Трудовая книжка — один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж работника. Несмотря на активное развитие электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажные экземпляры остаются востребованными и юридически значимыми. В 2026 году правила заполнения трудовой книжки регулируются статьями 66 и 66.1 Трудового кодекса РФ, а также Приказом Минтруда от № 365н, утвердившим новый бланк. Ниже — подробная, пошаговая инструкция по правильному заполнению записей в трудовой книжке как в бумажном, так и в электронном виде.

Основные принципы ведения трудовой книжки в 2026 году

• Трудовая книжка может вестись в бумажном или электронном виде — по выбору работника.
• Если работник устраивается на работу впервые в 2026 году, ему обязательно заводится электронная трудовая книжка — бумажная выдаваться не может, даже по его просьбе.
• Работники, уже имеющие бумажную трудовую книжку до 2020 года, могут продолжать её вести, если подали заявление о сохранении бумажного варианта.
• Новые бланки бумажных трудовых книжек (с 2021 года) имеют 12 разделов для сведений о работе (вместо 14 ранее) и 5 разделов для награждений (вместо 7).
• На ьном листе необязательно указывать отчество и ставить печать — эти поля теперь помечены как «при наличии».
• Записи вносятся только на основании официальных приказов работодателя.

Заполнение ьного листа

ьный лист заполняется при первичном оформлении трудовой книжки (бумажной или дубликата). Важно: все данные должны соответствовать документу, удостоверяющему личность (паспорту).

1. Фамилия, имя, отчество — указываются полностью, без сокращений и инициалов. Например: Иванов Иван Иванович.
2. Дата рождения — в формате «ДД.ММ.ГГГГ». Например: .
3. Дата выдачи трудовой книжки — дата, когда книжка была выдана работнику (обычно день трудоустройства).
4. Подпись работника — ставится в присутствии ответственного лица (кадровика или руководителя).
5. Печать организации, ставится только при наличии у организации печати. Если печати нет, поле остаётся пустым.
6. Отчество — если в паспорте отчество есть, его указывают. Если нет, оставляют пустым.

Важно! Никаких исправлений на ьном листе не допускаеться. При ошибке — оформляется дубликат трудовой книжки.

Заполнение разделов «Сведения о работе»

Этот раздел содержит записи о приёме, переводе, увольнении и других кадровых событиях. Каждая запись оформляется в следующем порядке:

Порядок внесения записи

1. Номер записи — присваивается последовательно, начиная с №1. Нумерация не прерывается при смене работодателя.
2. Дата приёма/перевода/увольнения, указывается в формате «ДД.ММ.ГГГГ» (например, ).
3. Содержание записи — формулируется строго по тексту приказа. Используются официальные формулировки:

• Приём на работу: «Принят на работу» — указывается должность и структурное подразделение. Например: «Принят на работу в качестве бухгалтера по кадрам».
• Перевод: «Переведён», указывается новая должность или подразделение. Например: «Переведён на должность главного бухгалтера».
• Увольнение: «Уволен» — указывается основание в соответствии с ТК РФ. Например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ».

Правила формулировок

• Не допускаются сокращения: вместо «бухг.» — «бухгалтер», вместо «дир.» — «директор».
• Нельзя использовать неофициальные формулировки: «ушёл», «устроился», «уволился» — только «принят», «переведён», «уволен».
• Основание увольнения обязательно указывается по статье ТК РФ. Например:
  • п. 1 ч. 1 ст. 77 — по собственному желанию;
  • п. 5 ч. 1 ст. 77 — по соглашению сторон;
  • п. 7 ч. 1 ст. 77 — в связи с отказом от перевода на другую работу;
  • п. 2 ч. 1 ст. 81 — нарушение трудовой дисциплины.

Способы внесения записей

• Ручное заполнение — чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета. Не допускаются карандаш, красный цвет, корректор.
• Печать штампов — допускается при наличии специального штампа с текстом «Принят на работу», «Уволен» и т.п.
• Печать на принтере — разрешено использовать только специализированные принтеры для трудовых книжек, обеспечивающие устойчивость чернил и соответствие формату.

Заполнение раздела «Сведения о награждениях»

Этот раздел заполняется по инициативе работодателя при наличии поощрений работника.

• Записи вносятся на основании приказа о поощрении (например, «За высокие показатели в работе»).
• Формулировка: «Награждён благодарностью», «Награждён грамотой», «Награждён медалью».
• Указывается дата награждения и наименование награды.
• Допускается указание номера приказа (например: «Награждён грамотой за достижения в работе, приказ № 45 от »).

Особенности при увольнении

При увольнении работника в трудовой книжке необходимо:

1. Внести запись о прекращении трудового договора с указанием основания (по статье ТК РФ).
2. Выдать трудовую книжку работнику в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ).
3. Если работник не явился за книжкой — направить ему уведомление о необходимости её получения. Хранить книжку нужно не более 5 лет.
4. Если работник увольняется в связи с ликвидацией организации — указать: «Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 ТК РФ».

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года введена альтернатива бумажной книжке, электронная трудовая книжка. В 2026 году:

• ЭТК ведётся работодателем в информационной системе Пенсионного фонда РФ (ПФР).
• Записи в ЭТК формируются автоматически на основании сведений, передаваемых работодателем в ПФР через отчётность (форма ЕФС-1).
• При увольнении работника работодатель обязан передать в ПФР сведения о прекращении трудового договора в течение 1 рабочего дня.
• Работник может получить выписку из ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги.
• Если работник ранее имел бумажную книжку и перешёл на ЭТК — бумажная книжка остаётся у него, но новые записи в неё не вносятся.

Что делать при ошибке в записи?

Исправления в трудовой книжке допускаются только в строгом соответствии с законом.

• Нельзя зачёркивать, исправлять корректором, использовать белую краску.
• Если ошибка допущена, вносится новая запись с пометкой: «Запись № X признаётся недействительной».
• Новая запись оформляется с указанием правильных данных и ссылкой на приказ, на основании которого вносятся исправления.
• Если ошибка затрагивает ьный лист или приводит к невозможности дальнейшего заполнения, оформляется дубликат трудовой книжки.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат выдаётся в случае:

• Потери или порчи бумажной книжки;
• Невозможности дальнейшего заполнения из-за ошибок;
• Смены работодателя, если прежняя книжка не была передана.

Для оформления дубликата работник должен подать заявление. Работодатель на основании личного дела и архивных документов восстанавливает сведения и выдаёт дубликат с пометкой: «Дубликат».

Ответственность работодателя

Нарушение правил заполнения трудовой книжки влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Штраф для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
• Штраф для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей;
• Повторное нарушение, штраф до 20 000 рублей для должностных лиц и до 100 000 рублей для организаций.

Кроме того, неправильно оформленная трудовая книжка может привести к снижению страхового стажа работника и, как следствие, к уменьшению размера пенсии.

Заполнение трудовой книжки — это не просто формальность, а важнейший элемент кадрового документооборота, напрямую влияющий на социальные права работника. В 2026 году, несмотря на цифровизацию, бумажные книжки остаются актуальными, и правила их ведения требуют строгого соблюдения. Кадровые работники должны:

• Чётко следовать требованиям ТК РФ и Приказа Минтруда № 365н;
• Использовать только официальные формулировки;
• Не допускать ошибок и исправлений;
• Своевременно передавать данные в ПФР при ведении ЭТК;
• Сохранять архивные документы не менее 75 лет.

Правильно заполненная трудовая книжка — это не только юридическая гарантия для работодателя, но и залог достойного будущего для каждого работника. Не пренебрегайте этим важным документом!

Важно помнить: даже если работник выбрал электронную трудовую книжку, бумажная книжка, если она у него есть, остаётся его собственностью и должна храниться до конца трудовой деятельности.