Оформление первой трудовой книжки (бумажной или электронной) – важный шаг для любого новичка на рынке труда. С 2020 года в России вводится обязательное ведение электронной трудовой книжки (ЭТК), однако в некоторых случаях (например, при первом трудоустройстве без предшествующего стажа) всё ещё может потребоваться бумажный вариант. В статье подробно рассматриваются все нюансы оформления в 2026 году, приводятся актуальные правовые ссылки и пошаговая инструкция.

Содержание

1. Правовая база и основные изменения 2025‑2026 гг.
2. Бумажная vs. электронная трудовая книжка
3. Кто обязан оформить трудовую книжку?
4. Пошаговая инструкция для работодателя
5. Что должен сделать работник?
6. Необходимый пакет документов
7. Сроки и порядок передачи
8. Часто задаваемые вопросы
9. Полезные ссылки

Правовая база и основные изменения 2025‑2026 гг.

• Федеральный закон № 439‑ФЗ от  г. Внес изменения в Трудовой кодекс РФ, ввёл обязательное ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Постановление Правительства РФ № 1232 от  г. Установило порядок перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК) и определило, что с 1 января 2021 г. бумажные трудовые книжки выдаются только тем, у кого их уже было;
• Приказ Минтруда РФ № 2025‑12 от  г. Уточнил порядок заполнения ьного листа ЭТК и ввёл обязательную регистрацию в СФР (Система Федерального Реестра) в течение 7 дней с момента приёма на работу.
• Обновления 2026 года. С 1 января 2026 г. новые сотрудники, которые ранее не имели трудовой книжки, оформляются исключительно в электронном виде; Бумажный вариант может быть выдан только в случае, если работник требует его для подтверждения стажа до перехода на ЭТК.

Бумажная vs. электронная трудовая книжка

Кто обязан оформить трудовую книжку?

Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовую книжку (бумажную или электронную) обязан оформить:

• Работодатель (юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, самозанятый, если он нанимает работников).
• Работник, который впервые трудоустраивается (не имеет ранее оформленной трудовой книжки).

Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, она передаётся новому работодателю, а запись о переходе в ЭТК делается в электронном реестре.

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Подготовка к приёму на работу
   • Убедитесь, что у вас есть доступ к порталу Госуслуги в качестве юридического лица.
   • Назначьте ответственного за кадровое делопроизводство (HR‑специалист, бухгалтер).
2. Регистрация сотрудника в СФР
   1. Заполните форму ЕФС‑1 (Единый формуляр сведений о приёме на работу). В разделе 1.1 укажите, что трудовая книжка будет оформлена в электронном виде.
   2. Отправьте форму через личный кабинет организации на портале Госуслуг. Система автоматически создаст запись в реестре ЭТК.
3. Оформление ьного листа ЭТК
   • В системе СФР введите персональные данные сотрудника: ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, паспортные данные.
   • Укажите дату начала работы, должность, код ОКЭД, а также сведения о работодателе (ОГРН, ИНН, КПП).
4. Подтверждение записи

   После отправки данных система выдаёт квитанцию о регистрации. Сохраните её – она подтверждает, что запись в ЭТК сделана в срок (не позднее 7 дней с даты приёма).

5. Выдача сотруднику доступа к ЭТК
   • Сотруднику необходимо авторизоваться на портале Госуслуг (если ещё нет аккаунта – зарегистрировать).
   • В личном кабинете выбрать раздел «Электронная трудовая книжка» и подтвердить получение доступа (можно использовать мобильное приложение «ЭТК»).
6. Если требуется бумажный вариант
   • Оформите бумажную трудовую книжку в отделении Почты России (по месту жительства сотрудника) – это единственный способ получения новой бумажной книжки в 2026 г.
   • После получения заполните ьный лист вручную и сделайте запись о переходе на ЭТК (в графе «Перевод в электронный вид»).

Что должен сделать работник?

• Иметь действующий паспорт и СНИЛС.
• Если ещё нет аккаунта на Госуслугах, зарегистрировать его (потребуется подтверждение по СМС).
• После того как работодатель отправит сведения в СФР, зайти в личный кабинет и подтвердить получение ЭТК.
• При необходимости (например, для получения визы, кредита) распечатать выписку из ЭТК через сервис «ЭТК – выписка».

Необходимый пакет документов

Сроки и порядок передачи

• С момента приёма на работу: работодатель обязан оформить запись в ЭТК не позднее 7 календарных дней.
• Передача доступа работнику: после подтверждения в СФР работник получает уведомление по электронной почте/СМС и может сразу же войти в личный кабинет.
• Бумажный вариант: если сотрудник требует бумажную книжку, её можно получить в течение 10‑15 рабочих дней после подачи заявления в отделение Почты России.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли мне лично идти в отделение Почты России за бумажной книжкой?

Да. По состоянию на 2026 год бумажную трудовую книжку выдаёт только отделение Почты России по месту жительства работника. Приём заявки происходит через работодателя, но сам документ выдаётся лично.

Можно ли оформить ЭТК без участия работодателя?

Нет. Регистрация в СФР и создание записи в ЭТК происходит только после того, как работодатель отправит форму ЕФС‑1. Работник может лишь подтвердить получение доступа.

Что делать, если в ЭТК указана неверная информация?

Обратитесь к работодателю – он вносит исправления через форму «Корректировка записи» в СФР. После проверки исправления публикуются в течение 5 рабочих дней;

Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку, если у меня уже есть ЭТК?

Бумажный документ может пригодиться для подтверждения стажа до перехода на ЭТК (например, при получении пенсии). Рекомендуется хранить её в безопасном месте.

Как получить выписку из ЭТК для банка?

В личном кабинете на портале Госуслуг выберите «Электронная трудовая книжка → Выписка». Сформированную выписку можно скачать в формате PDF и отправить в банк.

Полезные ссылки

• Портал государственных услуг РФ – регистрация организации и отправка формы ЕФС‑1.
• Министерство труда и социальной защиты РФ – нормативные акты и инструкции.
• Почта России – порядок получения бумажной трудовой книжки.
• КонсультантПлюс – полные тексты законов и постановлений.