Обновлено: 22 мая 2026 года

Почему необходимо списывать трудовые книжки?

Трудовые книжки и их вкладыши являются документами строгой отчётности. Они подлежат обязательному учёту‚ хранению и‚ в случае необходимости‚ списанию и уничтожению. Основные причины для списания:

• Испорченные бланки — при механических повреждениях‚ порче печатей‚ ошибках в заполнении;
• Устаревшие или невостребованные бланки, при переходе на электронные трудовые книжки;
• Окончание срока хранения — если бланки хранились сверх установленного периода;
• Переход на новые формы — при изменении законодательства или формы бланков.

Нормативная база

Процедура списания трудовых книжек регулируется следующими нормативными актами:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1);
2. Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
3. Методические рекомендации по ведению и хранению трудовых книжек (утв. Минтрудом России);
4. План счетов бухгалтерского учёта и инструкция по его применению (Приказ Минфина РФ от № 94н).

Кто отвечает за списание?

Для проведения процедуры списания руководитель организации издаёт приказ‚ в котором формируется комиссия из не менее чем трёх человек. В состав комиссии обычно входят:

• Руководитель организации или его заместитель;
• Сотрудник кадровой службы;
• Главный бухгалтер или представитель бухгалтерии;
• Сотрудник‚ ответственный за делопроизводство (при наличии).

Комиссия должна:

• Провести инвентаризацию бланков;
• Установить причины списания;
• Определить порядок и способ уничтожения;
• Подготовить и подписать акт о списании.

Проведение инвентаризации

Перед списанием необходимо провести инвентаризацию всех имеющихся бланков трудовых книжек и вкладышей. Результаты инвентаризации оформляются в виде инвентаризационной описи.

Подготовка приказа о списании

Руководитель издаёт приказ‚ в котором указываются:

• Состав комиссии;
• Причины списания;
• Сроки проведения процедуры;
• Ответственный за оформление документов.

Оформление акта о списании

Акт о списании — это основной документ‚ подтверждающий факт уничтожения бланков. Он составляется в двух экземплярах: один остаётся в организации‚ второй (при необходимости) может быть предоставлен проверяющим органам.

В акте должны быть указаны:

• Номера и серии испорченных бланков;
• Причина списания;
• Способ уничтожения;
• Подписи всех членов комиссии.

Скачать образец акта о списании трудовых книжек 2026 года можно по следующим ссылкам:

• Скачать образец акта списания (Word)
• Скачать образец акта списания (PDF)
• Образец акта об уничтожении вкладыша (Word)

Списание с забалансового учёта

После подписания акта бланки списываются с забалансового счёта 006 «Бланки строгой отчётности». В бухгалтерском учёте делается проводка:

Уничтожение бланков

Способ уничтожения бланков должен обеспечивать невозможность их восстановления. Наиболее распространённые методы:

• Сжигание — в присутствии комиссии;
• Перемалывание — с использованием специальных машин;
• Уничтожение в типографии, при передаче на уничтожение специализированной организации.

Важно! Уничтожение должно быть зафиксировано в акте. Если бланки передаються на уничтожение сторонней организации‚ необходимо получить от неё акт об уничтожении.

Особенности списания при переходе на электронные трудовые книжки

С 2020 года в России внедряются электронные трудовые книжки. В связи с этим организации могут столкнутся с необходимостью списания бумажных бланков. Основные моменты:

• Сроки списания: бумажные бланки‚ не выданные работникам‚ подлежат списанию в течение 3 лет с момента перехода на электронный формат;
• Порядок списания: аналогичен стандартной процедуре‚ но с учётом специфики перехода;
• Документальное оформление: необходимо указать в акте причину списания, «переход на электронные трудовые книжки».

Скачать образец акта о списании трудовых книжек в связи с переходом на электронные можно на сайте КонсультантПлюс.

Частые ошибки при списании и как их избежать

• Отсутствие приказа о создании комиссии — всегда оформляйте приказ в письменном виде;
• Неполное заполнение акта — указывайте все реквизиты бланков‚ причины списания и способ уничтожения;
• Отсутствие подписей членов комиссии — акт должен быть подписан всеми членами;
• Неправильное отражение в бухгалтерском учёте — списывайте бланки только после подписания акта;
• Уничтожение без присутствия комиссии, процедура должна быть гласной и прозрачной.

Ответственность за нарушения

Несоблюдение порядка списания трудовых книжек может привести к:

• Административной ответственности, штраф до 5 000 рублей для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Проблемам при проверках — инспекция по труду может признать процедуру недействительной;
• Проблемам с налоговыми органами — при неправильном отражении в учёте.

Рекомендации экспертов

Специалисты рекомендуют:

1. Вести журнал учёта движения трудовых книжек, это поможет отслеживать выдачу и списание бланков;
2. Хранить акты о списании не менее 5 лет — в случае проверок;
3. Использовать шаблоны документов — это сократит время на оформление;
4. Проводить обучение сотрудников — особенно кадровиков и бухгалтеров;
5. Следить за изменениями законодательства — порядок списания может обновляться.

Списание трудовых книжек — это важная процедура‚ требующая тщательного соблюдения законодательства. Неправильное оформление может привести к серьёзным последствиям‚ поэтому к этому вопросу нужно подходить ответственно.

Следуйте нашей пошаговой инструкции‚ используйте образцы документов и не забывайте о правилах бухгалтерского учёта. Это поможет избежать ошибок и проблем с проверяющими органами.

Если у вас остались вопросы или нужны дополнительные образцы документов‚ обратитесь к специалистам или воспользуйтесь правовыми системами‚ такими как КонсультантПлюс.