк, который выдаётся сотруднику на руки. Её можно вести параллельно с ЭТК, если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажного варианта.

Важно: с 1 января 2026 года работодатель обязан завести ЭТК для каждого сотрудника, даже если у него уже есть бумажная книжка и он не отказался от неё.

Какие данные нужны для оформления ЭТК

Для заполнения формы ЕФС‑1 (сведения о приёме на работу) потребуется:

• Паспорт (Ф.И.О., дата рождения, серия и номер);
• СНИЛС;
• ИНН (если есть).

Пошаговая инструкция для работодателя

Подготовка документов от сотрудника

1. Попросите нового сотрудника предоставить копию паспорта, СНИЛС и, при наличии, ИНН.
2. Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка, попросите её предъявить для переноса данных (стаж, места работы).
3. Уточните, хочет ли сотрудник оставить бумажную версию. Если он не подаёт заявление об отказе, вы обязаны вести оба формата.

Заполнение формы ЕФС‑1

1. В личном кабинете работодателя на портале Госуслуги или в системе СФР выберите раздел «Электронная трудовая книжка» → «Оформить сведения о приёме на работу».
2. Внесите данные из паспорта, СНИЛС и ИНН.
3. Укажите:
   • дата приёма;
   • наименование организации;
   • структурное подразделение (если есть);
   • должность;
   • вид трудового договора (срочный/бессрочный).
4. Проверьте введённую информацию и отправьте форму в СФР.

Получение подтверждения и выписки

После успешной отправки формы СФР формирует запись в ЭТК сотрудника. Вы можете:

• Получить выписку из ЭТК через личный кабинет на Госуслугах (раздел «Трудовая деятельность» → «Выписка из электронной трудовой книжки»).
• Распечатать выписку и передать сотруднику под расписку (если он запросил бумажный вариант).

Ведение бумажной трудовой книжки (при необходимости)

1. Если сотрудник не отказался от бумажного варианта, заведите новую книжку или продолжайте заполнять существующую.
2. На ьном листе укажите Ф.И;О., дату рождения, профессию, образование.
3. В разделе «Сведения о работе» сделайте запись о приёме на работу, используя данные из формы ЕФС‑1 (дата, организация, должность, номер и дата приказа).
4. Подпишите запись уполномоченным лицом (кадровик, руководитель) и поставьте печать организации.

Особенности работы с сотрудниками, у которых уже есть трудовая книжка

• Б бумажная книжка есть, электронной нет – работодатель оформляет ЭТК по форме ЕФС‑1, а данные из бумажной книжки переносятся в электронную форму (стаж, места работы).
• Электронная книжка уже открыта у предыдущего работодателя – достаточно подать сведения о приёме на работу в СФР по форме ЕФС‑1; предыдущая запись останется в системе, а новая добавится хронологически.
• Сотрудник отказывается от бумажной книжки – достаточно оформить только ЭТК; бумажный документ не ведётся.

Что меняется с 1 января 2026 года

Завершается переходный период:

• Все newly hired сотрудники получают исключительно электронную трудовую книжку.
• Работодатели больше не могут выдавать только бумажную книжку без simultaneous ведения ЭТК.
• Если сотрудник желает сохранить бумажный вариант, он должен подать письменное заявление о сохранении бумажной трудовой книжки; в противном случае работодатель ведёт только ЭТК.

Полезные ссылки и ресурсы

• Портал Госуслуги – раздел «Электронная трудовая книжка»: https://www.gosuslugi.ru
• Социальный фонд России (СФР) – инструкция по работе с ЭТК: https://www.sfr.gov.ru
• Методические рекомендации Минтруда по оформлению трудовых книжек (PDF).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли получать согласие сотрудника на оформление ЭТК?

Согласие не требуеться – оформление ЭТК является обязанностью работодателя. Согласие нужно только если сотрудник хочет оставить бумажную версию и не хочет от неё отказываться.

Можно ли оформить бумажную трудовую книжку без ЭТК после 2026 года?

Нет. После завершения переходного периода работодатель обязан вести ЭТК для всех сотрудников. Бумажная книжка может вестись только как дополнительный вариант при условии, что сотрудник не отказался от неё.

Где можно посмотреть выписку из ЭТК?

Выписка доступна в личном кабинете на Госуслугах (раздел «Трудовая деятельность») и на сайте СФР.

Что делать, если при оформлении ЕФС‑1 возникла ошибка?

Ошибку можно исправить, подав уточняющие сведения в СФР по форме ЕФС‑1 с пометкой «Исправление». После исправления запись в ЭТК обновляется автоматически.

Следуя данной инструкции, вы сможете корректно завести трудовую книжку для любого сотрудника, соблюсти все требования законодательства и избежать штрафов со стороны контролирующих органов.