Трудовая книжка (ТК) остаётся обязательным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника в Республике Казахстан, несмотря на развитие электронного учёта. Ниже представлена пошаговая инструкция, основанная на действующем законодательстве и типовых инструкциях по ведению ТК.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РК (ст. 16, подпункт 25) – устанавливает обязанность ведения и хранения ТК.
- Постановление Правительства РК от № 1158 «Об утверждении формы и правил ведения и хранения трудовых книжек» – основной нормативный акт, регламентирующий форму, порядок заполнения и заверения записей.
- Закон РК «О языках в Республике Казахстан» – записи в ТК делаются на государственном языке (казахском) и/или на русском языке по выбору работодателя.
Структура трудовой книжки
ТК состоит из следующих разделов:
- ьный лист – личные данные работника (ФИО, дата рождения, место рождения, образование, специальность, квалификация, серия и номер документа).
- Раздел «Сведения о трудовой деятельности» – последовательные записи о приёме, переводах, увольнениях, совместительстве и иных изменениях в трудовой деятельности.
- Раздел «Сведения о наградах и поощрениях» (при наличии).
- Заключительные страницы – подписи работника и уполномоченного лица, печати организации.
Общие правила заполнения
- Записи делаются черной или синей пастой, без исправлений. При необходимости исправления – зачёркивание одной линией, подпись и дата уполномоченного лица, печать организации.
- Все поля заполняются полностью и разборчиво. Сокращения допускаются только общепринятые (например, «г.» – год, «мес.» – месяц).
- Запись производится в хронологическом порядке по дате события.
- Каждая запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель подразделения, директор) и печатью организации.
- В случае ведения ТК на двух языках – дублировать запись на обоих языках в одной строке (казахский – русский).
Пошаговая инструкция по заполнению основных записей
Заполнение ьного листа
При приёме на работу сотрудник предоставляет документы (паспорт, диплом, трудовая книжка предыдущего места работы). Кадровик заполняет:
- Фамилия, имя, отчество – как в паспорте.
- Дата рождения – дд.мм.гггг.
- Место рождения – город, область, страна.
- Образование – название учебного заведения, специальность, год окончания.
- Специализация / квалификация – согласно диплому или сертификату.
- Серия и номер трудовой книжки – заполняется при выдаче новой ТК.
Запись о приёме на работу
Формат записи (пример):
г. – принят на работу в ООО «Альфа» на должность инженера‑проектировщика (отдел проектирования). Приказ № 123 от г.
Обязательные элементы:
- Дата приёма (дд.мм.гггг).
- Наименование организации (полное, согласно уставу).
- Должность (согласно штатному расписанию).
- Подразделение/отдел (по желанию).
- Номер и дата приказа о приёме.
Запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью.
Запись о переводе на другую должность
При переводе (внутри организации или в другое структурное подразделение) делается запись:
г. – переведён на должность старшего инженера‑проектировщика (отдел проектирования). Приказ № 45 от г.
Если перевод сопровождается изменением оклада – указывается новый оклад в скобках после должности (по желанию).
Запись об увольнении
При расторжении трудового договора:
г. – уволен по собственному желанию. Приказ № 78 от г.
В случае увольнения по инициативе работодателя указывается основание (например, «по статье 81 ТК РК – сокращение штата»).
Запись о работе по совместительству (необязательно)
Если работник ведёт трудовую книжку по основному месту работы, запись о совместительстве может быть сделана по желанию:
г. – принят на работу по совместительству в ТОО «Бета» на должность консультанта. Приказ № 12 от г.
Важно: запись о совместительстве не заменяет основную запись о приёме на работу.
Заверение и хранение трудовой книжки
- После каждой записи ставится подпись уполномоченного лица (ФИО, должность) и печать организации.
- ТК хранится в отделе кадров в условиях, обеспечивающих её сохранность (сухое, защищённое от прямых солнечных лучей место).
- При выдаче ТК сотруднику (например, при увольнении) делается отметка в журнале выдачи и получатель расписывается в получении.
Типичные ошибки и как их избежать
- Исправления корректирующей жидкостью – запрещено. Исправляйте только зачёркиванием одной линией, подписью и печатью.
- Пропуск даты или номера приказа – всегда проверяйте completeness перед заверением.
- Неполное указание наименования организации – используйте полное официальное название согласно уставу.
- Смешение языков без дублирования – если ведёте на двух языках, дублируйте запись полностью;
- Отсутствие печати – печать обязательна для каждой записи, иначе запись считается недействительной.
Образец заполнения раздела «Сведения о трудовой деятельности»
Ниже представлен типовой фрагмент трудовой книжки (в виде списка для наглядности). При реальном заполнении каждая строка занимает отдельную строку в книге.
- г. – принят на работу в ООО «Альфа» на должность инженера‑проектировщика (отдел проектирования). Приказ № 123 от г. Подпись: __________ Печать: [ООО «Альфа»]
- г. – переведён на должность старшего инженера‑проектировщика (отдел проектирования). Приказ № 45 от г. Подпись: __________ Печать: [ООО «Альфа»]
- г. – уволен по собственному желанию. Приказ № 78 от г. Подпись: __________ Печать: [ООО «Альфа»]
Правильное заполнение трудовой книжки – это не только соблюдение формальных требований, но и гарантия защиты прав работника при подтверждении стажа, назначении пенсии и трудоустройстве. Следуя представленной инструкции, кадровики и руководители смогут избежать типичных ошибок и обеспечить корректное ведение этого важного документа.
Помните: любые изменения в трудовой книжке должны быть сделаны своевременно, чётко и с обязательным заверением подписью и печатью организации.